Οι αιτιολογικές εκθέσεις συνιστούν αλλαγές στις επιχειρηματικές πολιτικές ή διαδικασίες. Παρέχουν στοιχεία που δικαιολογούν μια πορεία δράσης που λύνει ένα πρόβλημα ή βελτιώνει την απόδοση, για παράδειγμα. Συχνά παρουσιάζουν λύσεις που έχουν ως αποτέλεσμα οικονομικές αποταμιεύσεις ή κέρδη. Για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική αναφορά, πρέπει να παράγετε πειστικά επιχειρήματα και αποδεικτικά στοιχεία για να υποστηρίξετε τις αλλαγές που προτείνετε.
Χρησιμοποιήστε μια επικεφαλίδα βασικής σημείωσης (Από / Από / Ημερομηνία / Θέμα) και συμπληρώστε την. Καθιστά σαφές ποιος πρέπει να διαβάσει την αναφορά, ποιος το έγραψε και ποιο είναι το θέμα περιεχομένου.
Γράψτε μια αρχική παράγραφο που περιγράφει το πρόβλημα ή τον σκοπό της αναφοράς σας. Εξηγήστε σε μερικές προτάσεις ποιες είναι οι συστάσεις σας και εξηγήστε τα οφέλη που θα αποφέρουν.
Γράψτε μια εισαγωγή στην αναφορά σας που αναλύει λεπτομερώς τον σκοπό και τη σημασία της αναφοράς σας. Συμπεριλάβετε σχετικές πληροφορίες υποβάθρου που θα βοηθήσουν τον αναγνώστη να κατανοήσει τα κίνητρα και την αιτιολογία των συστάσεων σας.
Χρησιμοποιήστε το κύριο σώμα της αναφοράς σας για να εξηγήσετε πώς προτείνετε να εφαρμόσετε τις συστάσεις σας. Παρέχετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τις νέες διαδικασίες ή λύσεις και τις επιπτώσεις που θα έχουν. Εξηγήστε ποιος θα συμμετάσχει, τι θα κάνει, τι θα κοστίσει και πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να πραγματοποιηθεί.
Δηλώστε την έρευνα ή τις μεθόδους που ακολουθήσατε για να φτάσετε στα συμπεράσματά σας. Συμπεριλάβετε τα μειονεκτήματα και τα προβλήματα που θα μπορούσαν να δημιουργήσουν οι νέες διαδικασίες, καθώς και τα οφέλη. Να είστε ακριβείς, οργανώστε λογικά το υλικό σας και να είστε δίκαιοι. αυτό θα προσθέσει δύναμη στα επιχειρήματά σας.
Ολοκληρώστε την έκθεση δικαιολόγησης με μια σύντομη περίληψη των συμπερασμάτων και των συστάσεων σας. Μην εισάγετε νέες πληροφορίες σε αυτό το στάδιο. Αντίθετα, ανατρέξτε στα κύρια επιχειρήματα που υποστηρίζουν τις συστάσεις σας. Γράψτε μια σύντομη παράγραφο κλεισίματος για τη σημείωσή σας.
Συμβουλές
-
Επισημάνετε τα πλεονεκτήματα των συστάσεων σας και εξηγήστε πώς αντισταθμίζουν τα μειονεκτήματα. Κρατήστε τη γραφή σας θετική. Αποφύγετε λέξεις όπως ίσως, ίσως και πιθανόν. Παρέχετε ισορροπία στην αναφορά σας συζητώντας εναλλακτικές λύσεις. Τοποθετήστε τη σύσταση που αισθάνεστε πιο ελπιδοφόρα τελευταία. Να είστε σαφείς σχετικά με τα μέτρα που πιστεύετε ότι θα πρέπει να ληφθούν στις συστάσεις σας. Αποφύγετε τις γενικότητες. να είστε συγκεκριμένοι. Εισαγάγετε κάθε σύσταση με ενεργό ρήμα για να προσθέσετε δύναμη στις προτάσεις σας.
