Οι διαδικασίες ελέγχου εγγράφων είναι κρίσιμες για την επεξεργασία λογαριασμών πληρωτέων τιμολογίων. Θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε την έγκαιρη καταγραφή όλων των λογαριασμών πληρωτέων τιμολογίων στο λογιστικό γενικό μητρώο και την έγκαιρη πληρωμή των διαδικασιών για τα τιμολόγια. Μια γραπτή διαδικασία για την επεξεργασία πληρωτέων λογαριασμών συμβάλλει στην ελάφρυνση των λαθών κατά την επεξεργασία και στην αποφυγή καθυστερημένων χρεώσεων λόγω μη έγκαιρης παράδοσης των πληρωμών.
Ημερομηνία - Σφραγίδα του τιμολογίου
Ο υπεύθυνος για το άνοιγμα της ημερήσιας αλληλογραφίας θα πρέπει να φέρει ημερομηνία σφραγίδας κάθε πληρωτέου τιμολογίου που έχει ληφθεί με την τρέχουσα ημερομηνία. Η σφραγίδα ημερομηνίας σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τον χρόνο που χρειάζεται για να πληρώσετε ένα τιμολόγιο στην εταιρεία σας. Το πρόσωπο που φέρει την ένδειξη ημερομηνίας σφράγισης των τιμολογίων θα πρέπει να σημειώσει τυχόν σημαντικές χρονικές διαφορές μεταξύ της ημερομηνίας έκδοσης του τιμολογίου και της ληφθείσας ημερομηνίας. Τα τιμολόγια που ταχυδρομούνται εβδομάδες μετά την παραγωγή ενδέχεται να χρειαστεί να ωθηθούν γρήγορα μέσω της διαδικασίας πληρωμής των λογαριασμών γρήγορα για να αποφευχθούν καθυστερημένες χρεώσεις.
Κωδικοποιήστε το Τιμολόγιο
Ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία ή τη διαχείριση των εξόδων γράφει τον κωδικό του κατάλληλου λογαριασμού γενικού μητρώου στο τιμολόγιο και συγκρίνει το τιμολόγιο με τον υπόλοιπο προϋπολογισμό για αυτόν το λογαριασμό εξόδων. Εάν ο λογαριασμός του γενικού μητρώου θα υπερβεί το ποσό που έχει εγγραφεί στον προϋπολογισμό μόλις επεξεργαστεί το τιμολόγιο, ο εργαζόμενος θα πρέπει να περιλαμβάνει μια εξήγηση για την υπέρβαση του τιμολογίου.
Λάβετε την έγκριση τιμολογίου
Οι διαχειριστές είναι υπεύθυνοι για την αναθεώρηση και την έγκριση όλων των πληρωτέων τιμολογίων που εμπίπτουν στην περιοχή ελέγχου τους. Ο διαχειριστής ελέγχει την κωδικοποίηση του τιμολογίου για ακρίβεια και οποιαδήποτε εξήγηση περί υπερβολικού προϋπολογισμού για πληρότητα. Ο διαχειριστής αρχίζει και χρονολογεί το τιμολόγιο έτσι ώστε ο λογιστής να γνωρίζει ότι ο διαχειριστής έχει εγκρίνει το τιμολόγιο για πληρωμή.
Προετοιμάστε τον Έλεγχο
Ο λογιστής αναθεωρεί το τιμολόγιο για να διασφαλίσει ότι οι κατάλληλες εγκρίσεις και εξηγήσεις σχετικά με τις υπερβάσεις περιλαμβάνονται στο τιμολόγιο. Ο λογιστής ελέγχει επίσης διπλά τον κωδικό στο τιμολόγιο και αμφισβητεί οποιαδήποτε κωδικοποίηση που φαίνεται να είναι λάθος. Μόλις ο λογιστής ικανοποιηθεί με την έγκριση και την κωδικοποίηση του τιμολογίου, προετοιμάζει ένα επιταγή πληρωμής.
Οι επιχειρησιακοί έλεγχοι θα πρέπει να περιλαμβάνουν δύο σημεία ελέγχου: ένα στέλεχος ελέγχου για τον εκδότη και ένα στέλεχος ελέγχου για τον παραλήπτη. Το στέλεχος ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία του τιμολογίου, τον αριθμό του τιμολογίου και τον αριθμό του λογαριασμού επιχείρησης, αν ο προμηθευτής του έχει εκχωρήσει ένα. Το στέλεχος ελέγχου του εκδότη μπορεί να περιλαμβάνει την κωδικοποίηση του γενικού ημερολογίου εάν είναι επιθυμητό. Δημιουργήστε αντίγραφο του τιμολογίου για τα δικά σας αρχεία και συρραφήστε το στέλεχος ελέγχου του εκδότη στην κορυφή του τιμολογίου. Καταθέστε το αντίγραφο τιμολογίου για να υποστηρίξετε τα έξοδα σε περίπτωση ελέγχου ή λογιστικής έρευνας.
