Μια πρόταση προϋπολογισμού είναι μια εκτίμηση του μελλοντικού κόστους, εσόδων και πόρων για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Τόσο ο επιχειρηματικός κόσμος όσο και σχεδόν όλα τα επίπεδα διακυβέρνησης χρησιμοποιούν αυτό το είδος χρηματοοικονομικού εργαλείου. Μια πρόταση προϋπολογισμού μπορεί να προσαρμοστεί για να αντιμετωπίσει σύνθετα οικονομικά στοιχεία, όπως αυτά που χρησιμοποιεί η ομοσπονδιακή κυβέρνηση, ή μπορεί να χρησιμοποιηθεί με πολύ μικρότερους οικονομικούς αριθμούς, όπως ένα ενιαίο επιχειρηματικό σχέδιο.
Ποσοτικοποίηση των στόχων
Για να είναι επιτυχής, μια πρόταση προϋπολογισμού πρέπει να ποσοτικοποιεί τους στόχους των επιχειρήσεων και να προσδιορίζει τον τρόπο επίτευξης των στόχων αυτών. Μια πρόταση προϋπολογισμού επιτελεί αυτό το καθήκον με τη δημιουργία σημείων αναφοράς καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους, προσδιορίζοντας πότε πρέπει να επιτευχθούν οι στόχοι και το επίπεδο των επιδόσεων που είναι απαραίτητο για την επίτευξη αυτών των σημείων αναφοράς. Αυτά τα κριτήρια αναφοράς θα πρέπει να είναι ευέλικτα, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να μεταφέρουν εύκολα τους στόχους και τα επίπεδά τους απόδοσης εύκολα, για να αντισταθμίσουν τις οικονομικά αποδεκτές ή δυσμενέστερες συνθήκες της αγοράς.
Μέτρηση απόδοσης
Μια πρόταση προϋπολογισμού πρέπει επίσης να καθορίζει παραμέτρους για τη μέτρηση των επιδόσεων όσον αφορά την επίτευξη των στόχων και την επίτευξη των στόχων αναφοράς. Η μέτρηση των επιδόσεων θα μπορούσε να είναι τόσο απλή όσο τα μηνιαία στοιχεία πωλήσεων για μια πρόταση προϋπολογισμού για μικρές επιχειρήσεις ή τόσο περίπλοκες όσο το εθνικό ποσοστό ανεργίας για την πρόταση προϋπολογισμού της ομοσπονδιακής κυβέρνησης. Αυτό το πρότυπο βοηθάει την επιχείρηση να προβλέψει την πιθανότητα επίτευξης των στόχων που ορίζονται στην πρόταση προϋπολογισμού. Μια πρόταση προϋπολογισμού με υψηλά πρότυπα για τη μέτρηση της απόδοσης μπορεί να έχει λιγότερες πιθανότητες να επιτευχθούν οι στόχοι παρά ένας προϋπολογισμός που απαιτεί χαμηλότερους αριθμούς απόδοσης.
Κατανομή των πόρων
Η κατανομή των κεφαλαίων είναι ένα άλλο βασικό μέλημα μιας πρότασης για τον προϋπολογισμό, καθώς διευκρινίζει τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να δαπανήσουν οι διάφορες υπηρεσίες μιας επιχείρησης για να επιτύχουν τους στόχους και να ανταποκριθούν στα διαφορετικά σημεία αναφοράς που περιγράφονται στην πρόταση. Ο τρόπος με τον οποίο μια πρόταση προϋπολογισμού χορηγεί κονδύλια σε διαφορετικά τμήματα μπορεί να είναι ένα θεματικά αμφισβητούμενο ζήτημα τόσο στις επιχειρήσεις όσο και στην κυβέρνηση. Μια πρόταση προϋπολογισμού μπορεί να μειώσει τις υπηρεσίες ή τα προγράμματα σε μια προσπάθεια να εξαλείψει τις δαπάνες και να αφιερώσει κεφάλαια σε πιο κρίσιμα επιχειρηματικά τμήματα ή κυβερνητικά προγράμματα. Η συμπερίληψη ή ο αποκλεισμός προγραμμάτων μπορεί συχνά να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ της έγκρισης της πρότασης του προϋπολογισμού ή της απόλυσης.
Χρησιμοποιεί τη διαχείριση κινδύνων
Μια πρόταση προϋπολογισμού δεν πρέπει ποτέ να σχεδιάζει στόχους ή προσδοκίες με άριστες οικονομικές συνθήκες κατά νου. Μια πρόταση προϋπολογισμού πρέπει να ενσωματώνει στρατηγικές διαχείρισης κινδύνου για να βοηθήσουν μια επιχείρηση ή ένα τμήμα διακυβέρνησης να επιτύχει τους στόχους της αποφεύγοντας παράλληλα προβληματικούς τομείς. Οι στρατηγικές διαχείρισης κινδύνων μπορεί να περιλαμβάνουν τη δέσμευση κεφαλαίων για την κατανομή περισσότερων κεφαλαίων σε έργα που απαιτούν περισσότερα κεφάλαια ή την δυνατότητα τερματισμού των υποδιαιρέσεων με άλλα τμήματα που αναλαμβάνουν το φόρτο εργασίας.
