Τα φύλλα εργασίας των εργαζομένων είναι κρίσιμα για την καταγραφή των ληξιπρόθεσμων μισθών, των δεδουλευμένων αποδοχών και των απουσιών των εργαζομένων. Πολλοί εργοδότες αποθηκεύουν τα αρχεία χρόνου και μισθοδοσίας των υπαλλήλων τους ως αντίγραφο ασφαλείας στη μέθοδο επεξεργασίας μισθοδοσίας τους. Τα ιστορικά αρχεία είναι χρήσιμα αν πρέπει να ελέγξετε διπλά τον μισθό των εργαζομένων, την παρακράτηση φόρου και τις κρατήσεις μισθοδοσίας. Ωστόσο, οι ομοσπονδιακοί νόμοι ορίζουν πόσο καιρό οι εργοδότες πρέπει να διατηρούν ένα αρχείο απασχόλησης, το οποίο περιλαμβάνει την περίοδο για την οποία οι εργοδότες πρέπει να διατηρούν και τα αρχεία χρόνου. Σύμφωνα με τους ομοσπονδιακούς νόμους, οι εργοδότες πρέπει να διατηρούν φύλλα εργασίας για τουλάχιστον δύο χρόνια.
Τα αρχεία για την απασχόληση περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με τις εργασιακές εργασίες του υπαλλήλου, τις επιδόσεις, την πειθαρχία ή τις διορθωτικές ενέργειες, καθώς και τις συμβάσεις ή συμφωνίες, όπως μια συλλογική σύμβαση ή μια σύμβαση εργασίας. Οι πληροφορίες αποζημίωσης αποτελούν επίσης μέρος των εγγραφών ενός υπαλλήλου, μαζί με τα αρχεία χρόνου που περιέχουν γενικά προσωπικά στοιχεία, όπως τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης του εργαζόμενου, τον μισθολογικό συντελεστή, την απαλλαγή ή την εξαίρετη ταξινόμηση, τις διακοπές ή την αμειβόμενη καθυστέρηση, και σε ορισμένες περιπτώσεις ή διαφορετικό ποσοστό αμοιβής.
Τα φύλλα εργασίας είναι αρχεία απασχόλησης
Ανάλογα με τις πρακτικές τήρησης βιβλίων του εργοδότη, τα φύλλα εργασίας είναι μέρος του αρχείου της απασχόλησης ή αποθηκεύονται χωριστά ως μητρώα μισθοδοσίας. Είτε έτσι είτε αλλιώς, τα αρχεία χρόνου και τα ωράρια εργασίας θεωρούνται αρχείο απασχόλησης και, ως εκ τούτου, υπόκεινται σε ορισμένους νόμους που επιβάλλουν υποχρεώσεις τήρησης αρχείων από τους εργοδότες.
Νόμος περί δίκαιων εργασιακών προτύπων
Οι εργοδότες που υπόκεινται στον νόμο για τα δίκαια εργατικά πρότυπα πρέπει να ακολουθούν τους κανονισμούς για τον κατώτατο μισθό, την αμοιβή υπερωριών, την απαλλαγή και την εξαίρετη ταξινόμηση και την τήρηση μητρώων σχετικά με όλα όσα αφορούν την αμοιβή των εργαζομένων. Το FLSA δεν απαιτεί συγκεκριμένη μορφή για τη διατήρηση των φύλλων εργασίας των εργαζομένων, αλλά ο οργανισμός απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν ορισμένες αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τον χρόνο και την αμοιβή των υπαλλήλων που δεν απασχολούνται.
Διατήρηση εγγραφών
Η διατήρηση εγγραφών για τα αρχεία μισθοδοσίας και τις συνδικαλιστικές συμβάσεις είναι τρία έτη. Για τα φύλλα εργασίας και τα αρχεία που περιέχουν συγκεκριμένες πληροφορίες, όπως οι ημέρες εργασίας, παρακρατήσεις, παρακράτηση και άλλες λεπτομέρειες, η απαίτηση είναι δύο έτη. Οι βέλτιστες πρακτικές για τους ανθρώπινους πόρους πιθανόν συνιστούν τη διατήρηση όλων των αρχείων σχετικά με την αμοιβή των εργαζομένων και την αποζημίωση για τρία χρόνια, διότι υπάρχει σημαντική αλληλοεπικάλυψη μεταξύ των αρχείων που πρέπει να διατηρούν οι εργοδότες για δύο χρόνια και των αρχείων που πρέπει να τηρούν οι εργοδότες για τρία χρόνια.
Υπάρχουν ξεχωριστές απαιτήσεις για τους τύπους αρχείων που πρέπει να διατηρούν οι εργοδότες για τους απαλλασσόμενους εργαζομένους. Ωστόσο, είναι προς το συμφέρον των εργοδοτών να διατηρούν αρχεία με παρόμοιο τρόπο και για ίσο χρονικό διάστημα. Κάτι τέτοιο ωφελεί τους εργοδότες σε περίπτωση που προκύψουν ερωτήματα σχετικά με τις συγκρίσεις μεταξύ των εργαζομένων που απαλλάσσονται από την υποχρέωση και των εργαζομένων που δεν ανήκουν σε κανέναν. Όταν οι εργοδότες εξακολουθούν να απαλλάσσουν τα αρχεία υπαλλήλων με βάση μια εντελώς διαφορετική διαδικασία από τους υπαλλήλους που δεν διαθέτουν, είναι δύσκολο να δικαιολογήσουν τις πρακτικές ανθρώπινου δυναμικού σχετικά με την εξόφληση έναντι εξωχρηματιστηριακής αμοιβής εάν τα αρχεία δεν διατηρούνται με συνεπή τρόπο για το ίδιο χρονικό διάστημα.
Κανόνες διατήρησης αρχείων EEOC
Η ομοσπονδιακή κυβέρνηση διευκολύνει τους εργοδότες να καθορίσουν τι πρέπει να διατηρήσουν και για πόσο καιρό θα καθιερωθούν παρόμοιοι κανόνες διασταυρούμενων πρακτικών. Η Επιτροπή Ίσων Ευκαιριών για την Απασχόληση των ΗΠΑ επιβάλλει νόμους κατά των διακρίσεων και ως μέρος της εκτελεστικής εξουσίας της, απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν μισθοδοσία και άλλα αρχεία για την απασχόληση για τρία χρόνια. Στην πραγματικότητα, το EEOC αναφέρει ότι τα αρχεία που θα μπορούσαν να αποτελέσουν μέρος μιας απαίτησης βάσει του νόμου περί ίσης αμοιβής θα πρέπει να διατηρηθούν για τουλάχιστον τρία έτη. Τα αρχεία για την απασχόληση, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων χρόνου που αποτελούν μέρος μιας επίσημης κατηγορίας διακρίσεων, πρέπει να διατηρηθούν μέχρι την οριστική επίλυση.
