Η εισαγωγή ενός Συστήματος Ολοκληρωμένης Βιβλιοθήκης (ILS) ή η αυτοματοποίηση μιας βιβλιοθήκης, όπως οι βιβλιοθηκονόμοι καλούν συχνά τη διαδικασία, είναι η διαδικασία με την οποία ένα ολοκληρωμένο σύστημα σχεδιασμού πόρων αντικαθιστά μια κάρτα ή άλλο μη καταλογογραφικό κατάλογο, προκειμένου να παρακολουθεί και απογραφή συλλογής βιβλιοθήκης. Ο σχεδιασμός ενός έργου αυτοματισμού προσεκτικά είναι ένα από τα πιο σημαντικά βήματα για να διασφαλιστεί ότι η αυτοματοποίηση της βιβλιοθήκης θα εμφανίζεται αποτελεσματικά και αποτελεσματικά.
Αξιολογήστε τις ανάγκες στελέχωσης. Η υλοποίηση και η εκτέλεση ενός έργου αυτοματισμού απαιτεί πρόσθετη εργασία και ενδέχεται να απαιτήσει επιπλέον προσωπικό. Εάν το τμήμα τεχνικών υπηρεσιών σας δεν διαθέτει καταλογογράφηση στο προσωπικό, μπορεί να χρειαστεί να προσλάβετε κάποιον για τη διάρκεια του έργου, αν όχι μόνιμα, για να καλύψετε το ρόλο του διαχειριστή ILS.
Σχεδιάστε τον προϋπολογισμό σας. Πριν αρχίσετε να κάνετε έρευνα για συστήματα αυτοματισμού, είναι καλή ιδέα να μάθετε πόσα χρήματα πρέπει να δαπανήσετε για την αυτοματοποίηση. Αποφασίστε εάν θα χρειαστεί να προσλάβετε νέο προσωπικό και να καθορίσετε τι είδους επιπλέον αγορές πρέπει να κάνετε για να αυτοματοποιήσετε επιτυχώς τη βιβλιοθήκη σας. Πρόσθετο προσωπικό, υπολογιστές, γραμμωτοί κώδικες, σαρωτές γραμμωτού κώδικα και διάφορα αναλώσιμα καταλογογράφησης αποτελούν μερικές από τις δαπάνες που μερικές φορές παραβλέπονται όταν οι βιβλιοθήκες αποφασίζουν να αυτοματοποιήσουν τις συλλογές τους.
Μόλις γνωρίζετε πόσα χρήματα το έργο σας θα κοστίσει, ξεκινήστε την έρευνα συστημάτων αυτοματισμού. Σύντομα θα μάθετε ότι υπάρχουν διαθέσιμα συστήματα για να ταιριάζουν σε κάθε εύρος τιμών και μέγεθος συλλογής που μπορείτε να φανταστείτε.Γνωρίζοντας τον προϋπολογισμό σας και έχοντας μια ιδέα για τα χαρακτηριστικά που μπορείτε και δεν μπορείτε να ζήσετε χωρίς, θα σας βοηθήσει να εξαλείψετε τη συντριπτική πλειονότητα των συστημάτων και να εστιάσετε σε αυτά που θα ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες σας. Μιλώντας σε άλλες βιβλιοθήκες της περιοχής σας και ανακαλύπτοντας ποια συστήματα που έχουν χρησιμοποιήσει και τι έχει εργαστεί (και τι δεν έχει λειτουργήσει) γι 'αυτούς θα πρέπει να συμπεριληφθεί στην ερευνητική σας ατζέντα.
Επιλέξτε ένα σύστημα αυτοματισμού που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας. Αφού ερευνήσατε τα συστήματα ILS και αφού αποφασίσατε σε μερικούς φιναλίστ, επικοινωνήστε με τους προμηθευτές. Οι περισσότεροι θα σας προσφέρουν μια δοκιμαστική έκδοση του ILS που σας ενδιαφέρει να αγοράσετε. Αυτό θα είναι πολύ επωφελές εάν δεν μπορείτε να αποφασίσετε ποιο σύστημα προτιμάτε στην τιμή και στα χαρακτηριστικά μόνο. Η τελική σας απόφαση θα πρέπει να είναι μια ILS που να είναι προσιτή, να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της συλλογής και του προσωπικού σας και να είναι εύκολα εφαρμόσιμη.
Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας. Αφού έχετε αγοράσει το σύστημα αυτοματισμού που θέλετε να εφαρμόσετε και έχετε αποφασίσει για τις ανάγκες σας σε προσωπικό, εκπαιδεύστε τα άτομα που είναι υπεύθυνα για την αυτοματοποίηση σχετικά με τον τρόπο χρήσης του νέου συστήματος. Πολλοί πωλητές προσφέρουν εκπαιδευτικά σεμινάρια στην κατηγορία τους και οι περισσότεροι προσφέρουν online σεμινάρια. Επωφεληθείτε από τα εργαλεία κατάρτισης που προσφέρει ο πωλητής. Αν έχετε επιλέξει ένα σύστημα αυτοματισμού που χρησιμοποιεί μια άλλη τοπική βιβλιοθήκη, ελέγξτε εάν θα ήταν πρόθυμο να επιτρέψει στο προσωπικό σας να σκιάσει το προσωπικό του στη δουλειά ή να δει εάν έχει μέλος του προσωπικού που είναι πρόθυμο να εργαστεί ως σύμβουλος καθώς εισάγετε το νέο ILS στη βιβλιοθήκη σας.
Συμβουλές
-
Τα περισσότερα κράτη προσφέρουν χρηματοδότηση για έργα αυτοματοποίησης μέσω του νόμου περί υπηρεσιών και τεχνολογίας της βιβλιοθήκης. Κατά τον προγραμματισμό του προϋπολογισμού σας, εξετάστε το ενδεχόμενο υποβολής αίτησης για επιχορήγηση για την κάλυψη του κόστους αυτοματοποίησης. Συμπεριλάβετε εκπαιδευτικές και συμβουλευτικές υπηρεσίες στον προϋπολογισμό σας. Συνεπώς, έχετε το απαραίτητο προσωπικό για να ολοκληρώσετε το έργο και βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλα εκπαιδευμένο θα είναι εξίσου σημαντικό με την επιλογή της σωστής ILS.
