Το γράψιμο για ένα επιχειρηματικό ακροατήριο δεν είναι το ίδιο με το γράψιμο μιας επιστολής σε έναν φίλο. Ο σκοπός της επιστολής είναι διαφορετικός - γενικά, θα μεταφέρετε συγκεκριμένες πληροφορίες ή ζητάτε από κάποιον να εκτελέσει μια συγκεκριμένη ενέργεια - και υπάρχουν ορισμένες προσδοκίες όσον αφορά τη μορφοποίηση και το στυλ. Συχνά, μια επιχειρησιακή επιστολή θα είναι η πρώτη εντύπωση που κάνετε σε κάποιον, οπότε είναι σημαντικό να το κάνετε σωστό.
Τι είναι μια επιχειρηματική επιστολή;
Μια επιχειρησιακή επιστολή είναι οποιαδήποτε επιστολή που ένας οργανισμός στέλνει σε έναν άλλο οργανισμό, ή αλληλογραφία μεταξύ ενός οργανισμού και των πελατών του, των προμηθευτών και άλλων κομμάτων. Μια επιστολή που γράφετε ως μέρος της δουλειάς σας θα χαρακτηριστεί ως επιχειρησιακή επιστολή, αλλά οποιαδήποτε επιστολή που στέλνετε σε μια επιχείρηση, οργάνωση, κοινοτική ομάδα ή άτομο σε επαγγελματικό πλαίσιο θα εμπίπτει επίσης στην κατηγορία αυτή. Ο πρωταρχικός έλεγχος είναι ένα από το περιεχόμενο: θα έχει ο παραλήπτης σας ενδιαφέρον για αυτό που γράφετε στο βαθμό που επηρεάζει την επαγγελματική του ζωή; Εάν ναι, τότε η επιστολή σας θα χαρακτηριστεί ως επιχειρηματική επιστολή.
Γιατί θα πρέπει να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή
Οι επιχειρήσεις γράφουν στους πελάτες, τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους ενδιαφερόμενους να μεταφέρουν σημαντικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, μπορούν να παραγγείλουν προϊόντα από έναν κατασκευαστή, να ενημερώσουν έναν πελάτη σχετικά με την κατάσταση της παραγγελίας τους, να περιγράψουν σημαντικές αλλαγές στους όρους και τις προϋποθέσεις της εταιρείας, να εντοπίσουν ένα πρόβλημα που προέκυψε ή να μεταδώσουν την υπεραξία. Πολλές επιστολές επιχειρήσεων θα περιλαμβάνουν πρόσκληση για δράση, δηλαδή η επιστολή θα ζητήσει συγκεκριμένες πληροφορίες ή απάντηση από τον παραλήπτη.
Τα άτομα επιλέγουν τη μορφή της επιστολής επιχειρήσεων όταν υπάρχει ανάγκη να γράψετε με σαφή και επαγγελματικό τρόπο. Παραδείγματα περιλαμβάνουν μια αίτηση θέσης εργασίας, επανάληψη της συνοδευτικής επιστολής, επιστολή καταγγελίας, επιστολή παραίτησης, επιστολή αναφοράς, αποδοχή ή απόρριψη επίσημης εμπλοκής ή ζητώντας πληροφορίες από μια επιχείρηση. Αυτό που έχουν αυτά τα γράμματα είναι η προσδοκία ότι θα είναι σύντομη και συγκεκριμένη, παρά δημιουργική ή υποβλητική στο στυλ γραφής.
Μορφές για μια επιχειρησιακή επιστολή
Οι επιχειρήσεις στις Ηνωμένες Πολιτείες χρησιμοποιούν μία από τις τέσσερις μορφές κοινών γραμμάτων, οι οποίες παρατίθενται παρακάτω. Από αυτά, το στυλ μπλοκ είναι το πιο δημοφιλές.
Μορφή δεσμευμένης επιστολής: Με στυλ γραμματοσειράς, όλο το κείμενο είναι ξεκάθαρο με το αριστερό περιθώριο. Θα δομήσετε το γράμμα έτσι ώστε το κείμενο γραμμής να είναι απλά σε απόσταση και οι παράγραφοι να είναι διπλές. Τα περιθώρια έχουν συνήθως μια τυπική ρύθμιση μιας ίντσας, παρόλο που ορισμένες επιχειρήσεις το διαφοροποιούν για να φιλοξενήσουν το στυλ του σπιτιού τους.
