Οι επιχειρήσεις συχνά συγκεντρώνουν ομάδες για να επιτύχουν συγκεκριμένο στόχο ή στόχο. Το έργο προχωρεί σε διάφορα στάδια και η πρόοδος παρακολουθείται συνεχώς. Τα έργα καθοδηγούνται από μια σειρά φάσεων, από τον ορισμό του έργου έως την αξιολόγηση της επιτυχίας του έργου. Η φάση καθορισμού ή έναρξης ξεκινά τη διαδικασία, τα μέλη της ομάδας ταυτοποιούνται και επιλέγεται ένας διαχειριστής έργου. Κατά τη φάση σχεδιασμού, εκτίθενται οι στόχοι και ανατίθενται οι ευθύνες. Η παρακολούθηση πραγματοποιείται κατά τη φάση εκτέλεσης, όταν ολοκληρωθεί το έργο του έργου. Η τελική φάση της αξιολόγησης έρχεται όταν ολοκληρωθεί το έργο και διεξάγεται αξιολόγηση για να διαπιστωθεί εάν επιτεύχθηκαν οι στόχοι.
Πληροφορίες παρακολούθησης
Στο στάδιο εκτέλεσης, όταν εκτελούνται τα πραγματικά καθήκοντα του έργου, είναι ζωτικής σημασίας να παρακολουθούνται οι πληροφορίες, ώστε να παρακολουθείται το τι έχει επιτευχθεί. Ο διαχειριστής του έργου μπορεί να διευκολύνει το έργο επικοινωνώντας με μέλη της ομάδας και πελάτες. Με πρακτική παρακολούθηση, ο επικεφαλής της ομάδας μπορεί να διασφαλίσει ότι οι μεμονωμένοι συμμετέχοντες παραμένουν με το αρχικό σχέδιο για το έργο και παραμένουν επικεντρωμένοι σε προκαθορισμένους στόχους. Ο διαχειριστής του έργου λαμβάνει προσεκτικές σημειώσεις για να ακολουθήσει όλες τις πτυχές του έργου και να αντιμετωπίσει τυχόν προβλήματα που προκύπτουν.
Παρακολούθηση της παρακολούθησης
Η παρακολούθηση της διαχείρισης του χρόνου εκτελείται από τον διαχειριστή του έργου για να διασφαλιστεί ότι οι προθεσμίες ικανοποιούνται καθώς το έργο κινείται προς τα εμπρός. Τα φύλλα χρόνου χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση του χρόνου που δαπανούν τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας για τα καθήκοντα στο πλαίσιο του έργου. Ο υπεύθυνος της ομάδας μπορεί να εντοπίσει και να επιλύσει τυχόν προβλήματα διαχείρισης χρόνου που προκύπτουν.
Παρακολούθηση του προϋπολογισμού
Η διαχείριση του κόστους εκτελείται από τον διαχειριστή του έργου για να βεβαιωθείτε ότι το έργο εισέρχεται με ή κάτω από τον προϋπολογισμό. Τα έξοδα στο πλαίσιο του έργου προσδιορίζονται και οι δαπάνες εγκρίνονται πριν από την πραγματοποίηση της αγοράς. Ο διαχειριστής του έργου διατηρεί ένα κεντρικό αρχείο όλων των δαπανών του έργου. Στη συνέχεια, μπορεί να καθορίσει εάν τα έξοδα έχουν επαρκώς εγγραφεί στον προϋπολογισμό και, εάν όχι, να εγκρίνουν ειδικές δαπάνες για τις απαραίτητες δαπάνες.
Ποιότητα παρακολούθησης
Για την αποτελεσματική παρακολούθηση της ποιότητας με την πρόοδο του έργου, η ομάδα και ο υπεύθυνος του έργου πρέπει να καθορίσουν κατευθυντήριες γραμμές ποιότητας πριν από τη φάση εκτέλεσης. Μόλις ο αρχηγός της ομάδας ξέρει πώς πρέπει να μετρηθεί η ποιότητα, μπορεί να αναλάβει δράση για να μετρήσει την ποιότητα της παραγωγής της ομάδας, να εντοπίσει τυχόν προβλήματα ποιότητας και να κάνει τις απαραίτητες βελτιώσεις.
