Όταν η εταιρεία ή ο οργανισμός σας έχει σημαντικές πληροφορίες για να επικοινωνήσει και τα συνηθισμένα σας κανάλια είναι ανεπαρκή, σχεδιάστε ένα σχέδιο τακτικής επικοινωνίας προσαρμοσμένο στο περιεχόμενο και τις περιστάσεις. Οι ανακοινώσεις που επωφελούνται από τα προσαρμοσμένα σχέδια συνήθως αποτελούν σημαντικές εκδηλώσεις που δεν είναι τακτικές, όπως η αλλαγή της εκτελεστικής ηγεσίας, τα σχέδια προσλήψεων και οι απολύσεις, η αλλαγή στις παροχές των εργαζομένων και η μετεγκατάσταση των εγκαταστάσεων της εταιρείας. Συχνά περιλαμβάνουν εξωτερικό και εσωτερικό κοινό. Η εκπόνηση ενός σχεδίου προγράμματος τακτικής επικοινωνίας βοηθά να διασφαλίσετε ότι θα εξετάσετε τα βασικά ερωτήματα: ποιος πρέπει να ακούσει τι, από ποιον, με ποια μέσα, πότε και προς ποιον άκρο; Ένα σχέδιο προσδιορίζει επίσης τα καθήκοντα, τις ευθύνες και τα χρονοδιαγράμματα - εξομάλυνση της εργασίας της διαχείρισης του έργου.
Αποσαφηνίστε και επιβεβαιώστε πριν σχεδιάσετε. Προσδιορίστε τον "ιδιοκτήτη" του έργου --- συνήθως το πρόσωπο που τον αναθέτει --- ο οποίος θα συμβουλεύει και θα εγκρίνει το σχέδιό σας. Με τον εν λόγω κάτοχο του έργου: - Επιβεβαιώστε την ουσία του περιεχομένου των ανακοινώσεων, των επιθυμητών χρονοδιαγραμμάτων και των απαιτήσεων εμπιστευτικότητας. Επιβεβαιώστε εάν υπάρχουν ασυνήθιστες ευαισθησίες ή περιστάσεις, όπως οι νομικές απαιτήσεις ή οι απαιτήσεις υποβολής στοιχείων. - Επιβεβαιώστε τον τρόπο με τον οποίο το σχέδιο εντάσσεται ως τακτική στις γενικές στρατηγικές δημόσιων σχέσεων και επικοινωνιών. - Συγκεντρώστε πηγές για πιο λεπτομερείς πληροφορίες και εισροές που θα χρειαστείτε, για παράδειγμα, ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας σας ή ο πρόεδρος της επιτροπής εκτελεστικής έρευνας. - Προσδιορίστε τις απαιτήσεις έγκρισης και αναφοράς για το έργο σας. Συμφωνείτε αν θα διαχειριστείτε το έργο ανεπίσημα ή θα οργανώσετε μια ομάδα έργου. - Αναγνώριση των απαιτήσεων έγκρισης των προϊόντων εργασίας που απορρέουν από το σχέδιο, για παράδειγμα, αναθεώρηση από νομικούς, ανθρώπινους και οικονομικούς φορείς ή από ειδικά στελέχη. - Θέστε τις παραμέτρους για τους απαιτούμενους πόρους, όπως οι προσδοκίες του προϋπολογισμού και η χρήση εξωτερικών οργανισμών.
Κρυσταλλοποιήστε το σκοπό και τους στόχους. Σκοπός είναι αυτό που θέλετε να συμβεί, συνήθως ξεκινώντας με το "To …" Οι στόχοι αρχίζουν συνήθως με τα ρήματα δράσης --- είναι αυτά που θέλετε να κάνετε όταν, δηλώνονται ως διαδικασίες ή επιθυμητά αποτελέσματα. Υπό το πρίσμα αυτό, ο στόχος της ανακοίνωσης σας σε συγκεκριμένη ημερομηνία είναι ένας στόχος. Ο σκοπός μπορεί να είναι "η κάλυψη των αναγκών και προτιμήσεων των ενδιαφερόμενων μερών για έγκαιρη και πραγματική ενημέρωση σχετικά με (το θέμα), με τρόπο που επιβεβαιώνει την εικόνα και τις αξίες της εταιρείας". Αναφέρετε αυτόν το σκοπό πίσω στις γενικές στρατηγικές δημόσιων σχέσεων και επικοινωνιών.
