Η καταχώρηση δεδομένων είναι ίσως μία από τις σημαντικότερες πτυχές της επιτυχίας μιας εταιρείας. Όταν τα δεδομένα προστίθενται σωστά, οι πληροφορίες που διαδίδονται μπορούν να βοηθήσουν τα στελέχη να σχεδιάσουν μπροστά, να καθορίσουν τους στόχους και να βοηθήσουν στην αποκατάσταση των ελλείψεων. Όταν τα δεδομένα εισάγονται στο σύστημα του υπολογιστή με λάθη, τα συμπεράσματα είναι λοξά και ανακριβή, για καλύτερα ή χειρότερα. Επομένως, η ακρίβεια και η αποδοτικότητα που εισάγουν οι φορείς εκμετάλλευσης των δεδομένων είναι εξαιρετικά σημαντικές.
Αρχική εισαγωγή
Οι χειριστές εισόδου δεδομένων εισάγουν αρχικά δεδομένα σε συστήματα που αντιπροσωπεύουν είτε επιχειρηματικούς στόχους είτε πληροφορίες. Μερικές φορές, τα δεδομένα αυτά παραμένουν σχετικά, αλλά συχνά αποσυντίθενται με την πάροδο του χρόνου. Για το λόγο αυτό, οι επαγγελματίες που εισάγουν δεδομένα πρέπει να εισάγουν νέες πληροφορίες σε περιστρεφόμενη βάση. Εάν οι αρχικές πληροφορίες είναι λανθασμένες, η εταιρεία κινδυνεύει να έχει διπλές καταχωρήσεις που δημιουργούν περισσότερη εργασία από ό, τι είναι απαραίτητο. Όταν συμβεί αυτό, οι διαχειριστές ενδέχεται να χρειαστεί να καθαρίσουν και να καθαρίσουν ξεκάθαρα παρωχημένες και ανακριβείς πληροφορίες. Εάν οι αρχικές πληροφορίες είναι ακριβείς, ο χειριστής καταχώρησης δεδομένων χρειάζεται μόνο να εισαγάγει νέα δεδομένα για να δημιουργήσει την ενημέρωση.
Επικύρωση εισαγωγής δεδομένων
Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τη χρήση προγραμμάτων επικύρωσης δεδομένων, τα οποία μειώνουν τις πιθανότητες εισαγωγής λανθασμένων δεδομένων στο σύστημα. Αρχικά, χρειάζεται περισσότερος χρόνος από τα συστήματα που δεν ελέγχουν διπλά ή τριπλά. Μακροπρόθεσμα, ωστόσο, τα προγράμματα επικύρωσης μπορούν να εξοικονομήσουν πολύτιμο χρόνο και χρήματα στην επιχείρηση μειώνοντας την ανάγκη επιστροφής παλαιών αρχείων και διορθώνοντας λάθη του παρελθόντος. Σε ένα πρόγραμμα επικύρωσης, ο χειριστής καταχώρησης δεδομένων πρέπει να επαληθεύσει τις πληροφορίες που έχουν εισαχθεί περισσότερες από μία φορές πριν γίνει αποδεκτή. Ορισμένα προγράμματα επιτρέπουν μόνο αριθμητικές καταχωρίσεις σε ορισμένα πεδία σε μια φόρμα και αντίστροφα.
Προγράμματα λογισμικού
Δεν είναι όλα τα προβλήματα ακρίβειας εισαγωγής δεδομένων δημιουργούνται από τον άνθρωπο. Φτηνά και αναποτελεσματικά προγράμματα λογισμικού επικύρωσης δεδομένων ενδέχεται να έχουν σφάλματα, ανεπάρκειες προγραμματισμού και άλλα προβλήματα. Οι μεγαλύτερες οργανώσεις απαιτούν πιο ακριβή και ακριβή προγράμματα αποθήκευσης δεδομένων, ενώ οι μικρότερες επιχειρήσεις ενδέχεται να μην χρειάζονται τέτοιες αυστηρές απαιτήσεις. Ο αποφασιστικός παράγοντας είναι ο τρόπος με τον οποίο μια φτηνή ή ακριβή δέσμη ελέγχου δεδομένων επηρεάζει την κατώτατη γραμμή μιας επιχείρησης. Το αν το πρόγραμμα χάνει λίγους χαρακτήρες ή ερμηνεύει εσφαλμένα ένα δεκαδικό σημείο μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ μερικών πένων και χιλιάδων δολαρίων που χάνονται.
Αύξηση αξίας
Όταν τα λανθασμένα δεδομένα παραμένουν στη βάση δεδομένων μιας εταιρείας, μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά την πλήρη αξία της. Οι παρωχημένες πληροφορίες, όπως οι παρωχημένες ανακοινώσεις ενοικίου ή παλαιές εκτιμήσεις που δεν έχουν ενημερωθεί, μπορούν να κάνουν μια επιχείρηση να φαίνεται λιγότερο αποδοτική από ό, τι στην πραγματικότητα. Αυτό μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην ικανότητα του ιδιοκτήτη επιχείρησης να κερδίσει χρήματα στο μέλλον, να αποκτήσει περισσότερη επιχείρηση ή να πουλήσει αργότερα. Η τήρηση ακριβών αρχείων και η ενημέρωσή τους σε καθημερινή βάση είναι επιτακτική ανάγκη για τη διατήρηση και την αύξηση της αξίας της εταιρείας.
