Η σύνταξη επιστολής με πρόταση είναι μια μέθοδος σύνταξης μιας πρότασης με μορφή σύντομης επιστολής. Μια πρόταση για υπηρεσίες είναι μια πειστική προσέλκυση επιχειρήσεων από δυνητικούς πελάτες. Σημαντική έρευνα θα πρέπει να διεξάγεται πριν από οποιαδήποτε πρόταση παροχής υπηρεσιών σε έναν δυνητικό πελάτη. Εάν το γράμμα είναι υπερβολικά γενικό ή εάν το γράμμα δεν ανταποκρίνεται στις ανεκπλήρωτες ανάγκες του πελάτη, το γράμμα μπορεί να τελειώσει γρήγορα στον κάδο ανακύκλωσης. Τα κλειδιά μιας επιτυχημένης πρότασης επιστολής περιλαμβάνουν σαφή συνοπτική γραφή και συνοπτική εξήγηση των όρων, των οφελών και του προϋπολογισμού.
Προσδιορίστε τον πελάτη-στόχο και διεξάγετε εκτενή έρευνα. Διερευνήστε τα παρελθόντα έξοδα που σχετίζονται με τις υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών που χρησιμοποιούνται σήμερα, τις τιμές που καταβάλλονται σε ετήσια βάση και το επίπεδο ικανοποίησης με τις τρέχουσες υπηρεσίες. Η έρευνα αυτή μπορεί να ολοκληρωθεί με την πρόσληψη μιας ανεξάρτητης εταιρείας ερευνών για να ζητήσει παρόμοιες ερωτήσεις κατά τη διάρκεια σύντομης κλήσης. Εξετάστε πώς η επιχείρησή σας μπορεί να ικανοποιήσει αυτήν την ανάγκη υπηρεσίας. Αναγνωρίστε τα οφέλη από τη χρήση των υπηρεσιών της εταιρείας σας σε σχέση με άλλα ή γενικά.
Ενσωματώστε το πεδίο εφαρμογής της πρότασής σας σε μία έως δύο προτάσεις. Η περίληψη πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του οργανισμού σας, τι κάνετε, πώς είστε μοναδικές, τις προσδοκίες που μπορούν να έχουν οι πελάτες σχετικά με τις υπηρεσίες σας, την αναμενόμενη τιμή και τα αποτελέσματα.
Εξηγήστε γιατί προσεγγίζετε τον πελάτη. Προσδιορίστε τι γνωρίζετε για τον πελάτη, όπως: "Καταλαβαίνουμε ότι δαπανήσατε $ 9,000 πέρυσι στις υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων. Αυτές οι πληροφορίες συλλέχθηκαν από μια πρόσφατη έρευνα που διενεργήσαμε μέσω της εταιρείας Independent Survey Company".
Περιγράψτε το πρόβλημα για τον πελάτη. Αν πληρώνει πάρα πολύ, εξηγεί πώς και γιατί. Αν δεν χρησιμοποιεί υπηρεσίες, εξηγήστε γιατί χρειάζεται. Παρέχετε στατιστικά στοιχεία ή αποτελέσματα μελέτης για να τεκμηριώσετε την αξίωσή σας. Προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο ο πελάτης θα ωφεληθεί από τη χρήση των υπηρεσιών σας.
Συγκεντρώστε τις δυνατότητες της επιχείρησής σας για να πραγματοποιήσετε τις προτεινόμενες υπηρεσίες. Εξηγήστε οποιαδήποτε μεθοδολογία που χρησιμοποιείτε, τεχνικές, προϊόντα, επίπεδο δεξιοτήτων των εργαζομένων και κύριο στόχο στην παροχή της υπηρεσίας. Καθορίστε σαφώς πώς διαφέρουν σημαντικά από τους ανταγωνιστές χωρίς να λέτε: "είμαστε καλύτεροι από τους ανταγωνιστές μας".
Συζητήστε την τιμολόγηση παρέχοντας το αναμενόμενο κόστος στον πελάτη. Μεταφέρετε τις πρόσθετες υπηρεσίες που μπορεί να προσθέσει ο πελάτης και το κόστος για αυτές τις πρόσθετες υπηρεσίες.
Κλείστε την επιστολή ευχαριστώντας τον πελάτη. Καταχωρίστε ένα όνομα και αριθμό για να απαντήσει ο πελάτης στην επιστολή σας ή να ζητήσετε περαιτέρω πληροφορίες. Υπογράψτε την επιστολή με το όνομα και την υπογραφή της ανώτατης αρχής στην εταιρεία.
