Είτε είστε μια ομάδα ενός ατόμου ή μια ολοκληρωμένη εταιρεία, έχοντας διαδικασίες γραφείου και οδηγίες είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να θεσπίσετε μερικούς βασικούς κανόνες για την επιχείρησή σας. Αυτό όχι μόνο σας βοηθάει με τις καθημερινές εργασίες, αλλά μπορεί επίσης να βοηθήσει τις νέες προσλήψεις σας όταν ξεκινήσουν και οι εργαζόμενοι που έχουν καθιερωθεί όταν πρέπει να ελέγχουν διοικητικά θέματα.
Καθιέρωση κατευθυντήριων γραμμών και καθιστώντας τους προσβάσιμες
Η δημιουργία ενός εγχειριδίου για το γραφείο του 21ου αιώνα είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε. Το εγχειρίδιο γραφείου πρέπει να περιλαμβάνει διαδικασίες και διαδικασίες για σημαντικές πτυχές της επιχείρησής σας και θα πρέπει να αναφέρει τυχόν σημαντικά σημεία από την ομοσπονδιακή, την κρατική και την τοπική νομοθεσία για την απασχόληση. Περιλάβετε πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές άδειας, τις πολιτικές που δεν εισάγουν διακρίσεις και την αποζημίωση των εργαζομένων.
Αυτό είναι επίσης το σημείο όπου μπορείτε να συμπεριλάβετε την εταιρική σας αποστολή, την όραση και τις βασικές αξίες. Αυτοί βοηθούν όλους τους επιχειρηματίες να παραμείνουν σε καλό δρόμο και να εργαστούν για τον ίδιο στόχο. Μπορεί να περιλαμβάνει κατευθυντήριες γραμμές για τη συμπεριφορά των εργαζομένων, τον κώδικα ένδυσης, το κάπνισμα, τις ώρες γραφείου, τις αμοιβές, τις προσφορές και τα οφέλη. Κάντε το εγχειρίδιό σας προσιτό σε κάθε υπάλληλο, προσφέροντάς το τόσο σε απευθείας σύνδεση όσο και σε έντυπη μορφή. Δώστε ένα αντίγραφο σε όλους τους υπαλλήλους και ζητήστε τους να υπογράψουν μια επιστολή επιβεβαίωσης λέγοντας ότι έχουν διαβάσει τις οδηγίες και τις κατανοούν.
Λαμβάνοντας υπόψη την τεχνολογία στο γραφείο του 21ου αιώνα
Σε ένα γραφείο του 21ου αιώνα, είναι σημαντικό να ενσωματώσετε την τεχνολογία στις οδηγίες σας. Ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο εργάζεστε, η τεχνολογία διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στις διαδικασίες γραφείου. Πολλά πράγματα γίνονται σε υπολογιστές και smartphones. Αποφασίστε αν η εταιρεία σας επιτρέπει τη χρήση της τεχνολογίας γραφείου για προσωπικούς λόγους και ποια είναι τα μέτρα ασφαλείας σας. Επιτρέπεται στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν τα τηλέφωνά τους ενώ εργάζονται; Με τη θέσπιση αυτών των κανόνων, θα είστε σε θέση να ξεκαθαρίσετε τυχόν διαφωνίες πριν συμβούν.
Δημιουργία οδηγιών για κάθε ρόλο ή τμήμα
Ανάλογα με την επιχείρησή σας, μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε διαδικασίες για κάθε τμήμα ή κάθε ρόλο στην εταιρεία. Για παράδειγμα, αν έχετε ένα τμήμα κατασκευής, οι διαδικασίες τους θα είναι αναμφισβήτητα διαφορετικές από το τμήμα πωλήσεων και το τμήμα μάρκετινγκ. Καταγράφοντας τις καθημερινές διαδικασίες για κάθε τομέα της επιχείρησής σας, θα βοηθήσετε τους νέους υπαλλήλους σας να γίνουν πιο γρήγορα και θα είναι σε θέση να καθοδηγήσουν έμπειρο προσωπικό όταν ξεχάσουν πώς να κάνουν κάποια εργασία. Έχοντας έναν τόπο αναφοράς σας βοηθά επίσης να παρακολουθείτε τα πάντα στην επιχείρησή σας. Ορισμένα γραφεία που έχουν πολλαπλές βαθμίδες του προσωπικού μπορούν να επιλέξουν να συμπεριλάβουν ένα οργανόγραμμα, ώστε όλοι να γνωρίζουν τι είναι ο ρόλος τους μέσα στην ευρύτερη εικόνα της εταιρείας.
Κρατώντας τις γραμμές επικοινωνίας ανοικτές
Οι οδηγίες σας μπορούν να ενημερωθούν όποτε χρειάζεται να συμπεριληφθεί ένα νέο σημαντικό στοιχείο. Δεν χρειάζεται να τεθούν σε πέτρα. Βεβαιωθείτε ότι επικοινωνείτε με το προσωπικό σας τακτικά όταν προσθέτετε κάτι στις διαδικασίες του γραφείου ή στο εγχειρίδιο του γραφείου σας. Επιπλέον, όλες οι πρακτικές γραφείου σας θα πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμες. Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό σας γνωρίζει πού μπορούν να απευθυνθούν για βοήθεια εάν έχουν μια ερώτηση σχετικά με τον χρόνο διακοπών, τη χρήση κινητού τηλεφώνου, την αποζημίωση των εργαζομένων ή οποιαδήποτε άλλη σύγχρονη πρακτική γραφείου.
