Στην επιχείρηση, πολλοί προμηθευτές χορηγούν στους πελάτες τους έναν τύπο πίστωσης που αναφέρεται ως πληρωτέος λογαριασμός, ο οποίος επιτρέπει στους πελάτες να πληρώνουν για προϊόν ή υπηρεσίες μετά την παραλαβή τους. "Λογαριασμοί πληρωτέα τιμολόγια" αναφέρονται σε έγγραφα που καταγράφουν ποσά που οφείλονται σε προμηθευτές για αγαθά για μια επιχείρηση. Όταν ένα τιμολόγιο παραλαμβάνεται αλλά δεν καταβάλλεται, θεωρείται πληρωτέο τιμολόγιο λογαριασμού. Μόλις καταβληθεί το τιμολόγιο, αφαιρείται από το αρχείο και καταγράφεται ως έξοδο.
Χρήσεις για τα τιμολόγια πληρωτέων λογαριασμών
Τα τιμολόγια που καταβάλλονται από λογαριασμούς χρησιμοποιούνται για την καταγραφή και την παρακολούθηση των οικονομικών ποσών που οφείλονται στους προμηθευτές για συγκεκριμένες προμήθειες και υπηρεσίες. Το τιμολόγιο τοποθετείται σε ένα αρχείο "πληρωτέων λογαριασμών" το οποίο υποδηλώνει ότι τα χρήματα οφείλονται και αφαιρούνται από τον φάκελο όταν καταβλήθηκε το ποσό. Συχνά, οι επιχειρήσεις καταγράφουν τις συναλλαγές στα βιβλία τους μετά την ολοκλήρωση του πληρωτέου τιμολογίου. Στην επιχείρηση, τα τιμολόγια πληρωτέα σε λογαριασμούς χρησιμοποιούνται για βραχυπρόθεσμα χρέη που καταβάλλεται μόλις παραληφθεί το προϊόν ή η υπηρεσία. Τα μακροπρόθεσμα χρέη, όπως οι πιστωτικές γραμμές, οι υποθήκες ακινήτων και οι μισθώσεις οχημάτων, ταξινομούνται και καταγράφονται διαφορετικά.
Λογαριασμοί πληρωτέα τιμολόγια στο νοικοκυριό
Τα νοικοκυριά χρησιμοποιούν λογαριασμούς πληρωτέα τιμολόγια και αρχεία για λογαριασμούς νοικοκυριών. Στο σπίτι, θα καταργηθεί ένας λογαριασμός πληρωτέος και όλα τα μηνιαία τέλη που καταβάλλονται με το χέρι θα τοποθετούνται σε αυτόν τον φάκελο ως πληρωτέα τιμολόγια. Οι λογαριασμοί θα κατατεθούν στην ετήσια γραφική εργασία της οικογένειας μόλις καταβληθεί. Τα τιμολόγια που είναι πληρωτέα στο σπίτι είναι λογαριασμοί όπως λογαριασμοί ηλεκτρικών εταιρειών, τηλεφωνικοί λογαριασμοί, λογαριασμοί τηλεόρασης και διαδικτύου, συνδρομές εφημερίδων και άλλα μηνιαία έξοδα. Παρακολούθηση λογαριασμών όπως λογαριασμοί ηλεκτρικών εταιρειών, τηλεφωνικοί λογαριασμοί, λογαριασμοί τηλεόρασης και διαδικτύου, συνδρομές εφημερίδων και άλλα μηνιαία τέλη που καταβάλλονται με μη αυτόματο τρόπο.
Πληροφορίες που πρέπει να αναζητήσετε στα τιμολόγια πληρωτέων λογαριασμών
Όταν λαμβάνετε ένα πληρωτέο τιμολόγιο λογαριασμού, καλό θα ήταν να ελέγξετε όλα τα στοιχεία του τιμολογίου, διασφαλίζοντας ότι είναι ακριβή. Διπλός έλεγχος όλων των πληροφοριών σε σχέση με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που έλαβε από την εταιρεία που εξέδωσε το τιμολόγιο. Οι πληροφορίες που πρέπει να αναζητήσετε περιλαμβάνουν. ο αριθμός του τιμολογίου, η ημερομηνία δημιουργίας του τιμολογίου, η ημερομηνία χρέωσης του τιμολογίου, ποιος χρεώθηκε το τιμολόγιο, ποια προϊόντα ή υπηρεσίες περιελήφθησαν στο τιμολόγιο, η ποσότητα και το κόστος αυτών των προϊόντων ή υπηρεσιών, ο τύπος και το κόστος της αποστολής, όπου στέλνονταν τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες, πρέπει να αποσταλεί η πληρωμή του λογαριασμού, ο αριθμός πελάτη σας, το υποσύνολο και οι φόροι που περιλαμβάνονται στο τιμολόγιο και οι πληροφορίες του προμηθευτή.
Συμβουλές για αρχεία πληρωτέων λογαριασμών
Αναπτύξτε ένα καθορισμένο σύστημα για τη λήψη και την υποβολή τιμολογίων και καταγράψτε τη μέθοδο για να διδάξετε σε όλους τους υπαλλήλους. Για τις επιχειρήσεις, είναι κρίσιμο ότι όλα τα έγγραφα και τα αρχεία είναι συνεπή. Έχοντας ένα εγχειρίδιο για τον τρόπο λήψης και αρχειοθέτησης των σχετικών με λογαριασμούς πληρωτέων τιμολογίων, βοηθά τους υπαλλήλους να λαμβάνουν σωστά τα προϊόντα σας, να πραγματοποιούν τις πληρωμές και να καταθέτουν τα χαρτιά κάθε φορά σωστά. Έχετε ένα "checker" που έχει ανατεθεί για να ελέγξετε διπλά τα χαρτιά των λογαριασμών πριν την ολοκληρώσετε στα αρχεία σας. Αυτό βοηθά να διασφαλίσουμε ότι τίποτα δεν παραβλέπεται όταν χρεώνεστε και αποφεύγετε να πληρώνετε για τα στοιχεία που δεν έχετε λάβει. Σαρώστε όλα τα πληρωτέα τιμολόγια σε μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων που διατηρείται χωριστά από τον υπολογιστή σας. Αφαιρέστε τα χαρτιά και ανατρέξτε στο ηλεκτρονικό αντίγραφο στο μέλλον, συμβάλλοντας στη διατήρηση του πρωτοτύπου αντιγράφου και στη μείωση του όγκου των γραφειοκρατικών εργασιών που συσσωρεύουν το χώρο γραφείου σας.
