Η τεκμηρίωση είναι σημαντική για οποιαδήποτε εφαρμογή του συστήματος και ένα λογιστικό σύστημα δεν αποτελεί εξαίρεση. Η τεκμηρίωση γίνεται συνήθως σε έντυπη μορφή ή σε ηλεκτρονική μορφή με εξηγήσεις ως προς το γιατί έγινε κάποια απόφαση σε σχέση με άλλους. Η τεκμηρίωση είναι συνήθως τυπική μέσα σε μια επιχείρηση και γίνεται με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά που εφαρμόζεται ένα νέο σύστημα, καθιστώντας εύκολη την ανάγνωση και την έρευνα οποιουδήποτε προβλήματος.
Αντιμετώπιση προβλημάτων
Η σημασία μιας τεκμηρίωσης λογιστικού συστήματος είναι σαφώς ορατή όταν κάτι πάει στραβά και οι άνθρωποι πρέπει να καταλάβουν πώς να το διορθώσουν. Για παράδειγμα: Το σύστημα πληρωτέων λογαριασμών προσθέτει έναν περίεργο φόρο σε ορισμένους προμηθευτές. Ο ευκολότερος τρόπος για να μάθετε την αιτία αυτού του ζητήματος είναι να αναθεωρήσετε την τεκμηρίωση για να δείτε πώς έχει ρυθμιστεί το σύστημα και γιατί. Αυτό είναι κρίσιμο όταν ένα σύστημα χρησιμοποιείται για πρώτη φορά και οι άνθρωποι βρίσκουν απροσδόκητα ζητήματα. Ίσως μια αναφορά να ζητά πληροφορίες που δεν υπάρχουν. Η εξέταση της τεκμηρίωσης θα βοηθήσει στην επίλυση του προβλήματος δείχνοντας πού βρίσκονται αυτές οι πληροφορίες μέσα στο σύστημα.
Αποφάσεις
Η τεκμηρίωση ενός λογιστικού συστήματος θα πρέπει να παρουσιάζει αποφάσεις ως σύστημα που εφαρμόζεται. Πολλά συστήματα επιτρέπουν μεγάλη ευελιξία και, μαζί με την ευελιξία, έρχονται αποφάσεις. Για παράδειγμα, η τεκμηρίωση θα δείξει ποιος αποφάσισε πόσα ψηφία πρέπει να έχει ένας λογαριασμός και τους λόγους για τους οποίους έγινε αυτή η απόφαση. Αυτό είναι πολύ σημαντικό όταν μια επιχείρηση υποστεί σημαντικές αλλαγές και η νέα διοίκηση θέλει να κατανοήσει τις αποφάσεις που έχουν ληφθεί από τους ανθρώπους που δεν υπάρχουν πλέον εκεί. Ίσως οι αποφάσεις αυτές ήταν σοφές. μάλλον όχι. Αλλά τουλάχιστον υπάρχει κάποια τεκμηρίωση των αποφάσεων για την επιχείρηση.
Αλλαγές
Όταν ένα σύστημα χρειάζεται να ενημερωθεί με μια νέα έκδοση ή μια νέα ενότητα, η σωστή τεκμηρίωση μπορεί να βοηθήσει στην πραγματοποίηση αυτής της διαδικασίας να γίνεται πιο γρήγορα. Αυτό είναι κρίσιμο εάν ένα λογιστικό πρόγραμμα σχεδιάστηκε ειδικά για μια εταιρεία. Οποιεσδήποτε τεχνικές λεπτομέρειες είναι πολύ σημαντικές όταν εξετάζετε τη συμβατότητα με άλλο λογισμικό και τις αλλαγές που απαιτούνται για το πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστείτε μια ενότητα σταθερού στοιχείου και θέλετε αυτή η ενότητα να μεταφέρει πληροφορίες στο γενικό ημερολόγιο. Η τεκμηρίωση πρέπει να σας δώσει ενδείξεις σχετικά με το εάν μπορείτε να το κάνετε αυτό και, εάν ναι, τι πρέπει να γίνει. Συνήθως, οι χρήστες τεχνολογίας πληροφοριών (IT) χρησιμοποιούν τεκμηρίωση για τεχνικές πληροφορίες.
Μορφή
Η καλή τεκμηρίωση για τα λογιστικά συστήματα είναι συνήθως ένας συνδυασμός διαγραμμάτων ροής και κειμένου. Πολλές φορές, ένα διάγραμμα δεδομένων δείχνει πώς ένα σύστημα αναπτύχθηκε και εφαρμόστηκε καλύτερα από το κείμενο. Αυτά μπορεί να είναι λίγο περίπλοκα για να κατανοήσουν, οπότε βεβαιωθείτε ότι η τεκμηρίωσή σας έχει ένα μύθο για να μπορείτε να ακολουθείτε τις έννοιες.
Άλλες μορφές τεκμηρίωσης έχουν τη μορφή ερωτηματολογίων, όπου ζητούνται συγκεκριμένες ερωτήσεις και τεκμηριώνονται απαντήσεις. Βασίζεται σε απαντήσεις, εκθέσεις και άλλα θέματα λογιστικού συστήματος επιλύονται. Πολλές φορές η τεκμηρίωση έχει τόσο flowcharts όσο και ερωτηματολόγια.
Σκέψεις
Πολλές επιχειρήσεις τεκμηριώνουν πώς και γιατί επιλέχθηκε ένα συγκεκριμένο λογιστικό σύστημα αντί για άλλους. Αυτό μπορεί να δώσει στους χρήστες μια πραγματικά καλή ιδέα για το τι ήταν τότε η σκέψη, ακόμη και αν κανένας από τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων δεν είναι γύρω για ερωτήσεις. Καθώς μια εφαρμογή του συστήματος μπορεί να είναι δαπανηρή, συνήθως υπάρχουν πρακτικά συνεδριάσεων για την τεκμηρίωση της διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Ίσως η ελεύθερη εκπαίδευση προσφέρθηκε από έναν πωλητή που ήταν πιο ελκυστικός από έναν άλλο. Επομένως, ακόμη και προτού τεθεί σε εφαρμογή μια εγκατάσταση, θα πρέπει να είναι διαθέσιμη και η τεκμηρίωση.