Γραμματοσειρά ημι-μπλοκ: Το ημι-μπλοκ είναι πανομοιότυπο με τη μορφή μπλοκ, εκτός από το ότι η πρώτη γραμμή κάθε παραγράφου είναι διατμημένη.
Εναλλακτική μορφή γραμματοσειράς: Αυτή η μορφή ακολουθεί πιστά τη μορφή μπλοκ, εκτός από την ημερομηνία, το συμπληρωματικό κλείσιμο ("ειλικρινά") και το όνομα, ο τίτλος και η υπογραφή του συγγραφέα εμφανίζονται στη δεξιά πλευρά της σελίδας. Αν δεν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο, η διεύθυνση επιστροφής του συγγραφέα θα εμφανιστεί επίσης στα δεξιά.
Απλοποιημένη μορφή επιστολής: Μια άλλη παραλλαγή της μορφής μπλοκ, το απλοποιημένο στυλ παραλείπει τον εισαγωγικό χαιρετισμό ("Αγαπητέ κύριε Σμιθ:"). Επιλέξτε αυτή τη μορφή όταν δεν έχετε το όνομα του παραλήπτη.
Πώς να απευθυνθείτε στους παραλήπτες σε μια επιχειρησιακή επιστολή
Η αντιμετώπιση επιχειρησιακής επιστολής σε έναν μόνο αποδέκτη είναι σχετικά απλή. Απλά γράψτε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη στο εσωτερικό μπλοκ διευθύνσεων στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Ανοίξτε την επιστολή σας με το χαιρετισμό: "Αγαπητέ κύριε / κυρία / κα. Επώνυμο:" ή "Αγαπητέ κύριε / κυρία:" Σημειώστε το κόλον στο τέλος του χαιρετισμού - μόνο μια προσωπική επιστολή χρησιμοποιεί ένα κόμμα εδώ. ένα επιχειρησιακό γράμμα χρησιμοποιεί πάντα ένα παχύ έντερο.
Είναι αποδεκτό να γράψετε το επώνυμο του προσώπου εάν είστε με τους όρους του ονόματος με τον παραλήπτη, για παράδειγμα, έχετε συναντήσει αρκετές φορές και γνωρίζετε καλά το άτομο. Σε αυτή την περίπτωση, ο χαιρετισμός σας θα διαβάσει: "Αγαπητέ Ιωσήφ:" Μην φτάσετε αμέσως για ένα όνομα, ωστόσο, θεωρείται αγενής.
Για να απευθυνθείτε σε πολλούς παραλήπτες στο ίδιο γράμμα, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:
Όπου οι παραλήπτες εργάζονται στην ίδια τοποθεσία: Γράψτε τον τίτλο, το όνομα και (προαιρετικά) τον τίτλο εργασίας κάθε παραλήπτη που ακολουθείται από τη διεύθυνση μιας επιχείρησης στο εσωτερικό μπλοκ διεύθυνσης. Για το χαιρετισμό, ορίστε το όνομα του κάθε παραλήπτη με την ίδια σειρά που εμφανίζονται στη διεύθυνση.
Παράδειγμα:
Κα Sophia Proctor, Διευθύνων Σύμβουλος Κ. Martyn Byrne, διευθυντή πωλήσεων Δρ Regan Coulson, Διευθυντής Μάρκετινγκ ABC Limited Street Street Τάουνσβιλ, Κεντάκυ 395494
Αγαπητέ κύριε Proctor, κ. Byrne και τον κ. Coulson:
Όταν οι παραλήπτες εργάζονται σε διαφορετικές διευθύνσεις: Κάθε παραλήπτης πρέπει να λάβει το δικό της γράμμα, ώστε να χρειαστεί να ετοιμάσετε πολλαπλά αντίγραφα της ίδιας επικοινωνίας. Χρησιμοποιήστε τον σχολιασμό αντιγράφου άνθρακα μετά το κλείσιμο - "cc:" - για να εμφανιστούν τα ονόματα των άλλων παραληπτών. Ο σχολιασμός επιτρέπει σε κάθε παραλήπτη να γνωρίζει ποιοι είναι οι άλλοι παραλήπτες.
