Τα αποδεικτικά επιστολής παραλαβής επιβεβαιώνουν την παράδοση των ζητούμενων αντικειμένων, όπως μια αποστολή αγαθών ή μια πρόταση σύμβασης. Το γράμμα διευκρινίζει με σαφήνεια τι έγινε και πότε. Σημειώνει επίσης εάν απαιτείται παρακολούθηση. Τα γράμματα είναι συνήθως μερικές μόνο παραγράφους και αποστέλλονται συνήθως εντός μιας εργάσιμης ημέρας από τη λήψη των ζητούμενων στοιχείων. Οι περισσότερες επιστολές επιβεβαίωσης παραλαβής αποστέλλονται με τακτική ταχυδρομική αλληλογραφία, αλλά φαξ, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πιστοποιημένο ταχυδρομείο είναι επίσης επιλογές. Το Κρατικό Πανεπιστήμιο του Κολοράντο σημειώνει ότι οι επιστολές αναγνώρισης αποτελούν επαγγελματική ευγένεια που συμβάλλει στην προώθηση των επιχειρηματικών σχέσεων.
Ελέγξτε τα στοιχεία που θέλετε να λάβετε. Βεβαιωθείτε ότι η παράδοση ανταποκρινόταν στις προσδοκίες σας.
Απευθυνθείτε στην επιστολή προς το πρόσωπο που αναμένει την παραλαβή της παραλαβής. Το πλήρες όνομα και ο τίτλος του ατόμου μαζί με τη διεύθυνση πρέπει να εμφανίζονται στο γράμμα και στον φάκελο.
Γράψε το γράμμα. Στην πρώτη παράγραφο επιβεβαιώνετε την παραλαβή των αντικειμένων, ευχαριστώντας τον αποστολέα για την παράδοση των ζητούμενων στοιχείων ή πληροφοριών. Στη συνέχεια, απαριθμήστε κάθε στοιχείο που ελήφθη μαζί με την ημερομηνία.
Ενημερώστε τον παραλήπτη στο δεύτερο εδάφιο ότι είστε ικανοποιημένοι με την παράδοση - αν συμβαίνει αυτό - και ότι η παράδοση ταιριάζει με τις προσδοκίες σας.
Τερματίστε την επιστολή με ένα συμπληρωματικό κλείσιμο όπως "Ευχαριστούμε" ή "Ειλικρινά" και το τυπωμένο σας όνομα. Υπογράψτε και στείλτε την επιστολή.
