Οι διαδικασίες ελέγχου εγγράφων δεν χρειάζεται να είναι πολύπλοκες. Στην πραγματικότητα, η πολυπλοκότητα αυξάνει την πιθανότητα να μην αναφέρεται επαρκώς το έγγραφο. Ωστόσο, η διαχείριση των πληροφοριών είναι μία από τις σημαντικότερες διαδικασίες σε κάθε οργανισμό. Η εξάρτηση από την ηλεκτρονική αλληλογραφία δεδομένων αυξάνει την ανάγκη συνεχούς ενημέρωσης των διαδικασιών ελέγχου και αποθήκευσης δεδομένων. Η μη τήρηση των κατάλληλων διαδικασιών ελέγχου εγγράφων μπορεί να έχει τεράστιους οικονομικούς κινδύνους. Ευτυχώς, οι βελτιώσεις στην τεχνολογία ελέγχου εγγράφων και στις εφαρμογές λογισμικού δημιούργησαν έναν νέο κόσμο βέλτιστων πρακτικών.
Προσδιορισμός κρίσιμων διαδικασιών
Αναθέστε μια ομάδα διαλειτουργικών διευθυντικών στελεχών για να προσδιορίσετε τις πιο κρίσιμες διαδικασίες που σχετίζονται με τη ροή δεδομένων και πληροφοριών. Παρακολουθήστε πώς ρέουν τα στοιχεία (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, έρευνες πελατών, μορφή IRS κ.λπ.) από τον πελάτη σας στα αρχεία βάσης δεδομένων. Συγκρίνετε κάθε διεργασία ροής δεδομένων και εντοπίστε κοινές ή περιττές εργασίες. Χαρτογραφήστε όλες τις διαδικασίες πληροφοριών, από email έως εταιρική συμμόρφωση, χρησιμοποιώντας ένα βασικό διάγραμμα ροής.
Δημιουργία εγχειριδίου διαδικασιών
Οι διαδικασίες - τόσο για το λογισμικό όσο και για το χαρτί - πρέπει να καθορίζουν τον τρόπο έγκρισης των εγγράφων πριν και μετά την ενημέρωση. Θα πρέπει επίσης να περιγράψουν λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο ενημερώνετε και αξιολογείτε τα έγγραφα. Διευθύνετε τον τρόπο με τον οποίο το σύστημα θα εντοπίσει αλλαγές, δηλαδή με ημερομηνία έκδοσης ή αλλαγές γραμματοσειράς. Να είστε βέβαιος να περιγράψετε τη διαδικασία για να αποφασίσετε την απαξίωση εγγράφων. Κατανοήστε τον τρόπο αποφυγής χρήσης "παρωχημένων" εγγράφων.
Εξασφαλίστε λειτουργικότητα
Βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα είναι διαθέσιμα στους κατάλληλους ανθρώπους όταν τους χρειάζονται. Εάν μετατρέπετε σε εικονικό σύστημα, φροντίστε να τεκμηριώσετε προσεκτικά πώς θα αποθηκευτεί το πρωτότυπο έγγραφο, αν όχι καθόλου. Τέλος, έχετε μια λύση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Εάν αλλάζετε σε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, χρησιμοποιήστε μια πιλοτική στρατηγική ανάπτυξης. Μετά από πλήρη μετατροπή, περιμένετε τρεις μήνες πριν καταστρέψετε ή καταθέσετε χαρτί έγγραφα.
