Μια δομή κατανομής εργασιών, ή WBS, είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται από εκείνους στον τομέα της διαχείρισης του έργου. Χρησιμοποιείται για τον ορισμό ενός έργου και τον διαχωρισμό κάθε στοιχείου του έργου σε οντότητες οριζόμενων ομάδων έτσι ώστε να μπορούν να ανατεθούν και να ολοκληρωθούν με πιο αποτελεσματικό τρόπο. Τα στοιχεία θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν προϊόντα σε ένα έργο προσανατολισμένο στις πωλήσεις, στοιχεία σε ένα οικοδομικό έργο ή εξουσιοδότηση σε ένα έργο διαχείρισης.
Σημασία
Σε μια δομή διάσπασης εργασίας, τα στοιχεία ορίζονται και στη συνέχεια αναλύονται σε ένα δέντρο σύστημα. Αυτό το σύστημα δίνει σε κάθε μέρος του έργου διαφορετική προτεραιότητα και ταιριάζει με αυτό το επίπεδο σπουδαιότητας στη θέση του στο δέντρο. Το δέντρο χρησιμεύει επίσης για την ανάθεση των διαφόρων τμημάτων του έργου στους διάφορους εργαζόμενους που έχουν οριστεί για την ολοκλήρωσή του. Κάνοντας αυτό, εξαλείφεται η σύγχυση. Επιπλέον, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να επιθυμεί να ορίσει ημερομηνίες λήξης για κάθε ένα από τα τεμάχια έργου, ανάλογα με το χρονικό διάστημα που θα πρέπει να πάρουν οι εργαζόμενοι για να το ολοκληρώσουν. Κάθε κομμάτι του δέντρου μπορεί να χωριστεί σε μικρότερες δομές διάσπασης της εργασίας από τους υπαλλήλους στους οποίους έχει ανατεθεί το συγκεκριμένο κομμάτι του έργου.
Ιστορία
Η δομή της κατάρρευσης εργασίας ξεκίνησε από τον στρατό. Το Υπουργείο Άμυνας των ΗΠΑ δημιούργησε την ιδέα κατά την ανάπτυξη του προγράμματος πυραύλων Polaris στα τέλη της δεκαετίας του 1950. Μετά την ολοκλήρωση του έργου, η DOD δημοσίευσε τη διάρθρωση των εργασιών που χρησιμοποίησε και έδωσε εντολή να ακολουθήσει αυτή η διαδικασία σε μελλοντικά έργα αυτού του πεδίου και μεγέθους. Στη συνέχεια, αυτή η μέθοδος διαχείρισης έργων απορροφήθηκε στον ιδιωτικό τομέα και παραμένει ένας από τους πιο συνηθισμένους και αποτελεσματικούς τρόπους ολοκλήρωσης των εταιρικών σχεδίων.
Χαρακτηριστικά
Προκειμένου να καταστεί η δομή καταστροφής εργασίας όσο το δυνατόν πιο αποδοτική, υπάρχουν διάφοροι κανόνες που ακολουθούνται συνήθως στην ανάπτυξη του δέντρου. Ο πρώτος από αυτούς είναι ο κανόνας του 100%. Αυτό δηλώνει ότι η δομή κατανομής θα πρέπει να περιλαμβάνει το 100% του έργου με στόχο το στόχο που απαιτείται από το έργο. Πέρα από αυτό, ωστόσο, μια δομή κατανομής των εργασιών θα πρέπει να επικεντρώνεται μόνο στα αποτελέσματα ενός έργου και όχι στις μεθόδους για την υλοποίηση του έργου. Επιπλέον, η δομή πρέπει να προσπαθήσει να συμπεριλάβει μόνο αμοιβαία αποκλειστικά στοιχεία στο δέντρο. Αυτό αποτρέπει την επικάλυψη και εξασφαλίζει ότι όλοι γνωρίζουν τις αποστολές τους.
Παρανοήσεις
Μια δομή κατανομής εργασιών δεν είναι μια συνολική λίστα όλων των εργασιών που θα διατεθούν σε ένα έργο. Είναι απλά ένα δέντρο που επιτρέπει την αποτελεσματική μεταβίβαση των ευθυνών και των ανθρωποωρών που πρέπει να τεθούν στο έργο. Επίσης, δεν πρέπει να χρησιμοποιείται δομή κατανομής εργασιών για σκοπούς οργάνωσης του προσωπικού. Το πεδίο εφαρμογής του σχεδίου θα πρέπει να περιγράφεται με τέτοιο τρόπο ώστε η αντιπροσωπεία των εργαζομένων να μπορεί να ρέει από το δέντρο, αντί να ορίζεται από το ίδιο το δέντρο. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξεχωριστό διάγραμμα οργανωτικής ιεραρχίας για τον προσδιορισμό της ευθύνης κάθε ομάδας εντός της δομής κατανομής.
Σκέψεις
Πολλές εταιρείες και διευθυντές έργων βρεθούν συγκλονισμένοι από μια δομή κατανομής της εργασίας επειδή μεταβαίνουν στο πλοίο στο επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείται από τη δομή. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να διατηρηθεί το WBS όσο το δυνατόν πιο απλό. Περιλαμβάνεται μέσα σε αυτή την προτροπή είναι η σημασία της τήρησης του κανόνα των 80 ωρών. Αυτό σημαίνει ότι κανένα στοιχείο του έργου δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 80 ώρες εργασίας ανά άτομο που έχει ανατεθεί στο έργο. Αυτός είναι ένας αξιοπρεπής κανόνας για να βοηθήσετε τον υπεύθυνο του έργου να γνωρίζει πού και πότε να σπάσει ένα στοιχείο του έργου σε δύο ή περισσότερα επιμέρους στοιχεία.
