Τα μικρά μετρητά είναι οτιδήποτε άλλο παρά ασήμαντο. Πρόκειται για ένα σοβαρό, χρήσιμο ταμείο το οποίο χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας για αγορές που είναι πολύ μικρές ή πολύ ανεπίσημες για επιταγές ή πιστωτικές κάρτες. Είτε συνδέετε νομίσματα σε ένα χώρο στάθμευσης είτε αγοράζετε μια ταινία έκτακτης ανάγκης, ένα μικρό συρτάρι μετρητών σας δίνει την ευελιξία να έχετε γρήγορα πρόσβαση στα χρήματα για να πληρώσετε, ενώ παράλληλα τεκμηριώνετε τη συναλλαγή για σκοπούς λογιστικής. Τα μικρά μετρητά αποτελούν μέρος των μετρητών σας, αλλά τα μετρητά στο χέρι περιλαμβάνουν επίσης όλα τα άλλα κονδύλια που έχετε εύκολα διαθέσιμα, όπως ποσά που δεν έχετε ακόμη καταθέσει στην τράπεζα και ιμάντες μικρότερων λογαριασμών που χρησιμοποιείτε για την αλλαγή του ταμείου.
Συμβουλές
-
Τα μικρά μετρητά είναι ένα αμοιβαίο κεφάλαιο που η επιχείρησή σας κρατάει στο χέρι για μικρές αγορές, ενώ το μετρητά στο χέρι είναι το άθροισμα όλων των διαθέσιμων μετρητών σας.
Ορισμός με μετρητά στο χέρι
Ο όρος "μετρητά στο χέρι" έχει πράγματι μια διπλή έννοια. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί κυριολεκτικά για να σημάνει τους πραγματικούς λογαριασμούς και κέρματα που έχετε στη διάθεσή σας για να ξοδέψετε, συμπεριλαμβανομένου του ποσού στο μικροσκοπικό ταμείο μετρητών σας. Ωστόσο, σε έναν ισολογισμό, ο ίδιος όρος αναφέρεται όχι μόνο στα φυσικά μετρητά αλλά και σε όλα τα ρευστά διαθέσιμα που έχει αποθηκεύσει και δανειστεί η επιχείρηση σας, συμπεριλαμβανομένων των χρημάτων στην τράπεζα και των μεγάλων λογαριασμών στην τράπεζά σας. Ονομάζεται "μετρητά στο χέρι", ακόμη και αν δεν έχετε φυσικά μετρητά, επειδή η ορολογία αυτή το διακρίνει από περιουσιακά στοιχεία που δεν είναι πραγματικά διαθέσιμα, όπως εισπρακτέοι λογαριασμοί ή ο αριθμός στη στήλη στοιχείων ενεργητικού του ισολογισμού σας, ποσά που περιμένετε ακόμα να πληρώσουν οι πελάτες σας.
Περιθώριο ορισμού μετρητών
Τα μικρά μετρητά είναι ένα ποσό που η επιχείρησή σας διατηρεί σε ετοιμότητα για να καλύψει τις αγορές που πληρώνονται με μετρητά και όχι με επιταγή ή πιστωτική κάρτα. Η δημιουργία ενός μικρού ταμείου ταμειακών ροών με ένα περιοδικό και ένα μικρό χρηματικό έπαθλο ή ένα κανονικό ποσό κεφαλαίων εκκίνησης επιτρέπει στην επιχείρησή σας να παρακολουθεί μικρές αγορές που διαφορετικά θα μπορούσαν να πέσουν μέσα στις ρωγμές, όπως η πληρωμή του ταχυδρομικού σας μεταφορέα με λίγα λεπτά σε μια επιστολή με ανεπαρκείς σφραγίδες.
Πώς λειτουργεί το Petty Cash
Για να δημιουργήσετε ένα μικρό ταμείο μετρητών, ξεκινήστε με ένα μικρό χρηματικό έπαθλο ή ένα χρηματικό ποσό που θα καλύψει τις βραχυπρόθεσμες μικρές ταμειακές ανάγκες της εταιρείας σας για λογικό χρονικό διάστημα, όπως μια εβδομάδα ή ένα μήνα. Το ποσό πρέπει να είναι αρκετά μεγάλο ώστε να πληρώνει πραγματικά για τις μικρές αγορές μετρητών σας, αλλά αρκετά μικρό για να έχει νόημα για μικρές αγορές μετρητών παρά για άλλους τύπους δαπανών. Εάν τρέχετε στο κατάστημα εφοδιασμού γραφείου για χαρτί και συνδετήρες χαρτιού αρκετές φορές την εβδομάδα, θα πρέπει να εξετάσετε τη δημιουργία μιας λίστας και την αγορά μεγαλύτερων ποσοτήτων εξοπλισμού γραφείου ταυτόχρονα. Εναλλακτικά, ενδέχεται να μπορείτε να ανοίξετε ένα λογαριασμό στο κατάστημα εφοδιασμού γραφείου, ώστε να μπορείτε να πληρώσετε μαζί για όλες τις μικρές αγορές σας.
