Συχνά, όταν ένας οργανισμός αναζητεί εξωτερική βοήθεια για ένα έργο, εκδίδει ένα RFP ή μια αίτηση υποβολής προτάσεων. Οι εργολάβοι απαντούν στην RFP, περιγράφοντας τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να βοηθήσουν στο έργο και γιατί η εταιρεία ή η ομάδα τους είναι η καλύτερη επιλογή για την εργασία. Προκειμένου να λάβετε τις πιο ολοκληρωμένες απαντήσεις και να κάνετε τη σωστή επιλογή, τα RFP πρέπει να περιλαμβάνουν ορισμένες βασικές πληροφορίες.
Ένα RFP πρέπει πάντα να ξεκινάει με μια εισαγωγή και επισκόπηση του οργανισμού που εκδίδει το αίτημα και του προβλήματος ή του έργου όπου χρειάζεται βοήθεια. Η εισαγωγή συνήθως δεν υπερβαίνει μια παράγραφο ή δύο και πρέπει επίσης να περιλαμβάνει την ημερομηνία λήξης του έργου και τον προτεινόμενο προϋπολογισμό. Η συμπερίληψη αυτών των πληροφοριών βοηθά τις επιχειρήσεις να αποφασίσουν εάν θα ανταποκριθούν στην RFP.
Λεπτομέρειες έργου
Το δεύτερο μέρος ενός RFP πρέπει να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με το συγκεκριμένο έργο ή πρόγραμμα. Παρέχετε λεπτομέρειες σχετικά με το σκοπό και τη δομή του έργου, καθώς και λεπτομέρειες σχετικά με την ομάδα που εργάζεται σε αυτό, την τοποθεσία, το χρονοδιάγραμμα και την κατάστασή του. Οι πληροφορίες αυτές βοηθούν τους ερωτηθέντες να κατανοήσουν το πλαίσιο του έργου. μπορούν στη συνέχεια να προσαρμόσουν την ανταπόκρισή τους στις ανάγκες του αιτούντος οργανισμού.
Πεδίο εφαρμογής της υπηρεσίας
Ένα RFP πρέπει να διευκρινίσει ποιες υπηρεσίες ψάχνετε από μια εξωτερική επιχείρηση. Αυτός ο τομέας υπηρεσίας είναι ίσως το πιο σημαντικό τμήμα του RFP, αφού οι επιχειρήσεις που θα ανταποκριθούν θα φροντίσουν πολύ να αναπτύξουν προτάσεις που καλύπτουν όλες τις ανάγκες σας. Ενώ πρέπει να συμπεριλάβετε συγκεκριμένα καθήκοντα που είναι βασικά για την ολοκλήρωση του έργου, ο κατάλογος των απαιτούμενων υπηρεσιών πρέπει να είναι αρκετά γενικός, καθώς κάθε επιχείρηση που θα ανταποκριθεί θα έχει τη δική της προσέγγιση στο έργο. Η διευκόλυνση των εξωτερικών επιχειρήσεων να αναλύσουν τις ιδέες και τις διαδικασίες τους μπορεί να σας βοηθήσει να λάβετε πιο ενημερωμένη απόφαση σχετικά με την καλύτερη εταιρεία για τη δουλειά.
Προϋπολογισμός
Ενώ ορισμένες επιχειρήσεις που εκδίδουν RFPs διστάζουν να συμπεριλάβουν πληροφορίες σχετικά με τον προϋπολογισμό, αν έχετε αυστηρό προϋπολογισμό, τότε το συμπεριλάβετε στο RFP. Το RFP πρέπει να περιλαμβάνει ένα τμήμα που ζητεί από τις επιχειρήσεις να αναφέρουν λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύουν να χρησιμοποιήσουν τον προϋπολογισμό, καθώς και μια ανάλυση των απαιτήσεων και των διαδικασιών χρέωσης και πληρωμής τους. Επίσης, περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με το είδος της σύμβασης που χορηγείτε και τη διάρκεια της σύμβασης.
Προσόντα
Όταν επιλέγετε μια εξωτερική επιχείρηση για να συνεργαστείτε με την εταιρεία σας, θέλετε την καλύτερη και πιο εξειδικευμένη επιχείρηση που μπορείτε να αντέξετε οικονομικά. Η RFP πρέπει να περιλαμβάνει ένα τμήμα όπου οι επιχειρήσεις που ανταποκρίνονται μπορούν να δώσουν λεπτομέρειες στα προσόντα τους για την εργασία. Αν ψάχνετε για συγκεκριμένη εμπειρία, ζητήστε από τους ερωτώμενους να αναλύσουν τις δεξιότητες και την εμπειρία τους σε αυτόν τον τομέα. Επιπλέον, παραπομπές αιτήσεων, είτε για την εταιρεία ως σύνολο είτε για τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας.
Αξιολόγηση και υποβολή
Οι ΠΠΠ πρέπει να περιλαμβάνουν ανάλυση των κριτηρίων αξιολόγησης και οδηγίες για την υποβολή της πρότασης. Να είναι σαφής και συγκεκριμένη, αναφέροντας την ημερομηνία και την ώρα της προθεσμίας, καθώς και μια συγκεκριμένη διεύθυνση όπου θα λάβετε προτάσεις. Εάν υπάρχουν περιστάσεις που θα οδηγήσουν σε άμεση αποβολή, τότε συμπεριλάβετε και αυτές.
