Ένα τιμολόγιο είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας που ενημερώνει τους πελάτες σας για το τι έχετε παράσχει, πόσο κοστίζει και πώς πρέπει να πληρώνουν. Τα τιμολόγια μπορούν να είναι τόσο απλά όσο ένα χειρόγραφο φύλλο με μερικές σημειώσεις ή μπορούν να είναι εξελιγμένα, επαγγελματικά σχεδιασμένα μηχανογραφημένα έγγραφα. Τα σαφή και ενημερωτικά τιμολόγια δίνουν την αξιοπιστία της εταιρείας σας στους πελάτες σας. Μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να πληρώσετε νωρίτερα και όχι αργότερα, επιτρέποντας στους πελάτες σας να γνωρίζουν πότε περιμένετε να αποχωρήσουν.
Αριθμοί τιμολογίων
Τα τιμολόγια είναι γραμμένα με διαδοχική σειρά και ένας αριθμός τιμολογίου σάς βοηθά να εντοπίσετε ή να ανατρέξετε σε ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο σε μια ακολουθία. Αν τα τιμολόγιά σας δεν είναι μηχανογραφημένα, αρχειοθετήστε τα με τη σειρά που τα εκδίδετε, ώστε να μπορείτε εύκολα να βρείτε το τιμολόγιο που χρειάζεστε. Εάν αγοράζετε τεμάχια τιμολογίων που συμπληρώνετε με το χέρι, θα συνοδεύονται από προτυπωμένους αριθμούς και τα τιμολόγια θα δεσμεύονται μαζί, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να κάνετε επιπλέον εργασίες για να τα διατηρήσετε σε τάξη. Αν δημιουργείτε μηχανογραφημένα τιμολόγια χρησιμοποιώντας λογισμικό όπως το QuickBooks ή το Square, το πρόγραμμα θα κάνει την δουλειά για εσάς και θα εκδώσει τα τιμολόγιά σας στη σειρά.
Όταν πρέπει να ανατρέξετε σε ένα τιμολόγιο, όπως εάν ο πελάτης έχει μια ερώτηση σχετικά με την πληρωμή ή εάν έχετε λάβει μια επιταγή και θέλετε να επισημάνετε το τιμολόγιο ως πληρωμένο, απλώς αναζητήστε τον με αριθμό τιμολογίου. Μπορείτε να ξεκινήσετε τη σειρά των τιμολογίων σας με οποιονδήποτε αριθμό επιλέγετε, ακόμη και αν γράφετε το πρώτο σας τιμολόγιο, μπορείτε να του δώσετε μεγαλύτερο αριθμό για να φτιάξετε την εταιρεία σας πιο εδραιωμένη.
Τι πρέπει να υπάρχει σε ένα τιμολόγιο;
Εκτός από τον αριθμό τιμολογίου, ένα τιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεστε για να μεταφέρετε τις απαραίτητες πληροφορίες στον πελάτη σας, ώστε να μπορείτε να πληρώσετε. Εκτός από την ειδοποίηση ενός οφειλόμενου ποσού, ένα τιμολόγιο είναι επίσης ένα χρήσιμο εργαλείο αναφοράς για τους πελάτες που πρέπει να γνωρίζουν τι έχουν λάβει και σε ποια ποσότητα. Συμπεριλάβετε στο τιμολόγιό σας:
- Το όνομα, η διεύθυνση, ο αριθμός τηλεφώνου και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εταιρείας σας.
- Την ημερομηνία εγγραφής του τιμολογίου ή την ημερομηνία παράδοσης του προϊόντος. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα χρονολόγησης ή το άλλο, αλλά να είναι συνεπής.
- Το όνομα και η διεύθυνση χρέωσης του πελάτη σας.
- Η διεύθυνση αποστολής του πελάτη σας.
- Η ποσότητα κάθε παραγγελθέντος στοιχείου, το όνομα ή ο αριθμός αποθέματος κάθε παραγγελθέντος αντικειμένου, η τιμή μονάδας κάθε παραγγελθέντος είδους και η συνολική τιμή κάθε στοιχείου, υπολογιζόμενη πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή μονάδας.
- Το συνολικό οφειλόμενο ποσό για όλα τα στοιχεία του τιμολογίου.
- Ο οφειλόμενος φόρος πωλήσεων, εάν ισχύει.
- Οι όροι πληρωμής, όπως η αντικαταβολή ή το καθαρό ποσό 15 (15 ημέρες για την πληρωμή).
Χρήση τιμολογίων για ταχεία πληρωμή
Λίγη σκέψη και προσοχή κατά τη δημιουργία τιμολογίων μπορεί να σας βοηθήσει να πληρώσετε πιο γρήγορα και με συνέπεια. Όσο πιο σύντομα στέλνετε το τιμολόγιό σας, τόσο πιο γρήγορα ο πελάτης σας θα γνωρίζει πόσα χρήματα θα πληρώσει και πότε θα πληρωθεί η πληρωμή. Παρόλο που οι όροι πληρωμής, όπως το χρονικό διάστημα μεταξύ της παράδοσης και της πληρωμής, συνήθως διαπραγματεύονται εκ των προτέρων, μπορεί να χρησιμεύσει ως χρήσιμη υπενθύμιση η αναγραφή αυτών των όρων σαφώς και εμφανώς στο τιμολόγιο. Αν ο πελάτης σας είναι πίσω από την πληρωμή για τα προηγούμενα τιμολόγια, συμπεριλαμβανομένου του συνολικού ποσού που οφείλεται στο τρέχον τιμολόγιο, μπορεί να επιταχύνει την πληρωμή εξοικονομώντας στον πελάτη το βήμα της αναζήτησης προηγούμενων υπολοίπων.