Οι περισσότερες εταιρείες διατηρούν τα μικρά ταμειακά τους κεφάλαια σε ένα ειδικό κουτί ή κιβώτιο, όπως ένα μεταλλικό κουτί μετρητών ή ένα μεγάλο φάκελο. Ό, τι χρησιμοποιείτε, θα πρέπει να είναι αρκετά μεγάλο για τα μετρητά σας και το ημερολόγιο μετρητών σας, και θα πρέπει να είναι εύκολη η πρόσβαση. Εάν χρησιμοποιείτε μεταλλικό κουτί, μπορείτε να το κρατήσετε κλειδωμένο, ανάλογα με την εταιρική σας κουλτούρα και τον αριθμό των εργαζομένων που έχετε. Παρόλο που είναι σημαντικό να μην προσκαλέσετε κλοπή εργαζομένων, το ποσό που κρατάτε στο μικροσκοπικό ταμείο είναι μικρό από τον ίδιο τον ορισμό και το ταμείο σας θα περιλαμβάνει επίσης ένα αρχείο καταγραφής που καθιστά εύκολο να διαπιστωθεί αν λείπουν χρήματα.
Το μικρό σας ταμείο πρέπει επίσης να χρησιμοποιεί ένα περιοδικό που παρακολουθεί εισερχόμενα και εξερχόμενα κεφάλαια. Χρησιμοποιήστε ένα μαξιλάρι, ένα μικρό σημειωματάριο ή ακόμα και ένα κομμάτι χαρτί με ένα χέρι ή υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε εύκολα να βρείτε πρότυπα σε απευθείας σύνδεση για ένα μικροσκόπιο μετρητών, αν και πιθανότατα δεν θα μπορείτε να τα εκτυπώσετε σε ένα μαξιλάρι ή σημειωματάριο. Το μικρό σας ημερολόγιο μετρητών θα πρέπει να έχει μια στήλη για την ημερομηνία και μια άλλη για τις λεπτομέρειες των δαπανών, όπως αυτό που αγοράσατε και πού εσείς ξοδέψατε τα χρήματα. Θα πρέπει επίσης να δείχνετε μια τρέχουσα αντιστοιχία με το ποσό εκκίνησης, το ποσό που αποσύρθηκε για την αγορά σας και το ποσό που απομένει στο ταμείο σας αφού δαπανήσατε τα χρήματα.
Άλλοι τύποι επιχειρηματικών μετρητών
Η διαφορά μεταξύ μετρητών σε μετρητά και μικρών μετρητών βράζει κάτω από το σημείο όπου κρατάτε τα χρήματα και πώς το χρησιμοποιείτε. Τα μικρά μετρητά ανήκουν στο μικρό σας κουτί ή σε φάκελο. Άλλοι τύποι μετρητών μπορούν να φυλάσσονται σε συρτάρι, χρηματοκιβώτιο, ταμειακή μηχανή ή ακόμη και στην τράπεζα αν χρησιμοποιείτε τον λογιστικό ορισμό του "μετρητά στο χέρι", το οποίο μετρά τη ρευστότητα της εταιρείας σας και όχι τα φυσικά δολάρια που κρατάτε χρήσιμα.
