Διαχείριση αποθεμάτων είναι η διαδικασία που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για να παραγγέλνουν, να λαμβάνουν, να λογοδοτούν και να διαχειρίζονται τα διάφορα προϊόντα που πωλούνται στους καταναλωτές. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές επικεντρώνονται σε αυτήν τη δραστηριότητα, επειδή το απόθεμα αντιπροσωπεύει συνήθως τη δεύτερη μεγαλύτερη δαπάνη σε μια εταιρεία πίσω από μισθοδοσία. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες βοηθούν τις εταιρείες να διαχειρίζονται ενεργά τα διάφορα προϊόντα στις εγκαταστάσεις τους. Ενώ υπάρχουν συνήθεις πολιτικές και διαδικασίες για τη διαχείριση αποθεμάτων, οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές έχουν κάποιο περιθώριο να αναπτύξουν πρότυπα για τις δικές τους εταιρείες.
Προμήθεια
Οι προμήθειες είναι η διαδικασία αγοράς που πρέπει να χρησιμοποιήσουν τα άτομα για να παραγγείλουν και να λάβουν απογραφή. Οι επιχειρήσεις συνήθως απαιτούν από τα άτομα να έχουν μια εντολή αγοράς με άδεια διαχειριστή πριν από την παραγγελία αποθέματος. Ένας διαχειριστής προμηθειών είναι υπεύθυνος για την αναθεώρηση της εντολής αγοράς προκειμένου να διασφαλίσει ότι περιλαμβάνει εξουσιοδότηση και άλλες πληροφορίες σχετικά με το κόστος των αντικειμένων που αγοράστηκαν. Ενώ οι μεγαλύτερες οργανώσεις μπορούν να προσλάβουν άτομα για να εργαστούν στο τμήμα προμηθειών, οι μικρότερες επιχειρήσεις συχνά έχουν τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης να εκτελεί αυτή τη λειτουργία.
Αξιολόγηση Αποθέματος
Το αποτιμητικό απόθεμα είναι η πολιτική στην οποία το απόθεμα πωλεί πρώτα και απομακρύνεται από το λογιστικό βιβλίο. Οι μέθοδοι περιλαμβάνουν τη μέθοδο FIFO, last-in, first-out (LIFO) και τη μέση σταθμική μέθοδο. Η FIFO απαιτεί από τις εταιρείες να πωλούν πρώτα παλιά αποθέματα, αφήνοντας πιο ακριβό απόθεμα στο γενικό μητρώο και αυξάνοντας το μικτό κέρδος της εταιρείας κατά τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου. Το LIFO είναι το αντίθετο της FIFO. ως εκ τούτου, έχει τα αντίθετα αποτελέσματα στο λογιστικό βιβλίο. Η μέση σταθμική μέθοδος δεν απαιτεί πρώτα να πωληθούν παλαιότερα αποθέματα, καθώς τα έξοδα αποθέματος επανυπολογίζονται κάθε φορά που η εταιρεία αγοράζει αποθέματα.
Σύστημα λογιστικής απογραφής
Ένα λογιστικό σύστημα απογραφής είναι οι συγκεκριμένες διαδικασίες που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για την ενημέρωση του λογιστικού της μητρώου. Οι δύο τύποι συστημάτων είναι περιοδικοί και διαρκείς. Τα περιοδικά συστήματα αρχίζουν με ένα ισοζύγιο ανοίγματος και καταγράφουν μόνο αγορές, πωλήσεις ή προσαρμογές σε μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια βάση. Το διαρκές σύστημα ξεκινά με το αρχικό υπόλοιπο αποθέματος και ενημερώνει τα αποθέματα μετά από κάθε αγορά, πώληση ή προσαρμογή αποθέματος. Οι εταιρείες δημιουργούν τις πολιτικές τους ανάλογα με τα επιχειρηματικά τους μοντέλα.
Φυσικοί έλεγχοι
Οι φυσικοί έλεγχοι σχετίζονται με τον τρόπο με τον οποίο μια επιχείρηση αποθηκεύει και μετρά τα αποθέματα. Η αποθήκευση είναι σημαντική επειδή οι εταιρείες πρέπει να προστατεύουν τον κατάλογό τους από την απώλεια, την κλοπή και την κατάχρηση των εργαζομένων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον περιορισμό της πρόσβασης, το κλείδωμα πολύτιμων προϊόντων και τη χρήση συσκευών παρακολούθησης στα προϊόντα. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές πρέπει επίσης να χρησιμοποιούν περιοδικές μετρήσεις για να επαληθεύσουν τον αριθμό των αντικειμένων που βρίσκονται στο χέρι. Οι αριθμοί κύκλων - μετρώντας έναν συγκεκριμένο αριθμό αντικειμένων κάθε μέρα ή εβδομάδα - και ο ετήσιος αριθμός απογραφών είναι οι πιο συνηθισμένες μέθοδοι φυσικής καταμέτρησης στο επιχειρηματικό περιβάλλον.
