Οι πρωταρχικοί στόχοι μιας απόδειξης περιλαμβάνουν την παροχή πληροφοριών σε πελάτες ή δωρητές, την τεκμηρίωση αγορών και τη συνδρομή με την εσωτερική λογιστική. Τόσο οι κερδοσκοπικοί όσο και οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί έχουν λόγους να δώσουν αποδείξεις στους προστάτες.
πληροφορίες πελατών
Οι αποδείξεις χρησιμεύουν ως αποτελεσματικό εργαλείο επικοινωνίας με τους πελάτες. Πρώτον, σημειώνουν τις λεπτομέρειες της αγοράς ενός πελάτη, συμπεριλαμβανομένων των αναλυτικών προϊόντων και υπηρεσιών, των τιμών μονάδας, των υποσυνόλων, των φόρων και των συνολικών ποσών. Στην απόδειξη αναφέρεται επίσης η ημερομηνία αγοράς, η οποία είναι ιδιαίτερα σημαντική για τους αγοραστές επιχειρήσεων που χρησιμοποιούν αποδείξεις για την καταγραφή συναλλαγών. Τα έσοδα κοινοποιούν επίσης τις πολιτικές της εταιρείας και προσφέρουν εκπτώσεις για τις έρευνες παρακολούθησης.
Εσωτερική λογιστική
Οι επιχειρήσεις διατηρούν αντίγραφα των αποδείξεων για την εσωτερική λογιστική. Τα έσοδα επιτρέπουν την ακριβή παρακολούθηση των πωλήσεων και των εσόδων. Όταν ανακύπτει μια ερώτηση σχετικά με τις λεπτομέρειες συγκεκριμένων συναλλαγών, η λογιστική ή η λογιστική υπηρεσία της εταιρείας μπορεί να αναφέρει αποδείξεις. Επίσης, όταν μια επιχείρηση αντιμετωπίζει έναν έλεγχο της υπηρεσίας εσωτερικών εσόδων σχετικά με τις φορολογικές της δηλώσεις, οι αποδείξεις χρησιμεύουν ως πολύτιμη τεκμηρίωση των συναλλαγών πωλήσεων. Μια απόδειξη παραλαβής σημειώνει επίσης τυχόν εκπτώσεις επί πωλήσεων ή δικαιωμάτων, οι οποίες χρησιμοποιούνται για λογιστική και χρηματοοικονομική πληροφόρηση.
Επιστροφές και Ανταλλαγές
Οι εταιρείες που προσφέρουν πολιτικές επιστροφών και ανταλλαγών συχνά απαιτούν απόδειξη ως μέρος της διαδικασίας. Όταν ένας πελάτης παίρνει το λάθος μέγεθος σε μια στολή ή ένα μέρος που δεν ταιριάζει, τυπικά παρουσιάζει την απόδειξη στον έμπορο λιανικής πώλησης για να επιστρέψει το αντικείμενο. Χωρίς απόδειξη, θα μπορούσε να ανταλλάξει μόνο το στοιχείο για ένα στοιχείο παρόμοιας τιμής. Η απόδειξη παραδίδει επίσης σημαντικές πληροφορίες σχετικά με την πολιτική επιστροφής, όπως για παράδειγμα πόσες ημέρες από την ημερομηνία αγοράς ο πελάτης πρέπει να επιστρέψει τα στοιχεία.
Μη κερδοσκοπικές δωρεές
Ο σκοπός των εισπράξεων για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς είναι πολύ διαφορετικός. Άτομα ή επιχειρήσεις που επιθυμούν να διεκδικήσουν εισφορές μετρητών ή δώρων σε μια μη κερδοσκοπική οργάνωση που έχει αναγνωριστεί από την IRS 501 (c) (3) κανονικά χρειάζονται μια απόδειξη, σύμφωνα με την ιστοσελίδα του IRS. Για παράδειγμα, οι άνθρωποι που δίνουν στοιχεία στην Υπεραξία ή στον Στρατό Σωτηρίας χρειάζονται μια απόδειξη για να αφαιρέσουν την αξία των εισφορών τους. Όχι μόνο οι εισπράξεις βοηθούν στην ακριβή είσοδο φιλανθρωπικών εισφορών κατά την κατάθεση των φόρων, αλλά παρέχουν και τεκμηρίωση των εισφορών κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.
