Η ενοποίηση και η συγκέντρωση είναι μέθοδοι συνδυασμού των λειτουργιών διαφόρων τμημάτων ενός οργανισμού σε ένα ενιαίο τμήμα. Η τεχνολογία της πληροφορικής είναι ένα καλό παράδειγμα - πολλές οργανώσεις άρχισαν αρχικά να αποκτούν ηλεκτρονικούς υπολογιστές χωριστά, με "εμπειρογνώμονες" σε κάθε υπηρεσία υπεύθυνο για την εγκατάσταση και τη συντήρηση. Μόλις η δικτύωση έγινε μια πρακτική πραγματικότητα, οι περισσότερες από αυτές τις οργανώσεις ενοποίησαν την ευθύνη για τη λειτουργία και τη διατήρηση του δικτύου τους, καθώς και τη συντήρηση των μεμονωμένων υπολογιστών, σε ένα ενιαίο τμήμα πληροφορικής.
Μείωση του κόστους μέσω οικονομίας κλίμακας
Ένα από τα σημαντικότερα οφέλη της ενοποίησης και της συγκέντρωσης είναι οικονομικά. Ο όγκος των αγορών μειώνει γενικά το κόστος ανά τεμάχιο, είτε πρόκειται για τραπέζια και καρέκλες, υπολογιστές, φωτοτυπικά έξοδα ή τηλεφωνική υπηρεσία. Η εταιρία μπορεί να χρειαστεί ακόμη και λιγότερους εξοπλισμούς συνολικά, καθώς συσκευές όπως οι ασύρματοι δρομολογητές και οι φωτοαντιγραφείς μεγάλου όγκου ενδέχεται να είναι σε θέση να εξυπηρετούν περισσότερους χρήστες. Αυτές οι ίδιες οικονομίες κλίμακας ισχύουν και για το προσωπικό - οι υπάλληλοι υποδοχής και το λοιπό προσωπικό υποστήριξης μπορούν συχνά να εξυπηρετούν ένα ενοποιημένο γραφείο με ελάχιστη ή καθόλου απώλεια αποτελεσματικότητας.
Εξάλειψη πλεονασμού
Η ενοποίηση και ο συγκεντρωτισμός μειώνουν την απόλυση. Για παράδειγμα, διαφορετικά τμήματα μιας επιχείρησης μπορούν να έχουν λογαριασμούς για τον εφοδιασμό γραφείου με έναν τοπικό προμηθευτή και να αναθέτουν σε κάποιον να είναι υπεύθυνος για την αποθήκευση και την παρακολούθηση του αποθέματος και την ανανέωση των αναγκών. Ένα ενοποιημένο σύστημα προμηθειών γραφείου ωφελεί επίσης την εταιρεία, προσφέροντας οικονομίες κλίμακας καθώς και μειώνοντας το συνολικό χρόνο που αφιερώνεται στο γραφείο.
Καθιέρωση ενιαίων διαδικασιών
Με την ενοποίηση ορισμένων λειτουργιών στο πλαίσιο ενός ενιαίου τμήματος, η επιχείρηση εξαλείφει τη δυνατότητα εφαρμογής διαφορετικών προτύπων και πρακτικών σε διάφορους τομείς. Κάθε τμήμα μιας επιχείρησης έχει διαφορετικές απαιτήσεις στελέχωσης, για παράδειγμα. Ωστόσο, η διαδικασία πρόσληψης στις περισσότερες επιχειρήσεις συγκεντρώνεται στο τμήμα ανθρωπίνων πόρων, διασφαλίζοντας ότι ακολουθείται ενιαία διαδικασία για όλους τους αιτούντες και έτσι μειώνεται η πιθανή ευθύνη της εταιρείας. Ακόμη και όταν μια εταιρεία έχει πολλαπλές τοποθεσίες και πρέπει να διατηρεί μια παρουσία HR σε κάθε μία, η λειτουργία αυτή παρακολουθείται συνήθως στενά από την έδρα της εταιρείας.
Μείωση των εξόδων
Η ενοποίηση μπορεί να μειώσει την ακίνητη περιουσία και κάποια άλλα γενικά έξοδα. Ορισμένες εταιρείες έχουν μεταφέρει πίσω τις λειτουργίες γραφείου και μερικές φορές ακόμη και τις πωλήσεις και τα εκτελεστικά γραφεία, από τις δαπανηρές αστικές τοποθεσίες και τις ενοποίησαν με αποθήκες και κέντρα διανομής σε προαστιακές ή αγροτικές περιοχές, μειώνοντας σημαντικά το κόστος τους, διευρύνοντας το χώρο τους. Μπορούν επίσης να εφαρμοστούν οικονομίες κλίμακας εάν τα τμήματα μπορούν να μοιράζονται τις προμήθειες, τον εξοπλισμό και το προσωπικό υποστήριξης.
Σκέψεις
Η σκέψη και ο προγραμματισμός πρέπει να προχωρήσουν σε οποιαδήποτε διαδικασία ενοποίησης και συγκέντρωσης, επειδή έχουν νόημα σε ένα ευρύ φάσμα περιστάσεων, αλλά όχι σε όλους. Για παράδειγμα, η ενοποίηση της διαδικασίας πρόσληψης και πρόσληψης στο εσωτερικό της έδρας μιας επιχείρησης με πολλαπλές τοποθεσίες θα οδηγήσει τελικά σε μεγαλύτερη αναποτελεσματικότητα και κόστος.
