Πολλοί εργαζόμενοι στον κόσμο των επιχειρήσεων είναι πολύ έμπειροι στο πώς να γράψουν μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή. Ωστόσο, όταν πρόκειται για εκδόσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ίδιου γράμματος, το στυλ και η μορφή αλλάζουν ελαφρώς. Η γνώση της σωστής εθιμοτυπίας για μια επιχειρηματική επιστολή που αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα βοηθήσει μόνο τον εργαζόμενο να φανεί πιο επαγγελματικός, θα τον βοηθήσει να πάρει το σημείο του σε ένα σαφές και επαγγελματικό τρόπο.
Δημιουργήστε μια απλή και συνοπτική γραμμή θέματος στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αποφύγετε κοινά μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για να διατηρήσετε το μήνυμα που αποστέλλεται στα εισερχόμενα παραληπτών Τα κοινά μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας περιλαμβάνουν: "Δωρεάν", "Πληροφορίες που ζητήσατε" και "Μεγάλη προσφορά". Αποφύγετε επίσης τη χρήση όλων των κεφαλαίων.
Διαμορφώστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο με τον ίδιο τρόπο όπως μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή. Αρχικά, εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Στη συνέχεια, εισαγάγετε την ημερομηνία του γράμματος.Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του παραλήπτη. Εισαγάγετε το χαιρετισμό και στη συνέχεια συμπεριλάβετε την υπογραμμισμένη γραμμή θέματος, η οποία μπορεί να είναι μια επανάληψη του Βήματος 1. Γράψτε το σώμα του γράμματος και εισάγετε μια γραμμή κλεισίματος και την υπογραφή σας. Θυμηθείτε να τοποθετήσετε ένα κενό μεταξύ κάθε μέρους του γράμματος.
Δημιουργήστε το χαιρετισμό σας με βάση την επαφή της επιχείρησής σας. Για τις πιο επίσημες επαφές, συμπεριλάβετε το τιμητικό (κ., Κ., Δρ, κ.λπ.) και το επώνυμο του παραλήπτη, ακολουθούμενο από κόμμα. Εάν ο παραλήπτης είναι συν-εργαζόμενος, το όνομά του που ακολουθείται από κόμμα είναι αποδεκτό αν απευθύνεται κανονικά από τον αποστολέα με αυτόν τον τρόπο. Για τους άγνωστους αποδέκτες είναι αποδεκτός ο επίσημος "Όποιος ενδιαφέρεται:".
Συμβουλές
-
Η μεγαλύτερη αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι αυτή η τυπική μεταξύ των συναδέλφων και των κοινών επαφών. Η τοποθέτηση των διευθύνσεων και των στοιχείων επικοινωνίας πρέπει να συμπεριληφθεί μόνο εάν ο αποστολέας και ο παραλήπτης είναι νέες επαφές, σε αντίθεση με τους αντίστοιχους συνεργάτες που επισκέπτονται συχνά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Προειδοποίηση
Το θηλυκό τιμητικό (κυρία, κυρία και κυρία) χρησιμοποιείται συχνά όταν ο αποστολέας δεν γνωρίζει το καθεστώς του γάμου των δικαιούχων. Είναι καλύτερο να υποθέσουμε την κυρία, εκτός αν το καθεστώς του γάμου είναι γνωστό στον αποστολέα.