Συμμετέχοντες στο κοινό και κοινό. Ο στρατηγικός σχεδιασμός μάλλον έχει εντοπίσει στόχους επικοινωνίας σε ευρείες εγκεφαλικές κινήσεις. Για το τακτικό σας έργο, εστιάστε την εστίαση. Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι ομάδες ή άτομα τα οποία θα επηρεαστούν από τις συγκεκριμένες πληροφορίες που σκοπεύετε να μεταδώσετε και είναι ως εκ τούτου βασικά ακροατήρια. Προσθέστε στη λίστα άλλα είδη κοινού στα οποία θέλετε να δημιουργήσετε, να αλλάξετε ή να επιβεβαιώσετε τις αντιλήψεις. Χρησιμοποιήστε έναν πίνακα ή ένα υπολογιστικό φύλλο με τις ακόλουθες επικεφαλίδες στηλών για να συνοψίσετε την ανάλυσή σας για: - Τμήμα Ακοής. Δώστε σε καθένα ένα όνομα και, αν χρειαστεί, υποσημείωση που περιείχαν αυτά τα στοιχεία. Υποτομή μια ομάδα εάν οι ανάγκες επικοινωνίας θα διαφέρουν εντός της ομάδας. Παράδειγμα: όλοι οι υπάλληλοι, υπάλληλοι του εμπλεκόμενου τμήματος, επιβλέποντες. Ρωτήστε: "Ποιος θα χρειαστεί ή θα ήθελε να μάθει για αυτό --- και γιατί;" Για παράδειγμα, εξετάστε τους βασικούς πελάτες, τους ιδιοκτήτες μετοχών, το ευρύ κοινό, τους συναδέλφους του κλάδου σας, τους πολιτικούς οργανισμούς και τους σημαντικούς προμηθευτές. Επιλέξτε εάν τα μέσα μαζικής ενημέρωσης θα είναι στοχευμένα τμήματα ή αντ 'αυτού θα χρησιμοποιηθούν ως κανάλια για την πρόσβαση σε τμήματα όπως το ευρύ κοινό και η επιχειρηματική κοινότητα. --Νέα / Μήνυμα. Αν και η ευαισθητοποίηση και η κατανόηση είναι στόχοι για όλα τα ακροατήρια, μερικά μπορεί να έχουν ειδικές ανάγκες. Οι εργαζόμενοι μπορεί να θέλουν να μάθουν πώς θα επηρεαστούν από το κλείσιμο ενός γραφείου, για παράδειγμα, ή τα μέλη των ενώσεων, τη διαδικασία με την οποία θα επιτύχει ένας υποχωρημένος εκτελεστικός ηγέτης. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, τα στελέχη, οι εποπτικές αρχές και οι διαχειριστές λογαριασμών συγκαταλέγονται μεταξύ εκείνων που δεν χρειάζονται μόνο τις ειδήσεις, αλλά το σχέδιό σας για την επικοινωνία, ειδικά εάν πρόκειται να διαδραματίσουν κάποιο ρόλο. Προσδιορίστε τα βασικά μηνύματα για κάθε τμήμα. --Key Communicator. Από ποιον θα περίμενε κάθε τμήμα ή θα ήθελε να ακούσει τα νέα σας; Προσδιορίστε τον εκπρόσωπο ως το «πρόσωπο» της επικοινωνίας σε κάθε ομάδα --- που θα αναφέρεται σε ένα δελτίο τύπου, για παράδειγμα, ή θα ηγηθεί μιας διάσκεψης με τους υπαλλήλους. Παρόλο που η επιχειρηματική κοινότητα αναμένεται να ακούσει από τον διευθύνοντα σύμβουλο, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να προτιμούν να ενημερώνονται από τους επόπτες και τους βασικούς πελάτες τους από τους διαχειριστές λογαριασμών τους.
