Το σύστημα χρέωσής σας μπορεί να είναι τόσο στοιχειώδες όσο το στυλό και το βιβλίο, ή όσο πιο εξελιγμένο είναι ένα πρόγραμμα υπολογιστή και λογισμικού σχεδιασμένο να διαχειρίζεται τα πάντα, από τον υπολογισμό των χρεώσεων μέχρι την αποστολή δηλώσεων. Η εξιδανίκευση, οι βασικές έννοιες χρέωσης δεν έχουν αλλάξει από τον βιβλικό καιρό. Υπάρχει ακόμα ένας πάροχος υπηρεσιών, ένας χρήστης υπηρεσίας και το τέλος που δεσμεύει τη σχέση.
Η τιμολόγηση ξεκινά με τους ανθρώπους
Το προσωπικό σας δημιουργεί ένα προφίλ κάθε πελάτη ως το πρώτο βήμα στο σχεδιασμό ενός συστήματος χρέωσης ατομικού για την επιχείρησή σας. Το προσωπικό των δεδομένων συλλέγει τα ονόματα, τις διευθύνσεις χρέωσης και τους όρους υπό τους οποίους συλλέγονται τα τέλη σας. Εάν εμπλέκεται τρίτο μέρος όπως η ασφαλιστική εταιρεία, οι πληροφορίες αυτές είναι επίσης εξασφαλισμένες. Οι πελάτες μπορούν να σας ζητήσουν να τους χρεώσετε άμεσα ή να χρεώσετε μια πιστωτική κάρτα.
Εισαγωγή δεδομένων και επαλήθευση
Οι πληροφορίες που δίνονται από τους πελάτες εισάγονται σε ένα πρόγραμμα λογισμικού ή καταγράφονται χειροκίνητα σε ένα ημερολόγιο. Η επαλήθευση των πιστωτικών αποτελεσμάτων και της κάλυψης της ασφαλιστικής επιχείρησης μπορεί να επιτευχθεί μέσω τηλεφωνικής ή δικτυακής πρόσβασης. Το προσωπικό σας μπορεί να χρειαστεί να αποκτήσει πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες, όπως τα πιστωτικά αποτελέσματα, για να δημιουργήσει ένα πλήρες προφίλ για το σύστημα χρέωσής σας, καθώς ορισμένοι πελάτες ενδέχεται να επιθυμούν να εξοφλήσουν το χρέος τους σε δόσεις.
Κωδικοποίηση Λογαριασμών
Είτε η επιχείρησή σας χρεώνει μια υπηρεσία (μια διαβούλευση) είτε μια πληθώρα υπηρεσιών (διαβουλεύσεις, αμοιβές εργαστηρίου, υλικά κ.α.), η δημιουργία ενός συστήματος κωδικοποίησης για την κατηγοριοποίηση κάθε υπηρεσίας και προϊόντος είναι απαραίτητη για τον εντοπισμό χρημάτων. Για παράδειγμα, ένας οδοντίατρος μπορεί να χρεωθεί για καθαρισμό, αλλά το τέλος που χρεώνεται αν ο οδοντίατρος κάνει τη διαδικασία αντί για τον υγιεινό δεν είναι το ίδιο, έτσι δύο κωδικοί χρησιμοποιούνται για σκοπούς χρέωσης. Ένας κώδικας μπορεί να σημαίνει χρυσό στέμμα, ενώ άλλος αντιπροσωπεύει το λιγότερο ακριβό καπάκι πορσελάνης. Οι κωδικοί έχουν διπλό καθήκον, επιτρέποντάς σας να παρακολουθείτε τις δαπάνες και τις κατηγορίες, ώστε να γνωρίζετε πάντα πώς δαπανώνται οι χρόνοι και οι πόροι.
Εκδίδονται λογαριασμοί
Έχετε μερικούς τρόπους για να ρυθμίσετε τη χρονολόγηση του συστήματος χρέωσης. Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χρεώνουν κάθε πελάτη την ίδια μέρα κάθε μήνα. Εάν δεν χρησιμοποιείτε υπολογιστή για να χειριστείτε αυτήν την εργασία, ακολουθεί το νόημα. Εναλλακτικά, το ηλεκτρονικό σας σύστημα χρέωσης μπορεί να σας επιτρέψει να ταξινομήσετε πελάτες ως "ημερομηνία υπηρεσίας". Μια υπηρεσία της 10ης Ιουλίου, για παράδειγμα, θα δημιουργήσει αυτόματα μια δήλωση στις 10 Αυγούστου χρησιμοποιώντας τυπικούς κύκλους χρέωσης 30 ημερών. Η ταμειακή σας ροή μπορεί να εξυπηρετηθεί καλύτερα με την αποστολή δηλώσεων μέσα σε λίγες ημέρες από μια υπηρεσία που εκτελείται. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τόσο ταχυδρομείο σαλιγκαριών όσο και ηλεκτρονική χρέωση για να τιμολογήσετε πελάτες.
Τα τιμολόγια παρακολουθούνται
Η επισήμανση των λογαριασμών μετά τη λήξη των ημερομηνιών λήξης είναι ένα σημαντικό μέρος του συστήματος χρέωσης κάθε εταιρείας. Οι υπενθυμίσεις πληρωμής που συντονίζονται με την επισύναψη των τελών "παρελθόντος οφειλόμενου" είναι ένα άλλο πλεονέκτημα για τη διατήρηση ενός συστήματος τιμολόγησης βασισμένου σε υπολογιστή. Εναλλακτικά, τα μέλη του λογιστικού σας προσωπικού μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα σύστημα "hot file" που περιλαμβάνει έναν κυλιόμενο κατάλογο ημερομηνιών λήξης, ώστε οι τηλεφωνικές κλήσεις να υπενθυμίζουν στους πελάτες να πληρώνουν τιμολόγια μόλις περάσει η προθεσμία.
Υπηρεσίες συλλογής, έλεγχοι και μεσάζοντες
Μπορεί να προτιμάτε να χειρίζεστε τις δικές σας υπηρεσίες συλλογής αντί να χρησιμοποιείτε εξωτερική υπηρεσία για να εποπτεύετε ζητήματα μη πληρωμής. Οι περιοδικές πρακτικές αυτοέλεγχου προσελκύουν πολλούς τύπους παρατυπιών στο σύστημα τιμολόγησης. Μπορείτε επίσης να συνδεθείτε με μια υπηρεσία εκκαθάρισης που έχει συσταθεί για να φροντίζει κάθε πτυχή του συστήματος χρέωσής σας, από ελέγχους πιστωτικών καρτών μέχρι την έκδοση λογαριασμών. Αυτές οι υπηρεσίες δεν είναι φθηνές, αλλά εάν προτιμάτε να εκμεταλλευτείτε τη χρέωση, το συμβιβασμό μπορεί να αξίζει τα χρήματα.
