Η καλή επικοινωνία με τους προμηθευτές της εταιρείας σας είναι απαραίτητη για τη διατήρηση μιας ομαλής αλυσίδας εφοδιασμού. Όταν η επιχείρησή σας μετακομίζει, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι προμηθευτές σας ενημερώνονται και έχετε χρόνο για να ενημερώσετε τις πληροφορίες επικοινωνίας και αποστολής. Μια επιστολή αλλαγής διεύθυνσης δεν είναι δύσκολο να προετοιμαστεί, αλλά πρέπει να κάνετε λίγο προγραμματισμό. Αποφύγετε να αφήσετε αυτήν την εργασία μέχρι την τελευταία στιγμή.
Συγκεντρώστε μια ολοκληρωμένη λίστα αλληλογραφίας των πωλητών της εταιρείας σας. Αρχίστε να δημιουργείτε τον κατάλογο τουλάχιστον έξι εβδομάδες πριν από την ημερομηνία έναρξης της επιχειρηματικής μετεγκατάστασης, ώστε να μπορείτε να αποστέλλετε έγκαιρα την επιστολή αλλαγής διεύθυνσης. Μπορεί να χρειαστεί να στείλετε περισσότερα από ένα γράμματα σε ορισμένες περιπτώσεις. Για παράδειγμα, ένας πωλητής μπορεί να έχει ένα τμήμα παραγγελιών και αποστολής που είναι ξεχωριστό από τα γραφεία χρέωσής του. Θα πρέπει να ενημερώσετε και τα δύο.
Τοποθετήστε τις πληροφορίες αλλαγής διεύθυνσης μόνο στο σώμα της επιστολής προς τους προμηθευτές. Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας ή τοποθετήστε την τρέχουσα διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο χαιρετισμό ή στο κλείσιμο της επιστολής σύμφωνα με τη συνήθη μορφή επιστολών σας.
Ενημερώστε τους πωλητές ότι η επιχείρησή σας μεταφέρεται στην πρώτη παράγραφο της επιστολής και δώστε την ημερομηνία της αλλαγής. Η πραγματική κίνηση μπορεί να διαρκέσει αρκετές ημέρες, οπότε δίνετε την ακριβή ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να σταλούν αλληλογραφία και αποστολές στη νέα διεύθυνση. Εξηγήστε γιατί η εταιρεία κινείται. Για παράδειγμα, λέγοντας στους προμηθευτές ότι η εταιρεία επεκτείνεται και χρειάζεται μια μεγαλύτερη εγκατάσταση, τους επιτρέπει να γνωρίζουν τι συμβαίνει με τρόπο που δημιουργεί μια ευνοϊκή εντύπωση. Εάν θα υπάρξει περίοδος κατά την οποία οι λειτουργίες θα τερματιστούν, δηλώστε τις ημερομηνίες κλεισίματος της επιχείρησης.
Βάλτε τη νέα διεύθυνση της επιχείρησης στο δεύτερο εδάφιο. Εάν η διεύθυνση αλληλογραφίας θα είναι διαφορετική από τη διεύθυνση του δρόμου, συμπεριλάβετε και αυτήν. Παρέχετε οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες επικοινωνίας που αλλάζουν, όπως αριθμούς τηλεφώνου. Στείλτε την επιστολή αλλαγής διεύθυνσης τουλάχιστον τρεις εβδομάδες πριν από τη μετακίνηση, ώστε οι προμηθευτές να έχουν χρόνο να ενημερώσουν τα αρχεία τους. Τέλος, παρέχετε έναν αριθμό τηλεφώνου ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους πωλητές, για να υποβάλουν ερωτήσεις εάν είναι απαραίτητο.
Συμβουλές
-
Παρακολουθήστε την επιστολή σας με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητάει να επιβεβαιωθεί ότι έλαβε η επιστολή αλλαγής διεύθυνσης και να υπενθυμίσει στους προμηθευτές την επερχόμενη μετεγκατάσταση. Ίσως θελήσετε να δημοσιεύσετε την αλλαγή της διεύθυνσης στον ιστότοπό σας και στις σελίδες κοινωνικών μέσων. Παρέχετε τις διευθύνσεις ιστού αυτών των ιστότοπων στην επιστολή και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
