Στις επιχειρηματικές συναλλαγές, ενδέχεται να υπάρξουν φορές που δημιουργείται ένα πρόβλημα που δεν μπορεί εύκολα να επιλυθεί με τηλεφωνικές κλήσεις. Προβλήματα θα μπορούσαν να προκύψουν από την ποιότητα των παραληφθέντων αγαθών, τις καθυστερημένες παραδόσεις, την κακή εξυπηρέτηση, την ποινή καθυστερημένης πληρωμής ή τη μη εκπλήρωση ενός καθήκοντος στο απαιτούμενο χρονικό πλαίσιο. Πρέπει να εκφράσετε γραπτώς τις ανησυχίες σας.
Ελέγξτε την εντολή αγοράς και τη συμφωνία για τους όρους που είναι υπό αμφισβήτηση σχετικά με αγαθά ή υπηρεσίες που είστε δυσαρεστημένοι. Εάν έχετε ήδη πραγματοποιήσει τηλεφωνικές κλήσεις, στείλτε μια επιστολή που περιγράφει τα προβλήματά σας και τι είπε ο πωλητής σε απάντηση.
Γράψτε μια επιστολή στον πωλητή για να διατυπώσετε τις ανησυχίες σας. Κρατήστε αντίγραφα όλων των επιστολών που στέλνετε στον προμηθευτή. Μετά από κάθε επαφή, στείλτε στον πωλητή ένα επιβεβαιωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιγράφει τα προβλήματα που αντιμετωπίστηκαν ικανοποιητικά και τυχόν εκκρεμή ζητήματα. Αυτό μπορεί να είναι ένα σύντομο σημείωμα, αλλά να το κρατήσει σεβασμό και επαγγελματική.
Εάν δεν έχετε λάβει πλήρη ικανοποίηση, πρέπει να κωδικοποιήσετε τις καταγγελίες σας σε μια πιο επίσημη επιστολή δυσαρέσκειας προς έναν πωλητή. Τα σημαντικά στοιχεία που πρέπει να συμπεριληφθούν στην επιστολή είναι: οι όροι της συμφωνίας, οι ημερομηνίες παράδοσης ή εκτέλεσης, τα προβλήματα που αντιμετωπίστηκαν και τα αντίγραφα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στείλει σχετικά με τα θέματα.
Ενώ μια αγωγή είναι πάντα δυνατή για την επίλυση ενός προβλήματος με έναν πωλητή, αυτό θα πρέπει να είναι η τελευταία λύση. Οι αγωγές είναι δαπανηρές και χρονοβόρες. Εάν μια αγωγή είναι απολύτως απαραίτητη, οι επιστολές παραπόνων προμηθευτή θα είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα για την περίπτωσή σας.
Συμβουλές
-
Κρατήστε τον τόνο επαγγελματικό και μην χρησιμοποιείτε σαρκασμό ή απειλές. Ο στόχος είναι να επιλυθούν τα προβλήματα που δεν τους επιδεινώνουν.
