Οι πολιτικές και οι διαδικασίες διαμαρτυρίας εξουσιοδοτούν τους υπαλλήλους διασφαλίζοντας ότι η φωνή τους θα ακουστεί. Μια τυπική διαδικασία βελτιώνει το ηθικό των εργαζομένων, ανακουφίζει τους άμεσους επόπτες από συνεχιζόμενες διαφορές και βοηθά να διασφαλιστεί ότι οι διαφωνίες ή άλλα προβλήματα αντιμετωπίζονται με ταχείς και τακτικούς τρόπους.
Λειτουργία
Οι πολιτικές παραπόνων χρησιμοποιούνται από πολλούς οργανισμούς για την παροχή αξιόπιστου και τεκμηριωμένου καναλιού επικοινωνίας μεταξύ εργαζομένων και διοίκησης. Οι γραπτές διαδικασίες συμβάλλουν στη διασφάλιση της ταχείας, ομαλής και δίκαιης ανταπόκρισης στο παράπονο ή το παράπονο ενός υπαλλήλου. Οι εργαζόμενοι που θεωρούν ότι έχουν πληγεί μέσω απόλυσης, ανατροπής, αναστολής χωρίς αμοιβή, παράνομων διακρίσεων, σεξουαλικής παρενόχλησης ή άλλων αμφισβητούμενων γεγονότων μπορούν να αναλάβουν την υπόθεσή τους σε ανώτερο επίπεδο διαχείρισης, υποβάλλοντας παράπονο.
Τύποι
Τα παράπονα μπορούν να χωριστούν σε τρία στάδια: το ανεπίσημο στάδιο, το επίσημο στάδιο και τη διαδικασία προσφυγής. Όποτε είναι δυνατόν, τα παράπονα πρέπει να επιλύονται ανεπίσημα μεταξύ του υπαλλήλου και του άμεσου προϊσταμένου του. Εάν το παράπονο δεν επιλυθεί με τον άμεσο επόπτη, ο υπάλληλος θα πρέπει να θέσει το παράπονο στο επόμενο επίπεδο διαχείρισης. Εάν ο υπάλληλος εξακολουθεί να μην είναι ικανοποιημένος με την απάντηση, τότε προβαίνει σε υποβολή επίσημης διαμαρτυρίας, η οποία δηλώνει εγγράφως την καταγγελία του και τη βάση για αυτό. Σε περίπτωση άρνησης της τυπικής αμφισβήτησης, ο εργαζόμενος μπορεί γενικά να υποβληθεί σε διαδικασία προσφυγής, ενώ η απόφαση που λήφθηκε στο σημείο αυτό είναι τελική όσον αφορά την εταιρεία.
Ευθύνες
Οι εργοδότες θα πρέπει να εργάζονται για να εξασφαλίσουν ότι όλοι στην οργάνωσή τους κατανοούν τις πολιτικές παραπόνων και τη διαδικασία προσφυγής. Είναι επίσης υπεύθυνοι για την περιοδική επανεξέταση των πολιτικών συμμόρφωσης με τις αλλαγές στη νομοθεσία, τους κώδικες ή την πρακτική στον τομέα της απασχόλησης. Οι διευθυντές και οι εποπτικοί υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι για την εφαρμογή των γραπτών διαδικασιών με δίκαιο και συνεπή τρόπο, ενώ οι εργαζόμενοι, από την πλευρά τους, πρέπει να γνωρίζουν τις πολιτικές και να τις ακολουθούν όταν προκύψει η ανάγκη.
Χρονικό πλαίσιο
Οι εργαζόμενοι που επιλέγουν να υποβάλουν παράπονα πρέπει να ακολουθήσουν τις γραπτές διαδικασίες και γενικά να το πράξουν εντός του χρονικού πλαισίου που καθορίζεται από την πολιτική του αιτητή. Για παράδειγμα, η πολιτική μπορεί να καθορίζει ότι τα παράπονα πρέπει να κατατεθούν εντός 15 ημερών από το γεγονός ενεργοποίησης. Ορισμένες κατηγορίες παραπόνων, όπως η διακριτική μεταχείριση ή η παρενόχληση, μπορούν να επιτραπούν σε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα (όπως 30 ημερολογιακές ημέρες).
Οφέλη
Οι πολιτικές και οι διαδικασίες διαφωνίας είναι επωφελείς τόσο για τους εργοδότες όσο και για τους υπαλλήλους τους. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται ενδυναμωμένοι γνωρίζοντας ότι υπάρχει μια διαδικασία με την οποία μπορεί να ακουστεί η φωνή τους. Οι υπεύθυνοι εποπτείας ή οι διαχειριστές επωφελούνται περνώντας τις ανεπίλυτες διαφορές σε υψηλότερο επίπεδο διαχείρισης, όπου μπορούν να αντιμετωπιστούν σωστά. Η εταιρεία ωφελείται επειδή το ηθικό των εργαζομένων αυξάνεται με τη συμμετοχή στη διαδικασία. Επιπλέον, τα ενσωματωμένα χρονικά όρια ενθαρρύνουν την άμεση επίλυση των προβλημάτων, ενώ παρεμποδίζουν την εμφάνιση παραπόνων πολύ καιρό μετά το γεγονός.
