Τα τυπικά επιχειρησιακά γράμματα απαιτούν ένα συγκεκριμένο πρωτόκολλο, ανεξάρτητα από την πρόθεση της επιστολής. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να είναι σύντομη και σύντομη, συνήθως προσαρμόζεται σε μία σελίδα. Ενώ πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα σαφές, τυπικό στυλ γραφής, υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις στις οποίες η χρήση συντομογραφιών είναι κατάλληλη για να εξοικονομήσετε χώρο και χρόνο.
Προθέματα και τιμητικές διακρίσεις
Και τα δύο προθέματα και τα τιμητικά στοιχεία αναμένεται να συντομογραφηθούν στο χαιρετισμό και αλλού στην επιστολή. Για παράδειγμα, μια επιχειρησιακή επιστολή θα ξεκινούσε με "Αγαπητέ κύριε Johns", όχι "Αγαπητέ κύριε Johns". Οι πλούσιοι όλων των προθεμάτων και των τιμημάτων είναι επίσης συντετμημένοι, όπως οι "Messrs" για πολλαπλούς άνδρες παραλήπτες και "Mses" για πολλαπλούς θηλυκούς παραλήπτες.
Εταιρικά ονόματα
Τόσο το επιστολόχαρτο όσο και η "εσωτερική διεύθυνση" θα περιλαμβάνουν ονόματα εταιρειών - αυτά του αποστολέα και του αποδέκτη. Μπορεί να μην είναι σκόπιμο να συντομευθεί οποιοδήποτε τμήμα του εταιρικού ονόματος εκτός αν το όνομα της εταιρείας είναι καταχωρημένο με συντομογραφία. Για παράδειγμα, αν η εταιρεία έχει καταχωριστεί ως "Motts, Inc.", μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Inc." στην εσωτερική διεύθυνση χωρίς να εξηγεί "Incorporated". Ομοίως, μην υποκαθιστάτε το "&" για "και" εκτός αν είναι μέρος του ονόματος της εταιρείας.
Διευθύνσεις
Σε αντίθεση με το μπροστινό μέρος ενός φακέλου, η κατάσταση θα πρέπει να διευκρινιστεί όταν είναι μέρος του επιστολόχαρτου, της κεφαλίδας ή της εσωτερικής διεύθυνσης. Για παράδειγμα, αν η εταιρεία του παραλήπτη βρίσκεται στο Σιάτλ, η εσωτερική διεύθυνση θα διαβάσει "Seattle, Washington 98101."
Συνήθως χρησιμοποιούνται συντμήσεις
Ένα postcript, το οποίο είναι μια επιπλέον δήλωση μετά το κλείσιμο μιας επιστολής, εκφράζεται πάντοτε με τη συντομογραφία "P.S." Εάν συμπεριλαμβάνετε επιπλέον έγγραφα μαζί με την επιστολή σας, είναι αποδεκτό να τα υποδείξετε είτε γράφοντας "Περιφράξεις", ακολουθούμενος από τον αριθμό των εγγράφων, ή με συντομογραφία "Enc." κάτω από την υπογραφή σας. Το RSVP είναι αποδεκτή συντομογραφία όταν ζητάτε από τον παραλήπτη να απαντήσει στην επιστολή σας.
Θέματα και τύποι
Το θέμα μιας επιχειρηματικής επιστολής μπορεί να αναγράφεται κάτω από την ημερομηνία με τη συντομογραφία "Re" για "Σχετικά με", ακολουθούμενη από μια σύντομη δήλωση του θέματος. Αν υπογραφεί μια επιστολή εξ ονόματος κάποιου άλλου, η συντομογραφία "p.p." ίσως να χρησιμοποιηθεί. Για παράδειγμα, εάν ένας γραμματέας γράψει μια επιστολή εκ μέρους του εργοδότη της, ο δακτυλογράφος μπορεί να υπογράψει την επιστολή και να συνοδεύσει την υπογραφή της με "p.p." και προσθέστε κάτω από το όνομα του εργοδότη της. Το "σ.τ." σημαίνει τη λατινική φράση "per procurationem". Η συντομογραφία "cc" παραδοσιακά σημαίνει "αντιγραφή άνθρακα", αλλά μπορεί επίσης να σημαίνει "αντίγραφο ευγένειας". Σε κάθε περίπτωση, δηλώνει ότι έχουν αποσταλεί πολλαπλά αντίγραφα επιστολής και ονομάζει τους ανθρώπους στους οποίους έχουν σταλεί αυτά τα αντίγραφα.