Παράδειγμα:
Κα Sophia Proctor, Διευθύνων Σύμβουλος ABC Limited Street Street Τάουνσβιλ, Κεντάκυ 395494 Αγαπητέ κα. Proctor: Σώμα επιστολής Με εκτιμιση, Jane Doe Cc: κ. Martyn Byrne, Διευθυντής Πωλήσεων, Dr. Regan Coulson, Διευθυντής Marketing
Όταν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες: Όταν γράφετε σε πολλούς παραλήπτες, όπως τα μέλη ενός διοικητικού συμβουλίου, είναι σκόπιμο να γράψετε μία επιστολή και να την απευθύνετε στην ομάδα ως σύνολο. Ο χαιρετισμός θα πρέπει επίσης να αναφέρεται στο σώμα ανθρώπων, για παράδειγμα, "Αγαπητέ Τμήμα Πωλήσεων" ή "Αγαπητή Ομάδα Κοινοτικής Διασύνδεσης". Χρησιμοποιήστε ένα μπλοκ διανομής στο τέλος της επιστολής για να απαριθμήσετε τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας που θα πρέπει να διαβάσουν το γράμμα.
Παράδειγμα:
Το Διοικητικό Συμβούλιο ABC Limited Street Street Τάουνσβιλ, Κεντάκυ 395494 Αγαπητοί Μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου: Σώμα επιστολής Με εκτιμιση, Jane Doe Κατανομή: Κα Σοφία Προκέρ Κ. Martyn Byrne Δρ Regan Coulson Κ. Elizabeth Mejia Ο καθηγητής Zayne Vargas Κ. Cohen Andersen
Τα διάφορα μέρη μιας επιχειρηματικής επιστολής
Είτε χρησιμοποιείτε μορφή μπλοκ είτε άλλο στυλ, το επιχειρησιακό σας γράμμα πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες ενότητες:
Επιστολόχαρτο ή διεύθυνση επιστροφής: Οι επιχειρήσεις συνήθως χρησιμοποιούν τυπωμένο χαρτί που περιλαμβάνει ειδικά σχεδιασμένο λογότυπο ή επιστολόχαρτο στο επάνω μέρος του φύλλου. Το επιστολόχαρτο φέρει τη διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας του οργανισμού. Αν δεν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτα, γράψτε το όνομα και τη διεύθυνσή σας στην επάνω αριστερή γωνία της επιστολής. Είναι αποδεκτό, αλλά όχι υποχρεωτικό, να συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, εάν αυτό είναι χρήσιμο για τον παραλήπτη.
Ημερομηνία: Γράψτε την ημερομηνία σε μορφή μήνα-ημέρας-έτους αμέσως κάτω από τη διεύθυνση επιστροφής. Δεδομένου ότι άλλες χώρες χρησιμοποιούν τη μορφή ημέρας-μήνα-έτους, αποφύγετε τη σύγχυση με τη μεταγραφή της ημερομηνίας σε λέξη και όχι σε μορφή αριθμού - "28 Ιουνίου 2018."
Εσωτερική διεύθυνση: Γράψτε το όνομα του παραλήπτη, το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση και τον ταχυδρομικό κώδικα. Συμπεριλάβετε έναν τίτλο εργασίας, εάν χρειάζεται. Πάντα ευθυγραμμίστε την εσωτερική διεύθυνση με το αριστερό περιθώριο όταν χρησιμοποιείτε τυπικά χαρτικά γραφείου επιχειρήσεων. Κάνοντας αυτό σημαίνει ότι η διεύθυνση θα εμφανιστεί στο παράθυρο του φακέλου όταν διπλωθεί σε τρία τμήματα.
Χαιρετισμός: Θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε ένα παχύ έντερο μετά το χαιρετισμό όπως περιγράφεται παραπάνω.
