Η εκπλήρωση αργής παραγγελίας μπορεί να μειώσει την ποιότητα της εξυπηρέτησης πελατών που μπορεί να προσφέρει η εταιρεία σας. Η χαμηλότερη ποιότητα εξυπηρέτησης πελατών θα επηρεάσει τελικά την οικονομική βάση της επιχείρησής σας. Η λήψη εγκρίσεων για παραγγελίες αγοράς που υποβάλλονται σε επεξεργασία όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά σημαίνει ότι η εταιρεία σας θα διαθέτει προμήθειες που απαιτούνται για να διατηρηθούν τα στοιχεία που ρέουν έγκαιρα. Η χρήση του προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Outlook για την αποστολή αιτημάτων έγκρισης αγοράς παραγγελιών μπορεί να συμβάλει στη βελτιστοποίηση της διαδικασίας παραγγελίας προμηθειών ή προϊόντων χονδρικής ενώ ταυτόχρονα διασφαλίζει ότι ακολουθείτε τις σωστές διαδικασίες αγοράς.
Προετοιμάστε μια εντολή αγοράς
Μεταβείτε στη σελίδα "Προμήθειες αγοράς και πώλησης" του Microsoft Office και επιλέξτε ένα πρότυπο. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να ανοίξετε, να επεξεργαστείτε και να αποθηκεύσετε το πρότυπο σε ένα πρόγραμμα στον υπολογιστή σας. Δημιουργήστε πρότυπα χρησιμοποιώντας το Microsoft Excel, το Microsoft Word ή άλλο εφαρμοστέο πρόγραμμα.
Επιλέξτε "Άνοιγμα" όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Λήψη" για το επιλεγμένο πρότυπό σας για να ανοίξετε το πρότυπο στο καθορισμένο πρόγραμμα. Προσαρμόστε το πρότυπο για να καλύψετε τις ανάγκες σας και να το αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας.
Δημιουργήστε και αποθηκεύστε το δικό σας προσαρμοσμένο πρότυπο, αν δεν σας αρέσει κανένα από τα πρότυπα που διατίθενται στη Microsoft. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα της Microsoft ως οδηγό.
Δημιουργήστε ένα "νέο έγγραφο" βάσει του προτύπου σας χρησιμοποιώντας το μενού προγράμματος. Η χρήση μιας συντόμευσης δεν παρέχει πρόσβαση σε πρότυπα. Συμπληρώστε το έγγραφό σας και αποθηκεύστε τον στον υπολογιστή σας.
Χρησιμοποιήστε ένα οικονομικό πρόγραμμα για να στείλετε μια εντολή αγοράς, αν έτσι δημιουργείτε τις παραγγελίες σας. Ορισμένα χρηματοοικονομικά προγράμματα, όπως το QuickBooks, διαθέτουν ενοποίηση με το Microsoft Outlook, ώστε να μπορείτε να στείλετε μια εντολή αγοράς για έγκριση απευθείας από το πρόγραμμα.
Εξαγωγή παραγγελιών αγοράς από χρηματοοικονομικό λογισμικό χωρίς ενσωμάτωση του Microsoft Outlook με χρήση λογιστικού φύλλου ή μορφής λέξεων, αν είναι δυνατόν. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, εκτυπώστε την ολοκληρωμένη εντολή αγοράς ως έγγραφο PDF και αποθηκεύστε την στον υπολογιστή σας.
Αποστολή εντολής αγοράς
Ανοίξτε το Microsoft Outlook και κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο" στην επάνω αριστερή γωνία για να ανοίξετε ένα νέο μήνυμα.
Μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή". Κάντε κλικ στην επιλογή "Επισύναψη αρχείου" και μεταβείτε στην εντολή αγοράς για να την επιλέξετε. Κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή" για να το επισυνάψετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ορίστε το μέγεθος γραμματοσειράς σε 14 και το χρώμα γραμματοσειράς σε μαύρο. Πληκτρολογήστε "Έχω εξετάσει και εγκρίνει την συνημμένη παραγγελία αγοράς:" Ξεκινήστε μια νέα γραμμή.
Ορίστε το μέγεθος γραμματοσειράς σε 11 και το χρώμα γραμματοσειράς σε γκρι. Πληκτρολογήστε "Ελέγξτε τη συνημμένη παραγγελία αγοράς και απαντήστε σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πληκτρολογήστε παρακάτω "Y- Το όνομά σας" για να εγκρίνετε την εντολή αγοράς ή "N- Το όνομά σας" για να απορρίψετε την εντολή αγοράς. Σημείωση: Η απάντηση πρέπει να προέρχεται από τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον οποίο έχει αποσταλεί.
Περάστε τέσσερις γραμμές και ρυθμίστε το μέγεθος της γραμματοσειράς σε 14 και το χρώμα της γραμματοσειράς σε μαύρο. Πληκτρολογήστε " Δεν είμαι εξουσιοδοτημένος να εγκρίνω αυτή την εντολή αγοράς". Ξεκινήστε μια νέα γραμμή.
Ορίστε το μέγεθος γραμματοσειράς σε 11 και το χρώμα γραμματοσειράς σε γκρι. Πληκτρολογήστε "Απάντηση στον αποστολέα". Τοποθετήστε ένα X στο παραπάνω πεδίο αν δεν έχετε εξουσιοδότηση να εγκρίνετε αυτήν την εντολή αγοράς και αν ξέρετε ποιος είναι, συμπεριλάβετε το όνομα, για παράδειγμα, X - Bill Smith."
Συμβουλές
-
Εκτυπώστε ένα αντίγραφο ενός εγκεκριμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με εντολή αγοράς και επισυνάψτε το στο τιμολόγιο της αγοράς για να τεκμηριώσετε ότι η αγορά ήταν εγκεκριμένη.
Προειδοποίηση
Η λήψη φυσικής υπογραφής είναι ασφαλέστερη από την έγκριση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή κάποιος άλλος μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου εάν έχει υπογραφεί όλη την ημέρα.
