Οι επιστολές είναι ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι ή οι πελάτες ενημερώνονται για μια αλλαγή στην πολιτική. Οι άνθρωποι τείνουν να αγνοούν τα σημάδια και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή βομβαρδίζονται με τόσες πολλές διαφημίσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα. Οι επιστολές, από την άλλη πλευρά, είναι δυσκολότερο να αγνοηθούν, επειδή συνδέονται με τη διατύπωση και τα σημαντικά μηνύματα. Οι επιστολές ειδοποίησης είναι απλές και πολύ αποτελεσματικές.
Τοποθετήστε επιστολόχαρτα της εταιρείας στον εκτυπωτή σας. Οι περισσότερες εταιρείες έχουν πολιτικές που οι επίσημες επικοινωνίες πρέπει να είναι σε επιστολόχαρτα, διότι συμβάλλουν στη μετάδοση της ιδέας της συνέπειας και της εξουσίας.
Ανοίξτε το γράμμα πληκτρολογώντας την ημερομηνία. Εάν το γράμμα πρόκειται για ένα άτομο, πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Εάν το γράμμα θα είναι μέρος μαζικής αλληλογραφίας παρόμοιων ειδοποιήσεων, μην πληκτρολογήσετε το όνομα ή χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για να εισαγάγετε τα ονόματα.
Ξεκινήστε την επιστολή πληκτρολογώντας "Αγαπητέ κ. / Μ. (Όνομα)" που ακολουθείται από ένα τελεία ή για μια πιο γενική αποστολή "Αγαπητέ πελάτης" ή παρόμοια ευχαρίστηση.
Ξεκινήστε την επιστολή εξηγώντας σύντομα την κατάσταση. Εάν γράφετε για να δώσετε κακά νέα, όπως σε μια ειδοποίηση για καθυστερημένα βιβλία ή ένα νομοσχέδιο για το παρελθόν, να εξηγήσετε ποιο ήταν το νομοσχέδιο και πόσο αργά είναι. Αν γράφετε να ενημερώνετε τους πελάτες σχετικά με μια αλλαγή πολιτικής, εξηγήστε το πρόβλημα που δημιούργησε την ανάγκη για αλλαγή πολιτικής.
Εξηγήστε την ειδοποίηση σαφώς και συνοπτικά, ώστε ο παραλήπτης να μην χάσει το μήνυμα. Παρέχετε τις σχετικές ημερομηνίες για το πότε θα τεθεί σε ισχύ η πολιτική.
Δώστε πληροφορίες σχετικά με τις ενέργειες όπως οι προθεσμίες ή οι διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσει ο αποδέκτης της επιστολής. Παρέχετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε περίπτωση που έχουν ερωτήσεις.
Κλείστε την επιστολή ευχαριστώντας τον υπάλληλο ή τον πελάτη για την προσοχή του και πληκτρολογήστε το όνομά σας. Είσοδος στο χώρο πάνω από το όνομά σας.
Συμβουλές
-
Κρατήστε το γράμμα συνοπτικό και πραγματικό. Εάν ζητάτε συγγνώμη πάρα πολλών πελατών ή υπαλλήλων μπορεί να το ερμηνεύσετε ως ένδειξη ότι μπορούν να διαφωνήσουν με την ειδοποίηση ή την αλλαγή πολιτικής.