Θέμα γραμμή: Η προσθήκη μιας προαιρετικής γραμμής θέματος βοηθά τον παραλήπτη να καταλάβει τι είναι γρήγορη η επιστολή. Ακολουθεί ένα παράδειγμα:
Αγαπητέ κ. Phillips:
Αίτηση για Πακέτο Εφαρμογών Εργασίας
Σώμα: Αυτό είναι όπου το καουτσούκ συναντά το δρόμο. Ξεκινήστε με μια σύντομη δήλωση που περιγράφει γιατί γράφετε ακολουθούμενη από μια σειρά από παραγράφους που περιγράφουν το πρόβλημα στο χέρι. Κρατήστε την επιστολή συνοπτική. Για τις περισσότερες επιχειρηματικές επιστολές, οι δύο έως πέντε παράγραφοι είναι ιδανικές.
Δωρεάν υπηρεσία δωματίου: Έχετε διάφορες επιλογές για στρογγυλοποίηση μιας επιχειρηματικής επιστολής. Ορίστε μερικά παραδείγματα:
- Ειλικρινά δικός σου,
- Με εκτιμιση,
- Ειλικρινά δικός σας,
- Με εκτίμηση,
- Εγκάρδια,
- Τις καλύτερες ευχές μου,
Υπογραφή: Εκτυπώστε το όνομά σας και τον τίτλο εργασίας, αφήνοντας ένα κενό μεταξύ του πληκτρολογίου σας και του συμπληρωματικού κλεισίματος. Θα υπογράψετε το όνομά σας σε αυτό το διάστημα.
Περιφράξεις και αντίγραφα άνθρακα: Συμπεριλάβετε ένα cc: εάν αποστέλλετε αντίγραφα της επιστολής σε κάποιον άλλο. Αν υπάρχουν έγγραφα που συνοδεύουν το γράμμα, γράψτε "Enclosure" ή "Encl." κάτω από το μπλοκ υπογραφής.
Πώς να γράψετε το σώμα μιας επιχειρηματικής επιστολής
Οποιοσδήποτε και αν είναι ο σκοπός της επιχειρηματικής επιστολής σας, είναι απαραίτητο να κρατήσετε το σώμα της επιστολής σαφές και συνοπτικό. Κατανοήστε ότι ο παραλήπτης σας είναι απασχολημένος και είναι πιθανό να περάσει από αυτό. Δομήστε την επιστολή σας σε λογικές παραγράφους - μία ιδέα ανά παράγραφο - έτσι ώστε ο παραλήπτης να μπορέσει να φτάσει γρήγορα στην κατώτατη γραμμή.
Εν συντομία σημαίνει αμβλύ, εντούτοις. πρέπει να επιδιώξετε έναν διπλωματικό και επαγγελματικό τόνο. Εξετάστε τα δύο παραδείγματα:
Μετά από προσεκτική εξέταση, αποφάσισα να δεχτώ θέση σε άλλη εταιρεία. Πάω να δουλέψω στην εταιρεία ABC.
Η δεύτερη έκδοση είναι συνοπτική, αλλά είναι πάρα πολύ άμεση και άσκοπα σκληρή. Μπορεί να προσβάλει τον αναγνώστη. Το πρώτο παράδειγμα, αν και λιγότερο σύντομο, είναι περισσότερο σεβασμό.
Αφού κάνετε τα σημεία σας στο σώμα της επιστολής, ολοκληρώστε με μια παρότρυνση για δράση, μια σύντομη δήλωση που περιγράφει τι θα θέλατε να συμβεί τώρα. Θυμηθείτε, ο αναγνώστης σας είναι απασχολημένος. Μην αφήνετε την εικασία της για το τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια. Ορίστε μερικά παραδείγματα:
Εάν συμφωνείτε με αυτήν την πρόταση, απαντήστε ευγενικά πριν από τις 31 Μαΐου. Εάν επιθυμείτε τα στοιχεία επικοινωνίας για άτομα που έχουν χρησιμοποιήσει με επιτυχία τις υπηρεσίες της XYZ, στείλτε μου email στο [email protected].
