Ο όρος «συγκεντρωτική» σημαίνει να φέρουμε τα πάντα σε ένα κύριο σημείο, πράγμα που συνεπάγεται ότι η κεντρική διαδικασία προμηθειών περιλαμβάνει τη συγκέντρωση όλων των διαδικασιών, στοιχείων και προσωπικού των διαγωνισμών σε ένα μέρος. Ειδικότερα, στις μεγαλύτερες επιχειρήσεις, οι δημόσιες συμβάσεις δεν αντιμετωπίζονται πάντοτε σε κεντρική θέση, αν και υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα της κεντρικής διαδικασίας προμηθειών.
Ελαχιστοποίηση της αλληλεπικάλυψης
Σε εταιρείες που δεν διαθέτουν συγκεντρωτικό σύστημα προμηθειών, δαπανάται πολύς χρόνος και χρήματα μέσω της επικάλυψης. Κάθε τμήμα θα πρέπει να περάσει από την ίδια διαδικασία ξανά και ξανά, αντί να έχει μόνο ένα συγκεκριμένο τμήμα να καλύπτει όλες τις ανάγκες της προμήθειας. Χρειάζεται περισσότερος χρόνος για κάθε τμήμα να επεξεργάζεται τις δικές της συναλλαγές σε σύγκριση με το να τις επεξεργάζεται όλοι ως μία.
Αύξηση της απόδοσης
Στις περισσότερες περιπτώσεις όπου δεν χρησιμοποιούνται κεντρικές προμήθειες, οι υπεύθυνοι των διαφόρων τμημάτων πρέπει να χειρίζονται τις αγορές. Εάν οι οργανισμοί αυτοί θα στραφούν σε κεντρικές προμήθειες, αυτοί οι εργαζόμενοι θα έχουν περισσότερο χρόνο να αφιερώσουν το έργο τους, αυξάνοντας έτσι την αποτελεσματικότητά τους.
Μειώστε το κόστος
Οι συγκεντρωτικές δημόσιες συμβάσεις εξοικονομούν χρήματα από εταιρείες, καθώς συγκεντρώνει όλες τις συναλλαγές σε μία θέση. Αυτό μειώνει το ποσό κεφαλαίου που χρειάζεται να επενδύσει η εταιρεία για την αποθήκευση και το προσωπικό, ενώ ταυτόχρονα εξασφαλίζει την προστιθέμενη αγοραστική δύναμη συνδυάζοντας τις ανάγκες των διαφόρων τμημάτων μαζί. Οι εταιρείες μπορούν επίσης να μειώσουν τα ρυθμιστικά τους έξοδα, καθώς όλες οι συναλλαγές μπορούν εύκολα να παρακολουθούνται και να καταγράφονται από ένα μέρος.
Καλύτερες επιχειρηματικές σχέσεις
Η σχέση μεταξύ διαφορετικών πωλητών αυξάνεται μέσω κεντρικών προμηθειών. Εάν μια εταιρεία αγοράζει τακτικά προμήθειες από μια συγκεκριμένη επιχείρηση, η σχέση είναι πιθανό να βελτιωθεί με την πάροδο του χρόνου. Όταν όλες οι αγορές της εταιρείας διακινούνται από ένα τμήμα, το κεφάλι της θα σχηματίσει καλύτερους δεσμούς με τους προμηθευτές, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε ταχύτερη επεξεργασία και καλύτερη πιστοληπτική αξιολόγηση. Το προσωπικό προμηθειών είναι επίσης εύκολα προσβάσιμο εάν κάποιος από τους προμηθευτές του έχει καταγγελία.