Σχεδιάστε τη σειρά καναλιών και τα κανάλια. Εάν έχετε ποτέ καταπλήξει, μαθαίνοντας πρώτα από μια εφημερίδα με μεγάλες αλλαγές που σχεδιάζει η εταιρεία σας, καταλαβαίνετε την αρχή της "μη εκπλήξεις" και τη σημασία της κλιμακωτής πληροφόρησης για να διασφαλιστεί ότι δεν θα προκύψουν εκπλήξεις. Σε ένα προσωρινό πίνακα εργασίας ή σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ορίστε τα τμήματα-στόχους σας με τη σειρά που θα ενημερωθούν, επιστρέφοντας από την ημερομηνία και την ώρα που οι πληροφορίες σας θα είναι ευρύτερα γνωστές (συχνά η ώρα ενός γενικού δελτίου ειδήσεων). Παρόλο που ορισμένες διανομές μπορεί να είναι ταυτόχρονες, σκεφτείτε αν ορισμένα τμήματα χρειάζονται εκ των προτέρων ανακοίνωση επικοινωνίας. Για παράδειγμα, οι εποπτικές αρχές μπορεί να χρειαστούν χρόνο για να προετοιμαστούν για τις ερωτήσεις των εργαζομένων και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου μπορούν να χαιρετίσουν την επικείμενη άρθρα εφημερίδων. Στη στήλη δίπλα σε κάθε τμήμα, προσδιορίστε το κανάλι μέσω του οποίου θα γίνει η επικοινωνία. Τα κανάλια είναι μέθοδοι διανομής πληροφοριών που συνήθως περιλαμβάνουν γεγονότα και γραπτό περιεχόμενο. Παραδείγματα: - Για την εκτελεστική ομάδα, τα διοικητικά μέλη του διοικητικού συμβουλίου, τους βασικούς διευθυντές των υπηρεσιών και τους επιβλέποντες --- προειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. - Για τους εργαζόμενους --- προκήρυξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνεδριάσεις των τμημάτων, τηλεδιάσκεψη, περιεχόμενο ιστότοπου. - Για τα βασικά συστατικά στοιχεία - Προειδοποίηση με φαξ και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ζωντανή παρουσίαση. --Για το ευρύ κοινό - διανομή γενικού δελτίου ειδήσεων, συνέντευξης Τύπου, περιεχομένου ιστότοπου.
Προσδιορίστε τα απαιτούμενα εξασφαλίσεις. Τα καλύμματα είναι τα υλικά που χρησιμοποιούνται για την εκτέλεση του σχεδίου επικοινωνίας σας - έγγραφα και οπτικοακουστικά μέσα όπως φωτογραφίες και ηχογραφήσεις. Κατηγοριοποιήστε τα ως: --Δημιουργία εξασφαλίσεων, για χρήση με πολλαπλά τμήματα. Παραδείγματα: δελτίο ειδήσεων, ενημερωτικό δελτίο, Ε & Α, φωτογραφίες, περιεχόμενο ιστότοπου. --Συμβαλλόμενα τμήματα, οι επικοινωνίες που απευθύνονται σε συγκεκριμένο κοινό που ανταποκρίνεται στις ανάγκες και τις προτιμήσεις τους και στη "φωνή" του προτιμώμενου εκπροσώπου τους. Συχνά πρόκειται για σημείωμα από τον Key Communicator του τμήματος που επισυνάπτει αντίγραφα των εγγυήσεων των παραπάνω ιδρυμάτων, ιδίως των εκδόσεων ειδήσεων. "Ήθελα να σας ενημερώσω ότι η εταιρεία μας αναγγέλλει αργότερα σήμερα το απόγευμα την είδηση ότι …" Αυτές οι εξασφαλίσεις μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν σημεία συνομιλίας, περιγράμματα περιεχομένου ή AV για Key Communicators όπως τα μέλη της εκτελεστικής ομάδας και οι εποπτικές αρχές. - Συμβολαιογραφικές εγγυήσεις, σημειώματα από εσάς σε άλλους που αναμένεται να λάβουν μέρος στο έργο, να τους αποκαλέσουν το σχέδιο επικοινωνίας και τους αναμενόμενους ρόλους τους. Επισύναψη σχετικών αντιγράφων των θεμελιώσεων και των εξασφαλίσεων τομέων. Σε ένα τραπέζι ή υπολογιστικό φύλλο, προσδιορίστε για κάθε ασφάλεια την εξής: Όνομα, Βασικός Communicator, Αντιστοίχιση, Σχέδιο ημερομηνίας λήξης, Απαιτούμενη έγκριση, Τελική ημερομηνία λήξης.
Επιβεβαιώστε την απαιτούμενη υποστήριξη. Προσδιορίστε ποια υποστήριξη θα απαιτήσει η ανάπτυξη του έργου σας και επιβεβαιώστε τη διαθεσιμότητά του. Εάν δεν υπάρχει σταθερή υποστήριξη, χρησιμοποιήστε έναν πίνακα ή ένα υπολογιστικό φύλλο για να περιγράψετε λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο θα λάβετε υποστήριξη, όπως τα ακόλουθα, προσδιορίζοντας το στοιχείο υποστήριξης, την προέλευση και το κόστος: - Καταστροφή των εξασφαλίσεων - Συμπίεση λιστών διανομής με πληροφορίες επικοινωνίας για τα τμήματα στόχους --Δυνατότητα και ευθύνη για μαζικές μεταδόσεις όπως ομαδικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, - Διατάξεις για συναντήσεις ομάδων, συνέδρια ειδήσεων και άλλα συναφή γεγονότα.
