Η διαπροσωπική επικοινωνία, η οποία αποτελείται από αλληλογραφία μεταξύ δύο ή περισσοτέρων ατόμων, έχει πολλές λειτουργίες εντός των επιχειρήσεων. Η οργανωτική επικοινωνία βασίζεται στη διαπροσωπική επικοινωνία για τη διάδοση πληροφοριών μεταξύ των εργαζομένων, της διοίκησης και των πελατών, καθώς και για τη συμπεριφορά επιρροής.
Τύποι
Οι μέθοδοι επικοινωνίας, που αναφέρονται ως κανάλια επικοινωνίας, που χρησιμοποιούνται στην επικοινωνία των επιχειρήσεων, μπορούν γενικά να κατηγοριοποιηθούν σε δύο τύπους: παραδοσιακές και ηλεκτρονικές. Τα παραδοσιακά κανάλια επικοινωνίας περιλαμβάνουν συναντήσεις προσωπικού, παρουσιάσεις, ανακοινώσεις ανακοινώσεων και ταχυδρομείο. Παραδείγματα μεθόδων ηλεκτρονικής επικοινωνίας που βρίσκονται στο χώρο εργασίας περιλαμβάνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα άμεσα μηνύματα, τον τηλεφωνητή, τις τηλεδιασκέψεις και τα φαξ. Η ηλεκτρονική επικοινωνία έχει ωφελήσει την οργανωτική επικοινωνία εξαλείφοντας το χρόνο και την απόσταση ως εμπόδια στην επικοινωνία.
Αποδοτική επικοινωνία
Η αποτελεσματική επικοινωνία εμφανίζεται όταν το άτομο που επικοινωνείτε ερμηνεύει το μήνυμά σας όπως εσείς επιθυμείτε. Οι παράγοντες που συμβάλλουν στην αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας σας περιλαμβάνουν τη ροή και το κανάλι. Η ροή αναφέρεται στην κατεύθυνση του μηνύματός σας. Η Pearson Education, ο κορυφαίος εκδότης στα εκπαιδευτικά εγχειρίδια, σημειώνει τη σημασία της ανατροφοδότησης στη διαδικασία επικοινωνίας. Η ανατροφοδότηση μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι το μήνυμά σας δεν θα γίνει θύμα κακής επικοινωνίας.
Μια άλλη σημαντική πτυχή της αποτελεσματικής επικοινωνίας περιλαμβάνει την επιλογή μιας κατάλληλης μεθόδου επικοινωνίας. Διευθύνων Σύμβουλος της Mariposa Leadership Inc. και συγγραφέας των "Leadership Chronicles of Corporate Stage", η Susan J. Bethanis συνιστά σε ένα άρθρο που γράφτηκε για τη Marcoworld να χρησιμοποιεί πολλαπλά κανάλια επικοινωνίας για την αποστολή ενός μηνύματος, καθώς δεν ανταποκρίνεται όλοι σε όλα τα κανάλια επικοινωνίας το ίδιο.
Σκέψεις
Για τις διεθνείς επιχειρήσεις, η παγκόσμια επικοινωνία, η επικοινωνία μεταξύ των πολιτισμών, παίζει σημαντικό ρόλο σε μια επιτυχημένη επιχείρηση. Σύμφωνα με την Kwintessential, μια εταιρεία που καθορίζει τις παγκόσμιες δεξιότητες επικοινωνίας των ανθρώπων, η πρακτική αποτελεσματική παγκόσμια επικοινωνία αυξάνει τις πιθανότητες να επιτύχετε τους διεθνείς επιχειρηματικούς σας στόχους. Το θεμέλιο για μια αποτελεσματική παγκόσμια επικοινωνία περιλαμβάνει την κατανόηση άλλων πολιτισμών. Μπορείτε να αποκτήσετε αυτή τη γνώση μέσω της έρευνας, της πολιτιστικής ευαισθησίας και της προσωπικής εμπειρίας.
Εσωτερική δομή
Εσωτερικά, η διαπροσωπική επικοινωνία βοηθά στην ανάπτυξη της επιχειρησιακής δομής μιας επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι βασίζονται σε διαχειριστές για να επικοινωνούν τις προσδοκίες των εργαζομένων. Ένα εργαλείο επικοινωνίας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην εσωτερική επιχειρηματική επικοινωνία περιλαμβάνει το Intranet, ένα δίκτυο τύπου Internet για αποκλειστικούς σκοπούς της εταιρείας. Η διαπροσωπική επικοινωνία συμβάλλει επίσης στην επίλυση προβλημάτων στο χώρο εργασίας, βελτιώνοντας το εργασιακό περιβάλλον. Για παράδειγμα, η Pearson Education σημειώνει ότι οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν τοποθεσίες Intranet gripe σε καταγγελίες πεδίου από εργαζόμενους σε μια προσπάθεια να μάθουν για τα προβλήματα στο χώρο εργασίας.
Εξυπηρέτηση πελατών
Περιοχές διαπροσωπικής επικοινωνίας σημαντικές για την εξυπηρέτηση των πελατών περιλαμβάνουν το μάρκετινγκ και τη διατήρηση των πελατών. Το μάρκετινγκ βοηθά στην προσέλκυση νέων πελατών. Μόλις αποκτήσετε έναν νέο πελάτη, η πρόκληση επιστρέφει στο να γίνει ο πελάτης τακτικός. Σύμφωνα με την Pearson Education, σημαντικά στοιχεία της διατήρησης των πελατών είναι η εξατομίκευση μηνυμάτων και η αποφυγή στερεοτύπων. Η ανάπτυξη μιας προσωπικής σχέσης με τον πελάτη σας θα προσελκύσει τους πελάτες να συνεχίσουν να συνεργάζονται μαζί σας. Η αποφυγή των στερεοτύπων αποδεικνύεται σημαντική καθώς η εκπαίδευση του Pearson δείχνει ότι τα στερεότυπα μπορεί να προσβάλλουν ή να εκφοβίζουν άτομα.
