Είτε απαντάτε σε μια αίτηση υποβολής προτάσεων είτε προσφέρετε μια ανεπιθύμητη πρόταση για υπηρεσίες, θυμηθείτε τι ο ιδρυτής της Kyocera, ο Kazuo Inamori, παρατήρησε κάποτε: «Κανένας πελάτης ποτέ δεν πηγαίνει σε ένα κατάστημα απλά για να ευχαριστήσει τον αποθηκευτή». ποσότητα πληροφοριών σχετικά με την ικανότητά σας να εξυπηρετήσετε ένα έργο, να εστιάζετε στις ανάγκες του πελάτη, τις οδηγίες και τα κουμπιά σας. Με αυτόν τον τρόπο, ο τόνος, το περιεχόμενο και η οργάνωση της πρότασής σας θα εφαρμοστούν με ευαισθησία. Επιδείξτε μια σαφή κατανόηση της επιχείρησης ενός πελάτη και επισημάνετε τα οφέλη από τη χρήση των υπηρεσιών σας για να συσκευάσετε μια επιτακτικά πειστική γροθιά στην πρότασή σας.
Προετοιμασία Προετοιμασίας
Σχεδιάστε το περιεχόμενό σας. Εάν δεν προσδιορίζεται, ρωτήστε τον πελάτη ποιοι παράγοντες θα εξετάσει κατά τη λήψη μιας απόφασης αγοράς και στη συνέχεια σχεδιάζει την πρότασή σας αναλόγως. Εξασφαλίστε τουλάχιστον την κατανόησή σας για τις ανάγκες ενός πελάτη και τι σας διακρίνει από τον ανταγωνισμό σας όσον αφορά την κατάρτιση, την εμπειρία, τις ικανότητες και τις σχέσεις. Ακολουθήστε επίσης την προσέγγισή σας για την επίλυση των αναγκών ενός πελάτη, μαζί με το πόσο χρόνο θα χρειαστεί και πόσο θα κοστίσει.
Δημιουργήστε ένα περίγραμμα, το οποίο θα μπορούσε αργότερα να χρησιμεύσει ως πίνακας περιεχομένων. Εάν απαντάτε σε επίσημη αίτηση υποβολής προτάσεων, ακολουθήστε τις συγκεκριμένες οδηγίες. Διαφορετικά, οργανώστε τις πληροφορίες σας από το πιο σημαντικό για λιγότερο σημαντικό για έναν πελάτη. Για παράδειγμα, τοποθετήστε βιογραφικά στην αρχή μιας πρότασης για έναν νέο πελάτη ή προς το τέλος της πρότασής σας για έναν επαναλαμβανόμενο πελάτη που είναι ήδη εξοικειωμένος με τα διαπιστευτήριά σας.
Δημιουργήστε έναν πίνακα που αντιστοιχεί μία γραμμή σε κάθε ενότητα στο περίγραμμα και μια στήλη σε κάθε περιοχή ενδιαφέροντος ή κριτήρια επιλογής του πελάτη. Μέσα σε κάθε κυψέλη που προκύπτει, επιβάλλετε τις πτυχές των προσόντων και της προσέγγισής σας που αφορούν τα καυτά κουμπιά του πελάτη σας. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον πίνακα για να διατηρήσετε το περιεχόμενό σας αγκυροβολημένο στις ανάγκες του πελάτη σας και να σας υπενθυμίσω τα σημεία που θα τονιστούν σε κάθε ενότητα.
Σύνταξη προτάσεων
Τονίστε τα οφέλη των πελατών με συνέπεια σε όλη την πρότασή σας για υπηρεσίες. Πάντα ξεκινήστε μια ενότητα που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο ένας πελάτης είτε θα πάρει αυτό που εκτιμά ή θέλει ή αποφεύγει αυτό που φοβάται ή αντιπαθεί, χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες σας.
Παρέχετε αποδείξεις για να υποστηρίξετε τους ισχυρισμούς που προβάλλετε στην πρότασή σας. Για παράδειγμα, τεκμηριώνετε ένα επιτυχημένο ιστορικό με παρόμοια εργασία με συστατικές επιστολές, δωρεάν εισαγωγικά ή τα στοιχεία επικοινωνίας ικανοποιημένων πελατών.
Υιοθετήστε κατάλληλη μορφή και τόνο. Μερικές φορές θα είναι αρκετό ένα επίσημο γράμμα, άλλοτε είναι απαραίτητο ένα παρατεταμένο έγγραφο με καρτέλες. Εάν δεν προσδιορίζεται, ρωτήστε τον πελάτη πώς θα ήθελε να λάβει τις πληροφορίες σας και αν μπορεί να σας δανείσει αντίγραφα προηγούμενων νικητήριων προτάσεων για αναθεώρηση.
Δημιουργήστε εύκολο στην ανάγνωση υλικό. Χρησιμοποιήστε σύντομες, συνεκτικές προτάσεις σε παραγράφους που δεν υπερβαίνουν τις 10 γραμμές. Χρησιμοποιήστε μέγεθος γραμματοσειράς 10 έως 12 σημείων και ενσωματώστε ελεύθερα το κενό μεταξύ τμημάτων και παραγράφων. Χρησιμοποιήστε τις επικεφαλίδες για να βοηθήσετε τον πελάτη να απομακρύνει, να σαρώσει και να εντοπίσει εύκολα πληροφορίες. Επισημάνετε σημαντικά σημεία με τα γραφικά και τα γραφικά, και το έντονο, πλάγια ή υπογραμμισμένο κείμενο.
Συμβουλές
-
Όταν ζητάτε από τον πελάτη να αποσαφηνίσει τυχόν ασαφείς περιοχές των απαιτήσεων του έργου ή της πρότασης, χρησιμοποιήστε την ευκαιρία για να δείξετε το ενδιαφέρον σας για την επιχείρηση και τα ενδιαφέροντά του.
Δημιουργήστε μια επισκόπηση των περιεχομένων της πρότασής σας, για να δώσετε στον πελάτη σας ένα heads-up του τι πρόκειται να έρθει. Παρουσιάστε αυτή την επισκόπηση νωρίς στην επιστολή σας ή στη συνοδευτική επιστολή σας. σε ευρύτερες προτάσεις, δημιουργήστε μια ενότητα περίληψης που ακολουθεί τον πίνακα περιεχομένων και προηγείται όλων των άλλων ενοτήτων.
Τα πρότυπα είναι χρήσιμα για να αποφύγετε να επανεφεύρετε τον τροχό κάθε φορά που γράφετε μια πρόταση για υπηρεσίες.
Ελέγξτε την πρότασή σας για σφάλματα ορθογραφίας και γραμματικής πριν εκτυπώσετε και υποβάλετε. Χρησιμοποιήστε όσα μάτια είναι διαθέσιμα. απλά λάθη μπορούν να γλιστρήσουν από ανθρώπους που έχουν διαβάσει πολλές εκδόσεις της πρότασης. Βρείτε φρέσκα μάτια, αν είναι δυνατόν.