Επιλογές για τη φωνή και τη γλώσσα
Η γλώσσα των επιχειρηματικών επιστολών ποικίλλει από ένα χαλαρό, συνομιλητικό ύφος έως το υπερ-τυπικό, τεχνικό στυλ που βρίσκεται στη νομική αλληλογραφία. Οι πιο αποτελεσματικές επιχειρηματικές επιστολές επιτυγχάνουν ισορροπία μεταξύ αυτών των δύο άκρων. Αν και τα επιχειρησιακά γράμματα έχουν γίνει λιγότερο τυπικά με την πάροδο του χρόνου, η γραφή που είναι πολύ απλή μπορεί να αντιμετωπιστεί ως αντιεπαγγελματική και αναληθής. Η υπερβολική τυπική γραφή, από την άλλη πλευρά, μπορεί να αποξενώσει τους αναγνώστες που μπορεί να μην καταλάβουν τη γλώσσα, την ορολογία και τη φράση που σχετίζονται με τη βιομηχανία. Όπως και με όλα τα γράμματα, πρέπει να ταιριάζει με τον τόνο στο κοινό. Αυτό σας δίνει πολλά περιθώρια όσον αφορά το στυλ που επιλέγετε.
Εκτός αν εργάζεστε σε μια ιδιαίτερα επίσημη βιομηχανία όπως ο τραπεζικός τομέας, θα πρέπει να προσπαθείτε να χρησιμοποιείτε καθημερινά λόγια αντί για το επίσημο ισοδύναμο τους - "εκκίνηση" αντί για "έναρξη", "τέλος" αντί για "τερματισμό" και "δοκιμάστε" "προσπαθώ." Κρατώντας το απλό μπορεί να φαίνεται αντιφατικό, καθώς οι περισσότεροι άνθρωποι συνδέουν το επαγγελματικό λεξιλόγιο με μακρύτερες και πιο σύνθετες λέξεις. Ωστόσο, η σαφήνεια είναι καθοριστική. Είναι πολύ πιο σημαντικό ο παραλήπτης σας να κατανοεί την επιστολή σας με την ελάχιστη προσπάθεια από την πλευρά του, παρά να σας παρουσιάσει το εντυπωσιακό λεξιλόγιο σας.
Αποφύγετε συσπάσεις όπως "είμαι", "δεν μπορώ" και "δεν", εκτός αν είναι ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό του στυλ σπίτι της επιχείρησής σας. Ορισμένες εταιρείες προτιμούν να χρησιμοποιούν μια πιο άτυπη φωνή όταν γράφουν στους καταναλωτές για να ανοίξουν τη συζήτηση. άλλοι θα έπαιζαν έναν επίσημο τόνο. Η συνέπεια είναι το κλειδί. Αν προτιμάτε ένα στυλ γραφής πάνω από ένα άλλο, φροντίστε να επικοινωνήσετε τις επιλογές στυλ σας σε ολόκληρο τον οργανισμό και βεβαιωθείτε ότι όλοι ακολουθούν τον ίδιο οδηγό στυλ.
Παράδειγμα επιχειρησιακής επιστολής
Βάζοντας όλα μαζί, εδώ είναι ένα παράδειγμα μιας σύντομης επιχειρηματικής επιστολής σε μορφή μπλοκ:
Κ. Kurt O'Ryan ABC Limited Street Street Τάουνσβιλ, Κεντάκυ 395494 11 Ιανουαρίου 2018 Αγαπητέ κύριε O'Ryan: Σας γράφω για να σας ευχαριστήσω για άλλη μια φορά για την ενεργό υποστήριξή σας στο πρόγραμμα "Κοινοπολιτείας" Townsville "Grow Wild". Τα σχόλιά σας, η εποικοδομητική κριτική και η πολύτιμη εμπειρία σας συνέβαλαν σημαντικά στην επιτυχή υλοποίηση αυτού του έργου. Τώρα έχουμε λάβει πλήρη χρηματοδότηση για το επόμενο έργο μας, το οποίο έχει προσωρινό τίτλο "Φύση στην πόρτα σας". Θα χαρούμε να συμφωνήσετε να συνεχίσετε τη συνεργασία σας σε αυτό το έργο. Σίγουρα θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε τη διορατικότητα και την εμπειρία σας. Εσωκλείω ένα σύντομο φυλλάδιο που περιγράφει την πρόταση για την εξέτασή σας. Θα ήθελα να συναντηθώ μαζί σας για να συζητήσουμε τα επόμενα βήματα και θα καλέσουμε το γραφείο σας την επόμενη εβδομάδα για να προγραμματίσουμε ένα ραντεβού. Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για την εκτίμησή σας. Ειλικρινά δικός σας, Jane Doe Encl:
