Οι εταιρείες, οι οργανισμοί ή τα πανεπιστήμια που επιθυμούν να φιλοξενήσουν τακτικές τηλεδιασκέψεις πρέπει να έχουν εγκατεστημένο το κατάλληλο υλικό για να χειριστούν τον αριθμό των συμμετεχόντων που αναμένεται κάθε φορά. Κατά την αγορά ή τη μίσθωση του απαραίτητου υλικού, θα πρέπει επίσης να εξασφαλίσετε το κατάλληλο λογισμικό και τις συνοδευτικές άδειες χρήσης για να έχετε σωστά το υλικό τηλεδιάσκεψης. Ένα προσωπικό εσωτερικής πληροφορικής (IT) μπορεί να χειριστεί την απαιτούμενη ρύθμιση. Οργανισμοί χωρίς προσωπικό πληροφορικής μπορούν να προσλάβουν έναν σύμβουλο για να βοηθήσουν στην οργάνωση.
Διακομιστής / επεξεργαστής
Οποιαδήποτε αξιόπιστη ρύθμιση τηλεδιάσκεψης χρειάζεται πρώτα έναν ή περισσότερους αξιόπιστους διακομιστές υψηλής απόδοσης. Η CPU πρέπει να είναι γρήγορη, μεγαλύτερη από 3 MGhz, με μνήμη RAM τουλάχιστον 1GB και ελάχιστη διασύνδεση Ethernet 100ΜΒ, η οποία θα πρέπει να μπορεί να φιλοξενήσει 50 έως 100 καλούντες. Εάν θα έχετε συμμετέχοντες που καλούν από πολλαπλές τοποθεσίες όπως τα δικά τους απομακρυσμένα γραφεία, οι δικοί τους διακομιστές ή τηλεφωνικός εξοπλισμός μπορούν να χειριστούν το δικό τους τέλος της τηλεδιάσκεψης. Ωστόσο, αν ρυθμίζετε δυνατότητες τηλεδιάσκεψης σε πολλαπλές εταιρικές τοποθεσίες ή πανεπιστημιακές σχολές, ίσως θελήσετε να έχετε εγκατεστημένους αξιόπιστους διακομιστές σε όλες τις τοποθεσίες όπου θα έχετε άτομα που συμμετέχουν στο συνέδριο. Αυτοί οι διακομιστές δεν χρειάζεται απαραίτητα να είναι τόσο μεγάλοι όσο το κεντρικό γραφείο ή η πανεπιστημιούπολη που φιλοξενεί την τηλεδιάσκεψη, εκτός αν υπάρχει μεγάλος αριθμός συμμετεχόντων σε κάθε τοποθεσία.
Σύνδεση στο Internet
Για να εκτελέσετε αποτελεσματικά ή να συμμετάσχετε σε τηλεδιασκέψεις, θα χρειαστείτε σύνδεση υψηλής ταχύτητας στο Internet τουλάχιστον 10Mbps για κάθε 50 καλούντες που αναμένετε να συμμετάσχετε σε μια δεδομένη κλήση. Μεγάλες εταιρείες, πανεπιστήμια ή οργανώσεις μπορούν να το επιτύχουν με το δικό τους LAN υψηλής ταχύτητας. Ωστόσο, ο πιο οικονομικός τρόπος για να επιτευχθεί αυτό για τους περισσότερους οργανισμούς είναι η μίσθωση ενός διακομιστή για να χειριστεί αυτή τη συνδεσιμότητα μέσω μιας εγκατάστασης συνεγκατάστασης.
Εξοπλισμός Voice-Over-IP
Μπορείτε να φιλοξενήσετε τις πιο επιτυχημένες τηλεδιασκέψεις μέσω μιας σύνδεσης φωνητικής τηλεφωνίας (VoIP), η οποία πραγματοποιείται με ένα πλαίσιο server VoIP. Αυτό το υλικό είναι διαθέσιμο είτε από τον πάροχο Internet είτε από την επιχείρηση παροχής υλικού τεχνολογίας. Δεν είναι κρίσιμο όλοι όσοι καλούν στην τηλεδιάσκεψη να έχουν το δικό τους υλικό VoIP στις τοποθεσίες τους. Και πάλι, θα πρέπει να έχετε εγκατεστημένο υλικό και λογισμικό VoIP σε όλες τις πανεπιστημιουπόλεις μιας εταιρίας ή ενός πανεπιστημίου, εάν η τηλεδιάσκεψη έχει δημιουργηθεί για μια οργάνωση πολυπολιτισμικού περιεχομένου με πολλούς συμμετέχοντες σε κάθε τοποθεσία.
Στοιχεία συστήματος ήχου
Ανάλογα με τη ρύθμιση της τηλεδιάσκεψης σας, ίσως χρειαστεί κάποιο είδος ηχητικού συστήματος με ηχεία. Αν κάνετε τηλεδιάσκεψη με ομάδες ατόμων σε διαφορετικούς χώρους όπου θα υπάρχουν πολλοί άνθρωποι σε κάθε δωμάτιο, θα χρειαστεί να έχετε ένα ηχητικό σύστημα για κάθε χώρο, έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να μπορούν να ακούσουν. Ένα αποτελεσματικό ηχοσύστημα για μια τηλεδιάσκεψη θα περιλαμβάνει μια θύρα MIDI με ελεγκτή MIDI, ψηφιακές και αναλογικές είσοδοι ήχου, μίκτη ήχου χαμηλού θορύβου (ελεγχόμενη από λογισμικό) και ηχεία.
Ακουστικά (προαιρετικά)
Για τις τηλεδιασκέψεις στις οποίες κάθε συμμετέχων βρίσκεται σε ξεχωριστή θέση στον δικό του υπολογιστή, κάθε συμμετέχων που θα συμμετάσχει στη διάσκεψη θα χρειαστεί ένα ακουστικό με ενσωματωμένο μικρόφωνο και δυνατότητες σίγασης για να εμποδίσει το θόρυβο του περιβάλλοντος έως ότου κάποιος είναι έτοιμος να μιλήσει. Για τους συμμετέχοντες που ακούν μόνο την τηλεδιάσκεψη, θα γίνει ένα τυποποιημένο ακουστικό.
