Μην βασίζεστε σε τηλεφωνικές κλήσεις για να λάβετε τα αποτελέσματα που χρειάζεστε. Όταν μιλάτε στο τηλέφωνο με την εξυπηρέτηση πελατών, τις ασφαλιστικές εταιρείες, τις επιχειρήσεις ή οποιονδήποτε άλλο σχετικά με ένα σημαντικό θέμα, πρέπει να ακολουθήσετε μια επιστολή επιβεβαίωσης για να δημιουργήσετε ένα γραπτό αρχείο για μελλοντική χρήση.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
επεξεργαστή κειμένου
-
χαρτί
-
φάκελος
-
σφραγίδα
Μια επιστολή επιβεβαίωσης είναι ένας τρόπος για να κάνετε μια γραπτή καταγραφή μιας τηλεφωνικής συνομιλίας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί αργότερα για να αποδείξει τι συζητήθηκε. Η επιστολή επιβεβαίωσης ολοκληρώνει τρία πράγματα: 1) βοηθά τα μέρη να παρακολουθούν τις ευθύνες τους, 2) λέει στον αποδέκτη ότι η συζήτηση δεν θα ξεχαστεί. και 3) μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία στη δικαστική διαδικασία για να αποδείξουν την έκδοσή σας.
Προγραμματίστε την επιστολή σας πριν από την τηλεφωνική σας συνομιλία κάνοντας μια λίστα με τα πράγματα για να συζητήσετε. Για κάθε θέμα συζήτησης, καθορίστε ποιος είναι υπεύθυνος και πότε θα ολοκληρωθεί το στοιχείο. Εάν υπάρχουν τυχόν απρόβλεπτα, προσδιορίστε τα.
Μετά την τηλεφωνική σας συνομιλία, αρχίστε να γράφετε την επιστολή σας. Συμπεριλάβετε μια ημερομηνία, τον παραλήπτη και μια γραμμή θέματος. Γράψτε το γράμμα απλά και συνοπτικά. Η επιστολή πρέπει να είναι πραγματική και ακριβής. Αφήστε τα σχόλια, τις εικασίες και τα συναισθήματα. Κατά κανόνα, μην χρησιμοποιείτε τα θαυμαστικά. Μην προσπαθήσετε να εκφοβήσετε ή να φοβηθείτε. Να θυμάστε ότι η επιστολή μπορεί να καταλήξει να διαβάζεται σε δικαστή ή κριτική επιτροπή και δεν θέλετε να συναντήσετε δυσάρεστο ή παράλογο.
Ξεκινήστε την επιστολή με "Αυτή η επιστολή είναι για να επιβεβαιώσετε την τηλεφωνική συνομιλία μας στις ημερομηνία σχετικά με ___. "Στη συνέχεια, περιγράψτε με ακρίβεια αυτό που συζητήθηκε καθορίζοντας ποιος δήλωσε τι πρέπει να συμπεριλάβει όλες τις σημαντικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένου του ποιος είναι υπεύθυνος για το αντικείμενο της ενέργειας, πότε πρέπει να ολοκληρωθεί και τυχόν απροσδόκητες συνέπειες. ενημερώστε μου εγγράφως το συντομότερο δυνατό αν κάτι που περιγράφεται παραπάνω είναι ανακριβές. "Στη συνέχεια, υπογράψτε το γράμμα.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει και διατηρήσετε ένα αντίγραφο της υπογεγραμμένης επιστολής, στη συνέχεια αποστέλλετε το μήνυμα. Εάν το θέμα της επιστολής είναι κρίσιμο και έχετε λόγο να πιστεύετε ότι ο παραλήπτης μπορεί να αρνηθεί τη λήψη της επιστολής, τότε στείλτε την επιστολή μέσω πιστοποιημένης αλληλογραφίας. Αν έχετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη, τότε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι εντάξει.
