Η δημιουργία επαναλαμβανόμενων επιχειρηματικών διαδικασιών αποτελεί σημαντικό μέρος της οικοδόμησης και της λειτουργίας μιας αποτελεσματικής οργάνωσης. Καλά σχεδιασμένες και τεκμηριωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες είναι κρίσιμες για την επιτυχία των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, είτε πρόκειται για μια μικρή επιχείρηση δύο ή τριών ατόμων είτε για μια μεγάλη εταιρεία με εκατοντάδες χιλιάδες υπαλλήλους. Οι επιχειρήσεις που δεν έχουν χρόνο και φροντίδα για τη δημιουργία επαναλαμβανόμενων διαδικασιών διατρέχουν τον κίνδυνο να αντιμετωπίσουν προβλήματα ποιότητας και συνέπειας.
Ορισμός
Μια ροή επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ένας τρόπος απεικόνισης και τεκμηρίωσης των βημάτων μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Οι χάρτες ροής εισάγουν έγγραφα ή αιτήματα για πληροφορίες, προϊόντα ή οποιοδήποτε άλλο παραδοτέο. τα διαδικαστικά βήματα για την ικανοποίηση αυτού του αιτήματος · και την έξοδο ή παραδοτέα, που παράγεται από την είσοδο.
Συστατικά
Τα βασικά συστατικά μιας ροής επιχειρηματικών διαδικασιών είναι οι εισροές και οι εκροές, οι οποίες συνήθως υποδηλώνονται με οβάλ. Ορισμένες μεθοδολογίες χρησιμοποιούν κύκλους για να δηλώσουν μια είσοδο ή μια έξοδο. Είτε / είτε οι αποφάσεις υποδεικνύονται από κουτιά με διαμάντια. Τα βήματα ενεργής διαδικασίας υποδηλώνονται με ορθογώνια στο διάγραμμα ροής. Ορισμένες ροές χρησιμοποιούν βέλη βέλους για την οπτική ένδειξη της κατεύθυνσης της ροής της διαδικασίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα τροποποιημένα πλαίσια χρησιμοποιούνται για να υποδηλώνουν πράγματα όπως ένα διαδικαστικό βήμα που απαιτεί την εκτέλεση μιας υποεπιχειρησιακής διαδικασίας. Οι υποεπεξεργασίες τεκμηριώνονται με ξεχωριστές ροές επιχειρηματικών διαδικασιών.
Εργαλεία
Τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία ροών διαδικασιών κυμαίνονται από τις επεκτάσεις χαρτογράφησης ροής σε επεξεργαστές κειμένου σε ειδικό λογισμικό ροής χαρτογράφησης όπως το Visio ή το Calligra Flow. Στο υψηλό τέλος, το λογισμικό επιχειρησιακού προγραμματισμού πόρων έχει συχνά αφιερωμένες ενότητες ροής που συνδέονται με άλλες μονάδες σχεδιασμού πόρων για να διασφαλιστεί ότι ικανοποιούνται οι ανάγκες παροχής Kanban ή Just In Time.
Μεθοδολογίες
Οι μεθοδολογίες ροής επιχειρηματικών διαδικασιών εξασφαλίζουν τη συνέπεια μεταξύ των επιχειρηματικών διαδικασιών για μια συγκεκριμένη οργάνωση. Οι περισσότερες μεθοδολογίες καθοδηγούνται από την επιλογή ενός συγκεκριμένου συστήματος ERP ή ενός συστήματος ροής. Είναι κοινό για μια οργάνωση να καθορίζει μεθοδολογίες που υποστηρίζουν τις μοναδικές επιχειρηματικές πρακτικές της, όπως η ενσωμάτωση των δομών δεδομένων σε μια ροή διεργασιών.
Προσωπικό
Η δημιουργία ροών διαδικασιών είναι ένας εξειδικευμένος τομέας. Σε μια καλά εφαρμοσμένη επιχειρηματική διαδικασία, οι ειδικοί του έργου ανάπτυξης, τεκμηρίωσης και μηχανικής - συχνά τεχνικοί συγγραφείς - γράφουν και αναπτύσσουν ακριβείς και χρησιμοποιήσιμες ροές επιχειρηματικών διαδικασιών συμβουλευόμενοι και συνεντεύγοντες εμπειρογνώμονες. Οι άνθρωποι που συμμετέχουν στενά σε μια επιχειρηματική διαδικασία συχνά δυσκολεύονται να αποστασιοποιηθούν από το τμήμα της διαδικασίας και να δουν τη συνολική επιχειρηματική διαδικασία από ένα οργανωτικό πλεονέκτημα. Προσφέροντας ειδικούς στην τεκμηρίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών, ένας οργανισμός εξασφαλίζει τη δημιουργία ροών επιχειρηματικών διαδικασιών που θα ωφελήσουν τον οργανισμό στο σύνολό του, αντί να στοχεύουν σε ένα συγκεκριμένο τμήμα του οργανισμού.
