Μια ακριβής δήλωση εργασίας είναι το κλειδί για την καθιέρωση μιας επιτυχημένης σχέσης μεταξύ της επιχείρησής σας και ενός εργολάβου συντήρησης. Ο καθορισμός σαφών προσδοκιών για τις υπηρεσίες πριν ξεκινήσει η υποβολή προσφορών μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε παρεξηγήσεις που είναι η συνηθέστερη αιτία αποτυχιών outsourcing συντήρησης, σύμφωνα με τον δικτυακό τόπο του FacilitiesNet. Μόλις κερδίσετε μια προσφορά, διαπραγματευτείτε τους όρους και γράψτε μια σαφή, σαφώς καθορισμένη σύμβαση συντήρησης.
Απαιτήσεις υπηρεσιών συντήρησης
Αντικαταστήστε τις παραδοσιακές συμφωνίες επιπέδου υπηρεσιών βασισμένες στις εισροές που εμφανίζονται στις περισσότερες συμβάσεις παροχής υπηρεσιών με απαιτήσεις συντήρησης βάσει αποτελεσμάτων. Σε αντίθεση με τις συμφωνίες επιπέδου υπηρεσιών, οι οποίες συνήθως περιλαμβάνουν τόσο τους πίνακες εργασιών όσο και τους απαιτούμενους καταλόγους υλικών, οι απαιτήσεις συντήρησης καθορίζουν τόσο το αποτέλεσμα όσο και τους βασικούς δείκτες απόδοσης, αλλά επιτρέπουν στον εργολάβο να καθορίσει ποια βήματα και υλικά είναι απαραίτητα για την επίτευξη του στόχου. Οι απαιτήσεις βάσει των αποτελεσμάτων είναι ιδιαίτερα σημαντικές αν πραγματοποιείτε υπηρεσίες outsourcing ή υπηρεσίες συντήρησης εξοπλισμού επειδή δεν διαθέτετε εσωτερικές γνώσεις ή δεξιότητες.
Συμβάσεις παραμέτρων
Ορίστε παραμέτρους που επιτρέπουν αποτελεσματική διαχείριση συμβάσεων. Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε μια ρήτρα που ορίζει ένα σύστημα παραγγελίας που εξασφαλίζει ότι το προσωπικό συντήρησης δεν δέχεται αιτήματα συντήρησης απευθείας από τους υπαλλήλους και παρέχει επίσης έναν τρόπο για να παρακολουθείτε την απόδοση των εργολάβων και τα αιτήματα συντήρησης έκτακτης ανάγκης ή έκτακτης ανάγκης. Συμπεριλάβετε μια ρήτρα που καθορίζει ποιος είναι υπεύθυνος για την παροχή - και την πληρωμή - των εργαλείων και των προμηθειών που απαιτούνται για την εκτέλεση εργασιών συντήρησης.
Προτεραιότητα στις καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και στους χρόνους απόκρισης
Αντιμετώπιση έκτακτων περιστατικών με τη συμπερίληψη μιας απαίτησης μετά την ηρεμία και με τον καθορισμό προτεραιοτήτων για τους χρόνους απόκρισης μετά το ωράριο ανάλογα με το βαθμό επείγουσας ανάγκης. Ανάλογα με τις απαιτήσεις της υπηρεσίας συντήρησης, μπορείτε να ορίσετε προσδοκία κλήσης μόνο για την ημέρα της εβδομάδας ή εκείνη που απαιτεί ο εργολάβος να είναι διαθέσιμος 24 ώρες την ημέρα, επτά ημέρες την εβδομάδα, 365 ημέρες το χρόνο. Ρυθμίστε τις προτεραιότητες μετά από ώρες στις κλήσεις ως ρουτίνα, επείγουσες ή έκτακτες και ρυθμίστε τις ώρες ανταπόκρισης για κλήσεις επείγουσας ανάγκης και έκτακτης ανάγκης. Για παράδειγμα, κατηγοριοποιήστε τη δυσλειτουργία του κλιματισμού ως επείγουσα και ζητήστε από το προσωπικό συντήρησης να βρίσκεται επί τόπου και να εργάζεται για την επισκευή εντός δύο ωρών.
Περιγράψτε ένα μοντέλο πληρωμής
Αποφασίστε για μια δομή πληρωμής που λειτουργεί για εσάς και τον ανάδοχο. Ο συνδυασμός σταθερών και μεταβλητών πληρωμών λειτουργεί καλά για τις περισσότερες συμβάσεις συντήρησης. Χρησιμοποιήστε ένα μοντέλο πληρωμής σταθερού τέλους για συνήθη υπηρεσία συντήρησης και ένα μοντέλο μεταβλητής πληρωμής τόσο για επείγουσες κλήσεις όσο και για κλήσεις ανάγκης έκτακτης ανάγκης. Για παράδειγμα, αυξήστε μια προκαθορισμένη χρέωση με 10% για επείγουσες κλήσεις μετά την ηρεμία και 20% για κλήσεις έκτακτης ανάγκης. Συμπεριλάβετε ένα μοντέλο αποζημίωσης εάν σχεδιάζετε να επιστρέψετε τον ανάδοχο για το σύνολο ή ένα ποσοστό των εργαλείων και προμηθειών που παρέχει.
