Το Έντυπο Υπηρεσίας Εσωτερικής Φορολογίας W-9 χρησιμοποιείται για να αποκτήσει τον αριθμό φορολογικού μητρώου ενός ατόμου ή εταιρείας. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν αυτή τη φόρμα για να αποκτήσουν TIN για νέους πωλητές. Μετά την λήψη ενός αρχικού εντύπου W-9 του IRS, οι εταιρείες δεν υποχρεούνται να λαμβάνουν επικαιροποιημένα έντυπα για τους εγκατεστημένους προμηθευτές. οι πωλητές είναι υπεύθυνοι για την παροχή ενημερωμένου εντύπου W-9 εάν αλλάξουν ορισμένες πληροφορίες.
Ενημέρωση πληροφοριών W-9
Ένας πωλητής είναι υποχρεωμένος να παραδώσει μια εταιρεία με ένα νέο έντυπο W-9 εάν αλλάξει το όνομα ή το TIN για τον πωλητή. Επιπλέον, εάν η επιχειρηματική δομή του πωλητή αλλάξει τις φορολογικές απαιτήσεις του, θα πρέπει να προσκομιστεί ένα νέο έντυπο W-9.
Χρήση του W-9
Το IRS απαιτεί από τις εταιρείες να υποβάλλουν Έντυπο 1099 για να αναφέρουν πληρωμές σε ορισμένους πωλητές που υπερβαίνουν τα $ 600. Το Έντυπο W-9 διασφαλίζει ότι η εταιρεία θα έχει αρκετές πληροφορίες για να κάνει μια φόρμα 1099 κατάθεση, εάν είναι απαραίτητο.
Αναπληρωτές Έντυπα
Το IRS επιτρέπει στις εταιρείες να χρησιμοποιούν τα δικά τους έντυπα και όχι το Έντυπο W-9 εάν ζητούν ουσιαστικά παρόμοιες πληροφορίες. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει τη δική της φόρμα εγκατάστασης προμηθευτή και να τη στείλει σε όλους τους νέους προμηθευτές. Αυτή η φόρμα μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες τόσο για τον πωλητή όσο και για τις πληροφορίες που περιέχονται στο έντυπο W-9.
Έντυπο W-9 Πληροφορίες
Το Έντυπο W-9 απαιτεί το όνομα του πωλητή, τη διεύθυνση αλληλογραφίας, τη φορολογική ταξινόμηση και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης ή τον αριθμό αναγνώρισης του εργοδότη. Το έντυπο W-9 ή ισοδύναμο υποκατάστατο πρέπει επίσης να απαιτεί από τον πωλητή να πιστοποιεί ότι ο αριθμός φορολογικού μητρώου που παρέχεται είναι ακριβής, ότι ο πωλητής είναι πολίτης των Η.Π.Α. και ότι ο πωλητής δεν υπόκειται σε αντιπαροχή παρακράτησης.
Ποινικές ρήτρες
Αν μια εταιρεία ζητήσει από τον πωλητή ένα έντυπο W-9 και ο πωλητής δεν συμμορφωθεί, ο πωλητής ενδέχεται να επιβληθεί ποινή $ 50, εκτός εάν η αποτυχία οφείλεται σε εύλογη αιτία και όχι σε σκόπιμη αμέλεια. Ένας πωλητής μπορεί επίσης να επιβάλει αστικές και ποινικές κυρώσεις εάν παρέχονται ψευδείς πληροφορίες.
