Τα σημειώματα αποτελούν τυπική μορφή επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Είναι γραμμένα για να είναι ενημερωτικά ή να ζητούν τη λήψη μέτρων. Μπορείτε να γράψετε εσωτερικά ή εξωτερικά μηνύματα. Τα εξωτερικά μηνύματα αποστέλλονται σε άτομα εκτός του οργανισμού σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε ένα συμβολαιογραφικό συμβόλαιο σε επαγγελματίες συμβούλους που ζητούν μια πρόταση για ένα συγκεκριμένο έργο. Μπορεί να ζητάτε από τους συμβούλους να στείλουν μια προσφορά για το έργο, ένα χρονικό πλαίσιο ολοκλήρωσης και μερικά δείγματα εργασιών μέσα από το σημείωμα.
Γράψτε μια επικεφαλίδα για το συμβόλαιο διαβούλευσης. Η επικεφαλίδα περιέχει τέσσερις γραμμές, κάθε μία με συγκεκριμένη ετικέτα: Από, Από, Ημερομηνία και Θέμα. Το όνομά σας και το όνομα της εταιρείας σας βρίσκονται στην πρώτη γραμμή. Η δεύτερη γραμμή περιέχει τα ονόματα όλων των επαγγελματικών συμβούλων στους οποίους στέλνετε το σημείωμα. Η τρίτη γραμμή είναι η ημερομηνία που σκοπεύετε να στείλετε και η τέταρτη γραμμή θα πρέπει να εξηγήσει το θέμα του σημειώματος με λίγα λόγια, όπως "Αίτημα Πρόταση Web Design".
Εξηγήστε τον σκοπό του σημειώματος διαβούλευσης στην πρώτη παράγραφο. Τα σημειώματα είναι γενικά συνοπτικά και στο σημείο. Αφήστε τους συμβούλους να γνωρίζουν ποιο είδος έργου χρειάζεστε και ότι αναζητάτε προτάσεις από ειδικευμένους επαγγελματίες.
Συζητήστε τις λεπτομέρειες του έργου σας στις επόμενες παραγράφους. Αυτές οι λεπτομέρειες μπορεί να περιλαμβάνουν οποιοδήποτε προϋπολογισμό ή προθεσμία έχετε, μέχρι ποια ημερομηνία θέλετε να λάβετε τις προτάσεις, τι θα επιθυμούσατε να συμπεριλάβετε στις προτάσεις και τη διαδικασία που θα χρησιμοποιήσετε για να επιλέξετε έναν σύμβουλο.
Καταχωρίστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην αρχή της παραγράφου κλεισίματος. Αφήστε τους συμβούλους να γνωρίζουν ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας μαζί σας και πώς προτιμάτε να λαμβάνετε τις πληροφορίες που ζητάτε, όπως μέσω του ταχυδρομείου ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Υπενθυμίστε στους συμβούλους την προθεσμία απάντησης. Μην ξεχάσετε να ευχαριστήσετε τους συμβούλους για το χρόνο τους.
