Ο κύκλος εκταμιεύσεων μετρητών αποτελεί μέρος της λογιστικής διαδικασίας των επιχειρήσεων. Ορισμένοι επιχειρηματικοί λογιστικοί πόροι θεωρούν αυτόν τον κύκλο μια διαδικασία από μόνη της, ενώ άλλοι το χαρακτηρίζουν ως ένα μέρος μιας ευρύτερης λογιστικής διαδικασίας. Η κατανόηση του κύκλου εκταμιεύσεων μετρητών συνεπάγεται την εξέταση του σκοπού της, των βημάτων της διαδικασίας και των διαφόρων υπαλλήλων που εμπλέκονται στη διαδικασία αυτή. Ο επικεφαλής χρηματοοικονομικός διευθυντής (CFO) βοηθά τις διαδικασίες εκταμίευσης σε μετρητά στις επιχειρήσεις.
Εκταμίευση μετρητών
Ο κύκλος εκταμιεύσεων σε μετρητά είναι η διαδικασία με την οποία μια επιχείρηση αγοράζει στοιχεία, από μέρη για μια διαδικασία κατασκευής σε εμπορεύματα για εμπορική πώληση, με ταμειακούς πόρους. Η διαδικασία αυτή εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις αποφάσεις και την έγκριση της λογιστικής υπηρεσίας μιας εταιρείας. Σε μια μεγάλη ή γραφειοκρατική επιχείρηση, ο κύκλος εκταμιεύσεων σε μετρητά περιλαμβάνει μια σειρά από τμήματα εκτός από τη λογιστική, συμπεριλαμβανομένης της αγοράς, της παραλαβής και της παραγωγής. Οι εκταμιεύσεις σε μετρητά μπορούν να περιλαμβάνουν όχι μόνο τα φυσικά μετρητά, αλλά όλους τους ταμειακούς πόρους, όπως οι επιταγές και οι πιστωτικές γραμμές.
Βήματα στο Κύκλο
Το σημείο εκκίνησης ενός κύκλου εκταμιεύσεων μετρητών εξαρτάται από το λογιστικό σχέδιο μιας συγκεκριμένης επιχείρησης. Επεξήγηση γραμμικώς, ο κύκλος βασικά λειτουργεί ως εξής: Μια εταιρεία αποφασίζει να αγοράσει ένα στοιχείο ή μια ομάδα αντικειμένων. Το τμήμα αγορών τοποθετεί μια εντολή αγοράς, την οποία εγκρίνει το λογιστήριο με βάση τους διαθέσιμους ταμειακούς πόρους. Το τμήμα παραλαβής λαμβάνει την παραγγελία από τον προμηθευτή με πίστωση. Η λογιστική υπηρεσία δημιουργεί όλα τα απαραίτητα έγγραφα για την αγορά και πληρώνει τον προμηθευτή. Η πληρωμή του προμηθευτή αποτελεί την πραγματική εκταμίευση σε μετρητά.
Ο κύκλος των δαπανών
Ο συγγραφέας James A. Hall υποστηρίζει στο βιβλίο του "Λογιστικά Συστήματα Πληροφοριών" ότι ο κύκλος εκταμιεύσεων μετρητών αποτελεί μέρος μιας ευρύτερης διαδικασίας που ονομάζεται Κύκλος Δαπανών. Σύμφωνα με τον Hall, ο κύκλος εκταμιεύσεων σε μετρητά και το σύστημα πληρωμών για αγορές / λογαριασμούς αποτελούν τα δύο στοιχεία του πρώτου μέρους του κύκλου δαπανών. Σε αυτόν τον κύκλο, το σύστημα αγορών / πληρωτέων λογαριασμών καθορίζει τις υλικές ανάγκες μιας επιχείρησης και αγοράζει υλικά βάσει αυτών των αναγκών. Αυτό το σύστημα καταγράφει όλες τις εισερχόμενες αγορές ως αποθέματα και δημιουργεί λογαριασμούς για κάθε προμηθευτή. Κατά τη διάρκεια του κύκλου εκταμιεύσεων σε μετρητά, η λογιστική υπηρεσία συλλέγει πληροφορίες για όλους τους ανοικτούς λογαριασμούς και καταβάλλει τους λογαριασμούς αυτούς μέσω εκταμίευσης σε μετρητά. Αυτός ο κύκλος είναι λίγο πολύ πανομοιότυπος με τον τυπικό κύκλο εκταμιεύσεων μετρητών, αλλά τον καταργεί σε υποκλάδους.
Περισσότερα για εκταμίευση μετρητών
Οι εκταμιεύσεις σε μετρητά σε μικρές επιχειρήσεις λειτουργούν πολύ διαφορετικά. Ένα ανεξάρτητο κατάστημα, για παράδειγμα, μπορεί να απασχολεί ένα άτομο το οποίο πραγματοποιεί όλες τις αγορές, χειρίζεται όλες τις παραλαβές και ισορροπεί όλους τους λογαριασμούς μέσω εκταμίευσης σε μετρητά. Αυτό το άτομο χειρίζεται επίσης μικρά μετρητά για αγορές.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα σύστημα εκταμίευσης σε μετρητά μπορεί να μην έχει καμία σχέση με την αγορά υλικού από μια επιχείρηση. Η πολιτεία της Καλιφόρνια, για παράδειγμα, καλεί το σύστημα με το οποίο καταβάλλει τα κέρδη από την κρατική λαχειοφόρο αγορά έναν κύκλο εκταμίευσης μετρητών. Από τεχνική άποψη, κάθε κύκλος με τον οποίο μια οικονομική οντότητα εκταμιεύει τα χρήματα ως μετρητά ή επιταγές συνιστά κύκλο εκταμίευσης σε μετρητά.
