Η γραφειοκρατία αποτελεί μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας και η διαδικασία πρόσληψης νέου υπαλλήλου δεν αποτελεί εξαίρεση. Υπάρχουν ορισμένα έγγραφα που πρέπει να συμπληρώνονται από νέους υπαλλήλους, όπως φόροι παρακράτησης φόρου και χαρτιά άμεσης κατάθεσης. Όλες οι απαραίτητες μορφές μαζί με κάθε γραφειοκρατία της εταιρείας θα πρέπει να συμπληρωθούν από τον εργαζόμενο και να διεκπεραιωθούν έγκαιρα, ιδανικά κατά την πρώτη ημέρα του εργαζόμενου.
Νέες Απασχολούμενες Χαρτί
Οι νέοι υπάλληλοι θα πρέπει να συμπληρώσουν ένα έντυπο αίτησης εργασίας - εάν δεν το έχουν ήδη κάνει - να αναγράφουν την πλήρη διεύθυνση, τους αριθμούς επικοινωνίας, τις πληροφορίες επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης, τις αναφορές και όλες τις προηγούμενες εργασιακές εμπειρίες, δοκιμές. Οι περισσότεροι υπάλληλοι ολοκληρώνουν τις αιτήσεις και υπογράφουν τα έντυπα συναίνεσης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας συνέντευξης και πρόσληψης, αλλά εάν όχι, οι ανθρώπινοι πόροι θα χρειαστούν αυτές τις πληροφορίες να συμπληρωθούν και να υποβληθούν σε επεξεργασία για το αρχείο προσωπικού των εργαζομένων.
Κυβερνητικά Έντυπα
Η κυβέρνηση των ΗΠΑ απαιτεί να συμπληρωθούν διάφορα έντυπα για κάθε νέο υπάλληλο. Το Έντυπο I-9 επαληθεύει την ταυτότητα κάθε μισθωμένου ατόμου και αν είναι νόμιμα επιλέξιμη για εργασία στις Ηνωμένες Πολιτείες. Το εν λόγω έντυπο πρέπει να συμπληρωθεί και να υπογραφεί το αργότερο την πρώτη ημέρα απασχόλησης και να φυλάσσεται από τον εργοδότη μαζί με αντίγραφο της κάρτας κοινωνικής ασφάλισης του εργαζομένου. Το Έντυπο W-4 περιγράφει τα επιδόματα παρακράτησης εργαζομένων για σκοπούς ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος. Οι εργαζόμενοι πρέπει να συμπληρώσουν ένα νέο Έντυπο W-4 εάν το επίδομα παρακράτησής τους αλλάξει κατά τη διάρκεια του έτους.
Δημόσια νέα φόρμα ενοικίασης
Όλοι οι εργοδότες υποχρεούνται από τον ομοσπονδιακό νόμο να αναφέρουν κάθε νέα μίσθωση - εντός 20 ημερών από την προσληφθείσα ημερομηνία - στο Γραφείο Εκπαίδευσης Παιδιών Υποστήριξης των ΗΠΑ. Αυτή η κρατική υπηρεσία καθορίζει εάν ο εργαζόμενος οφείλει πληρωμές για την υποστήριξη παιδιών. Οι νέες προσλήψεις μπορούν να αναφερθούν χρησιμοποιώντας ένα αντίγραφο του εντύπου W-4 ή μια φόρμα εταιρείας που περιέχει τις ίδιες πληροφορίες. Τα έντυπα μπορούν να υποβληθούν ηλεκτρονικά ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον Κρατικό Κατάλογο των New Hires στο κράτος όπου εργάζεται ο εργαζόμενος.
Έντυπο άμεσης κατάθεσης
Ένα έντυπο άμεσης κατάθεσης πρέπει να συμπληρωθεί και να μετατραπεί σε λογιστική υπηρεσία. Ένας υπάλληλος θα πρέπει να αναφέρει το όνομα, τη διεύθυνση και τους αριθμούς του τραπεζικού λογαριασμού του και να επισυνάψει ένα κενό ακυρωμένο έλεγχο για να λάβει την άμεση κατάθεση των αποδοχών του.
Παραλαβή Εγχειριδίων / Εγχειριδίων Εργαζομένων
Οι νέοι υπάλληλοι θα πρέπει να λαμβάνουν αντίγραφο του εγχειριδίου της εταιρείας και του εγχειριδίου ασφαλείας, εάν υπάρχει. Κάθε υπάλληλος θα πρέπει να υπογράψει και να χρονολογήσει ένα έγγραφο που αναγνωρίζει ότι έλαβε και θα συμμορφωθεί με τους κανόνες που αναφέρονται στο εγχειρίδιο. Αυτές οι φόρμες είναι σημαντικές, καθώς σε ένα εγχειρίδιο εταιρειών αναφέρονται όλοι οι κανόνες της εταιρείας, όπως η πολιτική για τα ναρκωτικά και το αλκοόλ, η πολιτική σεξουαλικής παρενόχλησης, ο κώδικας συμπεριφοράς των εργαζομένων, οι ρήτρες μη κοινοποίησης και μη ανταγωνισμού και άλλες σχετικές πληροφορίες για την εταιρεία.
