Ακόμη και σε αυτή την ημέρα της στιγμιαίας τεχνολογίας επικοινωνίας, οι επίσημες επιχειρησιακές επιστολές εξακολουθούν να είναι συνήθως γραμμένες. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι που ένα άτομο ή μια επιχείρηση μπορεί να επιλέξει να γράψει μια επιστολή αντί να στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φαξ. Όταν στέλνετε μια επιχειρησιακή επιστολή, τα τρία κύρια μέρη - αρχή, μέση και τέλος - πρέπει να γράφονται σωστά.
Αρχή
Η αρχή της επιστολής περιέχει πληροφορίες που δεν σχετίζονται άμεσα με το μήνυμα της επιστολής. Η ημερομηνία εμφανίζεται στην κορυφή. Οι διευθύνσεις του αποστολέα και του παραλήπτη πληκτρολογούνται στη συνέχεια. Ωστόσο, εάν η διεύθυνση του αποστολέα εμφανίζεται στην κεφαλίδα ή στο κάτω μέρος της επιστολής, δεν χρειάζεται να πληκτρολογηθεί. Ακολουθείται η γραμμή αναφοράς - που θεωρείται ως "RE:" - το τμήμα της αρχικής ενότητας της επιστολής που σχετίζεται με το μήνυμα του γράμματος. Συνοψίζει το μήνυμα σε μία έως οκτώ λέξεις. Μετά από αυτό, πρέπει να υπάρχει χαιρετισμός ή χαιρετισμός στον οποίο απευθύνεται η επιστολή. Είναι συνήθως σε μορφή "Αγαπητέ Κύριε:" ή "Σε ποιον μπορεί να αφορά:" με ένα παχύ έντερο μετά το χαιρετισμό. οι προσωπικές επιστολές χρησιμοποιούν ένα κόμμα μετά το χαιρετισμό, αλλά τα επιχειρησιακά γράμματα χρησιμοποιούν πάντα ένα παχύ έντερο.
Μεσαία
Η μέση της επιστολής είναι πιο γνωστή ως το σώμα της επιστολής. Περιέχει το βασικό μήνυμα. Η πρώτη πρόταση θα πρέπει να εισαγάγει το θέμα που εξετάζεται. Λεπτομέρειες και σημεία αξιολόγησης έρχονται στη συνέχεια. Τέλος, υπάρχει ένα συμπέρασμα. Το σώμα της επιστολής πρέπει να είναι στο σημείο και συνοπτικό. Προσωπικά αντικείμενα ή ζητήματα μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη δεν θα πρέπει να περιλαμβάνονται ως μέρος της επιχειρηματικής επιστολής.
Τέλος
Υπάρχουν μερικά βασικά στοιχεία μιας επιστολής που αποτελούν το τέλος της. Μια χαιρετισμός κλεισίματος, όπως "Ειλικρινά" ή "Με ιδιαίτερη χαρά", είναι κατάλληλη. Κάτω από αυτό, εκτυπώνετε το όνομα του αποστολέα. Συμπεριλάβετε τον τίτλο του αποστολέα είτε στην ίδια γραμμή με το όνομα είτε απευθείας κάτω από αυτόν. Αφήστε περίπου δύο ίντσες μεταξύ του χαιρετισμού κλεισίματος και του ονόματος του αποστολέα. αυτός ο χώρος είναι για την υπογραφή του αποστολέα. Αν ο αποστολέας είχε κάποιον τύπο και προετοίμαζε την επιστολή, αυτό το άτομο μπορεί να αναγνωριστεί κάτω από το όνομα και τον τίτλο του αποστολέα. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να γίνει αυτό. Ο πιο συνηθισμένος τρόπος είναι να πληκτρολογήσετε τα αρχικά του αποστολέα με κεφαλαία γράμματα, πληκτρολογήστε μια κάθετο (/) και πληκτρολογήστε τα αρχικά του συντάκτη (π.χ. ABC / def). Τα περιγράμματα πρέπει να σημειώνονται στο τέλος της επιστολής. Πληκτρολογήστε τη λέξη "Περίβλημα (3)", ενώ το 3 είναι ο αριθμός των περιβλημάτων που περιλαμβάνονται στην αποστολή.
Αποστολή της επιστολής
Το γράμμα είναι σαφώς διπλωμένο για να χωρέσει τέλεια σε ένα φάκελο μεγέθους επιχειρήσεων. Τα περιβλήματα δεν συρράπτονται στο γράμμα. Τα επιχειρησιακά γράμματα έχουν πληκτρολογήσει το όνομα του παραλήπτη στον φάκελο αντί για το χειρόγραφο. Πολλές επιχειρήσεις έχουν προεκτυπωμένους φακέλους με λογότυπο και διεύθυνση εταιρείας. Αυτά είναι τα πιο επαγγελματικά αναζητούν. Οι μικρότερες επιχειρήσεις ενδέχεται να χρησιμοποιούν αυτοκόλλητες ετικέτες με αυτοκόλλητη ετικέτα. Αυτά είναι αποδεκτά, όπως και οι πληκτρολογημένες διευθύνσεις επιστροφής. Το χειρόγραφο δεν θεωρείται επαγγελματικό και πρέπει να αποφεύγεται.