Λεπτομερής ανάπτυξη του έργου. Χρησιμοποιήστε έναν πίνακα ή ένα υπολογιστικό φύλλο για τη διαδοχική λίστα και καθορίστε το χρονοδιάγραμμα για κάθε δραστηριότητα που σχεδιάζετε για την ανάπτυξη της επικοινωνίας σας. Προσδιορίστε ποιος θα κάνει τι και πότε, καθώς και οι εγγυητές που θα χρησιμοποιήσει ο καθένας. Εξετάστε αυτές τις επικεφαλίδες στηλών: Αριθμός, Ημερομηνία και ώρα, Δραστηριότητα, Συμπληρωματικά στοιχεία που πρέπει να χρησιμοποιηθούν, Υπεύθυνο (α) και Κατάσταση ή Σημειώσεις. Προγραμματίστε να συμπεριλάβετε την Λεπτομέρεια Αναπτύξεως Έργου στις συμβουλευτικές εξασφαλίσεις που παρέχετε σε άλλους που συμμετέχουν σε αυτήν, όπως τα μέλη της εκτελεστικής ομάδας, οι εποπτικές αρχές και το προσωπικό υποστήριξης.
Σχεδιάστε την παρακολούθηση του έργου. Χρησιμοποιήστε έναν πίνακα ή ένα υπολογιστικό φύλλο για να περιγράψετε λεπτομερώς την ακόλουθη παρακολούθηση όπως: - ερωτήσεις μετά την ανακοίνωση από ενδιαφερόμενα μέρη, όπως εργαζόμενοι και μέσα ενημέρωσης, - αξιολόγηση του έργου, πιθανότατα συμπεριλαμβανομένης της επιτυχίας εκτέλεσης του έργου και υποκειμενικών εκτιμήσεων της ανταπόκρισης του κοινού
Κάντε έναν προϋπολογισμό. Προσδιορίστε το αναμενόμενο κόστος σύμφωνα με τις οικονομικές πολιτικές του οργανισμού σας. Ίσως χρειαστεί να εντοπίσετε μόνο εκείνες που δεν έχουν ήδη συμπεριληφθεί στον υπάρχοντα προϋπολογισμό για γενική υποστήριξη επικοινωνιών.
Πάρτε το σχέδιο του έργου σας εγκεκριμένο. Παρέχετε την εργασία σας στον κάτοχο του έργου για έγκριση πριν ξεκινήσετε την εκτέλεση και ζητήστε προτάσεις βελτίωσης. Προετοιμάστε το έγγραφο της πρότασής σας με μια σύντομη σύνοψη. Ακολουθήστε αυτό το περίγραμμα και ενσωματώστε τους πίνακες / υπολογιστικά φύλλα σας αντί για λεπτομερή αφήγηση: - Εκτενής σύνοψη - Σκοπός και στόχοι - Υποστηρικτές και ακροατήρια (πίνακας ή υπολογιστικό φύλλο) - Αναλυτική παρουσίαση των επικοινωνιών (πίνακας ή υπολογιστικό φύλλο) (πίνακας ή υπολογιστικό φύλλο) --Προγραμματισμός παρακολούθησης - Υποστηριζόμενη υποστήριξη --Προσφορά
Συμβουλές
-
Αν το επιτρέπει η εμπιστευτικότητα, συμβουλευτείτε τα μέλη των ενδιαφερομένων και των ακροατών ή όσους συνεργάζονται μαζί τους για να κατανοήσουν καλύτερα τις ανάγκες και τα ενδιαφέροντά τους όσον αφορά τις πληροφορίες. Εκτός από τα συνηθισμένα κανάλια επικοινωνίας σας, σχεδιάστε ειδικές εκδηλώσεις για μη ρουτίνα ειδήσεις για να σηματοδοτήσετε την "ιδιαιτερότητα" του.
Προειδοποίηση
Ορισμένες ανακοινώσεις ενδέχεται να υπόκεινται σε νόμους και κανονισμούς εργασίας και κινητών αξιών. Ελέγξτε με επικεφαλής νομικών και ανθρώπινων πόρων.
