Οι επιχειρήσεις και οι επιχειρήσεις προετοιμάζουν συνήθως επίσημους προϋπολογισμούς, που μερικές φορές αναφέρονται ως διαδικασία προϋπολογισμού. Ένας επίσημος προϋπολογισμός απαριθμεί και προβλέπει όλες τις δαπάνες, τα έσοδα, τα κέρδη και τις αποδόσεις. Οι επίσημοι προϋπολογισμοί πρέπει να έχουν έγκριση από ένα ανώτατο μέλος της διοίκησης ή από μια ολόκληρη επιτροπή. Ο τυπικός προϋπολογισμός προέκυψε στη δεκαετία του 1950, σύμφωνα με την ιστοσελίδα της Inc.
Σύγχρονη Τυπική Προϋπολογισμός
Ο προϋπολογισμός είναι σημαντικό μέρος κάθε επιχείρησης, ανεξάρτητα από το μέγεθός του. Ο επιχειρηματικός και εταιρικός προγραμματισμός βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στον επίσημο προϋπολογισμό. Μεταξύ άλλων παραγόντων, ανοίγει το δρόμο για εργαλεία για τον έλεγχο και τον προσδιορισμό των επιδομάτων και των ποσοστών συμμετοχής στα κέρδη. Η διαχείριση ενός επίσημου προϋπολογισμού χρειάζεται μεγάλη προσοχή και δεξιότητα για να αποφευχθεί η αρνητικότητα των οικονομικών μιας επιχείρησης.
Διαδικασία προϋπολογισμού
Ο προϋπολογισμός σε μεγάλες επιχειρήσεις είναι μια συλλογική διαδικασία. Οι λειτουργικές μονάδες δημιουργούν σχέδια που στοχεύουν στην επίτευξη εταιρικών στόχων. Οι διευθυντές μονάδων υπολογίζουν και προβάλλουν τις πωλήσεις, τα γενικά έξοδα, τα λειτουργικά έξοδα και τις κεφαλαιουχικές δαπάνες για την επόμενη χρήση. Στη συνέχεια, μια ανώτερη ομάδα διαχείρισης εξετάζει τις προβολές μονάδων, αντιμετωπίζοντας και διαπραγματεύοντας οποιεσδήποτε αλλαγές. Οι διαπραγματεύσεις αποτελούν κοινό μέρος της επίσημης διαδικασίας κατάρτισης προϋπολογισμού. Μόλις εγκριθεί, το επίσημο σχέδιο προϋπολογισμού γίνεται ο οδικός χάρτης για τις επιχειρήσεις κατά το επόμενο έτος. Οι μηνιαίες και τριμηνιαίες αναθεωρήσεις προϋπολογισμού παρακολουθούν την απόδοση σε σχέση με τις προβλέψεις, επιτρέποντας στους διαχειριστές να εκτιμήσουν την ανάγκη για οποιεσδήποτε αλλαγές.
Ανάπτυξη προϋπολογισμού
Οι ηγέτες των εταιρειών αναπτύσσουν προϋπολογισμούς από κάτω προς τα πάνω και οι διαχειριστές προσπαθούν να επιτύχουν επιχειρηματικούς στόχους από την κορυφή προς τα κάτω. Μετρά τη απόδοση του προϋπολογισμού συνάπτοντας ή υπερβαίνοντας τις προβλέψεις για τις πωλήσεις, τις αποδόσεις και τα κέρδη και φινώντας κάτω από τα προβλεπόμενα κόστη. Παίρνει ένα ισχυρό κίνητρο για να προβάλει τα χαμηλότερα δυνατά θετικά αποτελέσματα και τα υψηλότερα δυνητικά αρνητικά αποτελέσματα σε έναν επίσημο προϋπολογισμό. Οι διαχειριστές που καταλαβαίνουν τις πωλήσεις και τα κέρδη και είναι καλοί στην υπερεκτίμηση του κόστους, δημιουργούν συνήθως τους πιο επιτυχημένους προϋπολογισμούς.
Οφέλη και κόστος
Ένα από τα σημαντικότερα οφέλη από την επίσημη κατάρτιση του προϋπολογισμού είναι το χρονικό διάστημα που οι διαχειριστές πρέπει να κάνουν όλο το χρόνο για να επανεξετάσουν όλες τις πτυχές της λειτουργίας τους έναντι του προϋπολογισμού. Αυτό βοηθά τα στελέχη να κρατούν τους εργαζόμενους συγκεντρωμένους και παρέχει ένα σχέδιο κατά το οποίο να συγκρίνει την πρόοδο. Ο τυπικός προϋπολογισμός δημιουργεί μια ολοκληρωμένη εικόνα του μέλλοντος και φέρνει την ευαισθητοποίηση σχετικά με τις ευκαιρίες και τα εμπόδια. Ο χρόνος είναι το κύριο κόστος της διαδικασίας κατάρτισης του προϋπολογισμού. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διαχειριστές ενδέχεται να βρεθούν εντελώς εξολοθρευμένοι στις προσπάθειες συμμόρφωσης με τις τεράστιες απαιτήσεις που καθορίζονται στον επίσημο προϋπολογισμό. Οι περιττές γραφειοκρατικές επιταγές και η αναξιοπιστία λόγω των ραγδαίων αλλαγών στο εσωτερικό της εταιρείας αποτελούν δύο κοινά αρνητικά στοιχεία του επίσημου προϋπολογισμού.
