Οι φάκελοι αρχείων έρχονται σε πολλαπλά μεγέθη που συνοδεύουν την ποικιλία των μεγεθών χαρτιού που χρησιμοποιούνται τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική αλληλογραφία. Δύο από τα πιο κοινά μεγέθη χαρτιού είναι επιστολικά και νόμιμα. Όταν αυτά τα χαρτιά κατατεθούν, μπορούν να τοποθετηθούν και στους παραδοσιακούς φακέλους αρχείων και στους φακέλους αρχείων κρέμας που έχουν σχεδιαστεί για να αναστέλλονται από την αγκύρωση των ντουλαπιών.
Προτεινόμενα περιεχόμενα φακέλου τυπικού αρχείου
Τόσο οι φάκελοι όσο και οι νόμιμοι φάκελοι υπάρχουν για να βοηθήσουν τα άτομα και τις επιχειρήσεις να χωρίσουν χαρτιά για οικονομικούς και αρχειακούς σκοπούς. Το χαρτί μεγέθους Letter με μέγεθος 8 1/2-by-11 in. Είναι ο τύπος χαρτιού που τυπικά τρέχει μέσω μηχανών αντιγραφής και εκτυπωτών inkjet. Τα τιμολόγια, τα αρχεία καταγραφής απογραφής και τα πρακτικά συνεδριάσεων είναι κοινά έγγραφα που θα εκτυπωθούν σε χαρτί επιστολής και στη συνέχεια θα κατατεθούν στον αντίστοιχο φάκελο. Το χαρτί μεγέθους Legal έχει λιγότερες χρήσεις σύμφωνα με τον προορισμό του και βρίσκεται σε μεγάλο βαθμό στο νόμο και τα γραφεία λογιστικής ως εναλλακτική λύση αντίγραφο χαρτιού. Στα γραφεία αυτά, τα επιπλέον 3 σεντ χαρτιού σε ένα νομικό δελτίο μπορούν να φυλάξουν ένα νομικό έγγραφο με μήκος μιας σελίδας και να κρατήσουν περισσότερες στήλες για τα έντυπα αντίγραφα βιβλίων. Εφόσον το χαρτί μεγέθους legal είναι μεγαλύτερο από ένα τυπικό φύλλο χαρτιού μεγέθους Letter, απαιτείται μεγαλύτερος φάκελος αρχείων.
Τυπικοί φάκελοι αρχείων
Οι τυπικοί φάκελοι αρχείων συνήθως κατασκευάζονται από χαρτί μανίλας και kraft, αν και ορισμένες ποικιλίες είναι πλαστικές. Αυτοί οι φάκελοι χωρίζουν και οργανώνουν έγγραφα και μπορούν να συμπληρώσουν ένα σύστημα αρχειοθέτησης ή να λειτουργούν ανεξάρτητα από αυτό. Σύμφωνα με τον Οδηγό διαστάσεων, ένας φάκελος αρχείων μεγέθους νομικού μεγέθους έχει μέγεθος 8,5 / 8 in. Και πλάτος 14,3 ίντσες μπροστά με πλάτη που εκτείνεται σε ύψος 9 5/8 in. Ένας φάκελος μεγέθους γραμματοσειράς διαθέτει τις ίδιες μετρήσεις μπροστινού και πίσω μέρους, αλλά το πλάτος μειώνεται σε 11 3/4 in.
Κρεμαστά αρχεία φακέλων
Τα αρχεία που κρέμονται μπορούν να κρατούν είτε χαλαρά χαρτιά είτε φακέλους αρχείων manila και kraft-paper. Επειδή αυτά τα αρχεία έχουν σχεδιαστεί για να διατηρούν ένα άλλο φάκελο, οι φάκελοι με κέλυφος νομικού μεγέθους και μεγέθους γραμματοσειράς είναι μεγαλύτεροι από τους τυπικούς τους αντίστοιχους. Ένας φάκελος αρχείου μεγέθους γραμματοκιβωτίου έχει μήκος 12,3 ίντσες πλάτος κατά 9 3/8 ίντσες, ενώ το μέγεθος του φακέλου που κρέμεται με νόμιμο μέγεθος έχει ύψος 15 3/4 ίντσες πλάτος 9 3/8 ίντσες.
Διατήρηση και αρχειοθέτηση φακέλων αρχείων
Οι φάκελοι αρχείων που χρησιμοποιούνται για τη συντήρηση και την αρχειοθέτηση για το Εθνικό Αρχείο κατασκευάζονται επίσης τόσο σε νομικά όσο και σε γράμματα. Αυτοί οι φάκελοι έχουν το ίδιο μέγεθος με το αντίστοιχο καθημερινό αντίγραφο με το φάκελο νομικού περιεχομένου μεγέθους 3 in. Ευρύτερο από το μέγεθος του γράμματος.
