Βέβαια όλοι γνωρίζουμε τα abc μας και νομίζω ότι μπορούμε να καταθέσουμε εντάξει, γιατί σύμφωνα με το αλφάβητο, ο Adam έρχεται πριν Ant. Αλλά πού πάει η AWC Company; Μετά τον Αντ; Στο γραφείο στο οποίο εργάζομαι, τα έγγραφα και τα αρχεία συχνά κατατίθενται εσφαλμένα, καθιστώντας δύσκολη την εύρεση των απαραίτητων εγγράφων. Με λίγους απλούς κανόνες, θα μπορείτε να καταθέσετε οτιδήποτε στη σωστή θέση.
Το ίδιο επώνυμο, διαφορετικό όνομα. Απλό, όταν το στοιχείο που καταθέτετε έχει το ίδιο επώνυμο αλλά ένα διαφορετικό όνομα, η σειρά κατάθεσης καθορίζεται από το πρώτο όνομα. Έτσι, ο Adams, ο John θα έρθει μπροστά από τον Adams, τον Sam στο γραφείο σου.
Το ίδιο επώνυμο, το ίδιο όνομα. Λίγο πιο δύσκολο, αλλά υπάρχουν και άλλα πράγματα που πρέπει να εξετάσετε. Εάν υπάρχει μια αρχική τότε η σειρά καθορίζεται από το αρχικό έτσι Adams, John B. τοποθετείται πριν από τον Adams, John D. Εάν δεν υπάρχει αρχικό, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το κράτος στο οποίο βρίσκεται το άτομο ή η εταιρεία και εάν αυτό είναι το ίδιο, στη συνέχεια χρησιμοποιήστε την πόλη, ακολουθήστε το όνομα του δρόμου και τέλος τους αριθμούς των δρόμων. Εργασία από την ευρύτερη περιοχή στην πιο συγκεκριμένη περιοχή κατά τον καθορισμό της σειράς κατάθεσης.
Αρχικά. Τα αρχικά όπως αυτά που χρησιμοποιούνται σε μια εταιρική επωνυμία θεωρούνται σαν να ήταν κάθε γράμμα ξεχωριστή λέξη. Επομένως, αν τοποθετείτε ένα αρχείο για την εταιρεία AWC, θα έρθει πριν από την Adam Company, επειδή κάθε επιστολή στην πρώτη εταιρεία θεωρείται ως ξεχωριστή λέξη. Το «A» από μόνο του κατατίθεται αλφαβητικά πριν από μια μακρύτερη λέξη.
Μπερδεμένα ονόματα εταιρειών. Πώς καταθέτετε την εταιρία Paul Smith; Κάτω από τον Παύλο ή Σμιθ; Όταν πρόκειται για εταιρική ή εμπορική ονομασία, αρχειοθετήστε με το όνομα. Έτσι, ο Paul Smith κατατίθεται στο P για τον Paul και όχι για τον Smith.
Αριθμοί και συντμήσεις. Αυτά υποβάλλονται σαν να έχουν διευκρινιστεί. Το εστιατόριο 3 Sisters κατατίθεται στο T για τρία. Η εκκλησία του Αγίου Ιωσήφ κατατίθεται σαν να γράφτηκε ο Άγιος. Έτσι, ο φάκελος για την εκκλησία του Αγίου Ιωσήφ θα τοποθετηθεί πριν από το δείπνο του Σαμ επειδή ο Σάι έρχεται ενώπιον του Σαμ.
Συμβουλές
-
Πρόκειται για συνήθεις πρακτικές αρχειοθέτησης. Ωστόσο, ένας υπολογιστής δεν αρχειοθετείται με αυτόν τον τρόπο. Ένας υπολογιστής διαβάζει κάθε όνομα κυριολεκτικά, έτσι Adam Company στο Βήμα 3 θα είναι πριν από την Εταιρεία AWC αν δεν υπάρχουν κενά μεταξύ των γραμμάτων. Ο υπολογιστής θα βάλει επίσης αριθμούς πριν από τις επιστολές και δεν θεωρεί ότι ο Άγιος στον Άγιο Ιωσήφ είναι στην πραγματικότητα η λέξη Άγιος. Αν καταρτίζετε μια λίστα ηλεκτρονικών υπολογιστών και θέλετε να είναι συνεπής με το σύστημα αρχειοθέτησής σας, τότε τα στοιχεία πρέπει να καταχωρηθούν ανάλογα, έτσι ώστε το είδος του υπολογιστή να είναι το ίδιο. Θα χρειαστεί λοιπόν να τοποθετήσετε κενά ανάμεσα στα γράμματα της εταιρείας A W C, να εξηγήσετε τον αριθμό 3 και ούτω καθεξής.