- Ταμεία Ταμείου Ταμείου: Εάν εκτελείτε μια επιχείρηση λιανικής πώλησης, πιθανότατα θα λάβετε κάποια μετρητά από πελάτες ακόμη και αν εκτελέσετε το μεγαλύτερο μέρος των συναλλαγών σας στις πιστωτικές κάρτες πελατών. Οι λογαριασμοί στο ταμειακό σας μητρώο θα περιλαμβάνουν όχι μόνο τα μετρητά κέρδους της ημέρας αλλά και το ποσό που κρατάτε στο ταμείο για να κάνετε αλλαγές για τους πελάτες. Η εκκίνηση σας πρέπει να αποτελείται από μικρούς λογαριασμούς, αν και μπορεί να βρεθείτε με μεγαλύτερους λογαριασμούς μέχρι το τέλος της ημέρας, καθώς λαμβάνετε μεγαλύτερους λογαριασμούς από τους αγοραστές. Η εκκίνηση σας θα πρέπει να είναι αρκετή ώστε να μην εξαντληθεί μέχρι το τέλος της ημέρας ή κάθε φορά που συνήθως πηγαίνετε στην τράπεζα για να πάρετε περισσότερες αλλαγές. Ωστόσο, δεν πρέπει να είναι τόσο πολύ που δεσμεύετε ποσά που ίσως χρειάζεστε για άλλες δαπάνες.
- Μη καταβληθέντα μετρητά: Ακόμα κι αν τρέχετε μια επιχείρηση που χειρίζεται πολλά χρήματα, είναι απίθανο να πάτε στην τράπεζα και να την καταθέσετε κάθε μέρα. Είναι καλύτερο να κρατάτε τα μετρητά σας σε ασφαλή τοποθεσία στον τόπο της επιχείρησής σας. Μπορείτε να αγοράσετε ένα χρηματοκιβώτιο σε ένα κατάστημα προμηθειών γραφείου για μια σχετικά μικρή επένδυση ή τουλάχιστον μια επένδυση που είναι μικρή σε σύγκριση με την αξία των κεφαλαίων που πιθανότατα θα αποθηκεύσετε στο χρηματοκιβώτιο. Είναι μια καλή ιδέα να καταθέσετε τα μετρητά σας τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα, αν και οι υπεύθυνες επιχειρήσεις τεκμηριώνουν όλα τα έσοδα και τις δαπάνες τους και ένας τραπεζικός λογαριασμός είναι πιο αξιόπιστος από ένα ημερολόγιο μετρητών για την τεκμηρίωση αυτών των συναλλαγών.
-
Υπόλοιπα τραπεζικού λογαριασμού: Αν και τα ποσά στους τραπεζικούς λογαριασμούς σας δεν είναι φυσικά μετρητά, αντιπροσωπεύουν κεφάλαια που διαθέτει η εταιρεία σας. Μπορείτε να ξοδέψετε τα χρήματα που έχετε καταθέσει στα καθημερινά έξοδα λειτουργίας, όπως υλικά, μίσθωμα και μισθοδοσία. Όταν κάνετε οποιαδήποτε από αυτές τις δαπάνες, μετατρέπετε τα μετρητά σας στην τράπεζα σε άλλα είδη περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα υπόλοιπα ελέγχου και αποταμίευσης για να εξοφλήσετε το κεφάλαιο δανείων. Αυτές οι πληρωμές δεν είναι απαραιτήτως
μετατρέπονται σε στοιχεία ενεργητικού, αλλά εξακολουθούν να επηρεάζουν την καθαρή θέση που εκφράζεται από τον ισολογισμό σας, αλλά μειώνουν το ποσό των υποχρεώσεων που οφείλει η επιχείρησή σας.
Γιατί το μετρητά είναι βασιλιάς
Η παλιά επιχειρηματική παροιμία αναφέρει ότι τα μετρητά είναι βασιλιάς και αυτή η σοφία αναφέρεται στην αναπόφευκτη πραγματικότητα ότι τα ρευστά μετρητά σας δίνουν τη δύναμη και την ευελιξία να εκμεταλλευτείτε τις ευκαιρίες και τις καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Η εταιρεία σας δεν θα μπορέσει να αγοράσει το απόθεμα που θα χρειαστείτε για μελλοντικά κέρδη, εκτός αν έχετε τα χρήματα για να το πληρώσετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επιχειρηματική πίστωση μέχρι ένα σημείο, αλλά αν δεν κερδίζετε μετρητά για να επιστρέψετε τα ποσά που έχετε δανειστεί, είναι απλώς θέμα χρόνου προτού να εξαντληθούν οι επιλογές. Είτε τα μετρητά σας προέρχονται από το μικρομετρικό σας ταμείο είτε από το λογαριασμό ελέγχου της εταιρείας σας, διατηρεί την εταιρεία σας σε λειτουργία ομαλά και σας βοηθά να αποφύγετε προβλήματα.
