Υπήρξε μια περίοδος κατά την οποία οι λογιστικές συναλλαγές καταγράφηκαν με το χέρι σε μεγάλα, στήλες φύλλα πράσινου χαρτιού που ονομάζονταν μαξιλαράκια. Ευτυχώς για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, λογισμικό λογιστικής βοηθά να καταστήσει την λογιστική αποτελεσματική, ακριβή και συμμορφούμενη. Η επιλογή ενός λογισμικού λογιστικής αποτελεί μείζονα λόγο για οποιονδήποτε ιδιοκτήτη επιχείρησης ή επαγγελματία διαχείρισης και θα πρέπει να λαμβάνει την πρώτη προτεραιότητα.
Λειτουργία
Το λογιστικό λογισμικό αποθηκεύει τις επιχειρηματικές συναλλαγές σε διαφορετικούς λογαριασμούς που ορίζονται ανάλογα με τον τύπο συναλλαγής και την κατηγορία. Τα έσοδα και τα έξοδα είναι δύο τύποι συναλλαγών που αποθηκεύονται στο λογισμικό λογιστικής. Παραδείγματα κατηγοριών περιλαμβάνουν το κόστος μισθοδοσίας και τα είδη γραφείου. Ο πλήρης κατάλογος όλων των συναλλαγών που καταγράφονται ανά τύπο και κατηγορία αναφέρεται ως γενικό μητρώο.
Τύποι
Το λογισμικό λογιστικής κατατάσσεται γενικά σε δύο τύπους. Ο πρώτος τύπος προορίζεται για λογιστές που έχουν σαφή κατανόηση της λογιστικής γενικής λογιστικής. Ο δεύτερος τύπος προορίζεται για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που δεν διαθέτουν τίποτα παρά βασικές λογιστικές γνώσεις. Το λογισμικό λογιστικής μπορεί επίσης να είναι συγκεκριμένο για τη βιομηχανία.
Χαρακτηριστικά
Λογισμικό λογιστικής διαιρεί τη λειτουργικότητα σε ενότητες που είναι είτε πρότυπο για το λογισμικό είτε αγοράζονται ξεχωριστά. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί και οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι παραδείγματα δύο ενότητες που συνήθως αποτελούν μέρος ενός τυποποιημένου λογιστικού πακέτου. Η διαχείριση μισθοδοσίας και απογραφής είναι παραδείγματα πρόσθετων ενοτήτων που μπορείτε να αγοράσετε χωριστά. Ορισμένο λογισμικό λογισμικού εγκαθίσταται απευθείας στον προσωπικό υπολογιστή ή το δίκτυό σας, ενώ άλλο λογισμικό είναι προσβάσιμο μέσω του Internet.
Σκέψεις
Το πιο κρίσιμο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή λογισμικού λογισμικού είναι το επίπεδο εκπαίδευσης του ατόμου που θα χρησιμοποιήσει το λογισμικό. Άλλα σημαντικά πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη είναι η λειτουργικότητα και το κόστος. Κατά τον υπολογισμό του συνολικού κόστους επένδυσης, μην ξεχάσετε να επιτρέψετε το κόστος μετατροπής, το κόστος τεχνικής υποστήριξης και τα ετήσια τέλη ανανέωσης. Η καμπύλη μάθησης αποτελεί επίσης σημαντικό παράγοντα για την επιλογή λογισμικού λογιστικής. Ο κύκλος εργασιών είναι δαπανηρός και το λογισμικό με μια απότομη καμπύλη μάθησης μπορεί να αυξήσει δραματικά το κόστος κύκλου εργασιών.
Οφέλη
Το λογιστικό λογισμικό εξαλείφει την απόλυση που υπήρχε κάποτε στη λειτουργία λογιστικής. Για παράδειγμα, όταν οι πληροφορίες πωλητή εισάγονται σε μια πληρωτέα μονάδα λογαριασμών, οι πληροφορίες δεν πρέπει να καταχωρηθούν πάλι ανεξάρτητα από τον αριθμό των ελέγχων που εκδίδετε σε αυτόν τον πωλητή. Με το πάτημα ενός κουμπιού, το λογιστικό λογισμικό μπορεί επίσης να δημιουργήσει σύνθετες οικονομικές καταστάσεις, όπως η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, ο ισολογισμός και η κατάσταση ταμειακών ροών.
Expert Insight
Πολλοί κατασκευαστές λογισμικού παρέχουν δοκιμαστικές εκδόσεις του προϊόντος τους. Δημιουργήστε δοκιμαστικές περιπτώσεις καθημερινών λογιστικών συναλλαγών και δοκιμάστε τις σε κάθε δοκιμαστική έκδοση που θεωρείτε. Εάν μια δοκιμαστική έκδοση δεν είναι διαθέσιμη, ζητήστε από έναν εκπρόσωπο πωλήσεων για μια ζωντανή επίδειξη και δώστε τις δοκιμαστικές σας περιπτώσεις. Ρωτήστε τους κατασκευαστές για αναφορές πελάτη, κατά προτίμηση στην επιχείρησή σας.
