Οι εκδηλώσεις είναι σημαντικά εργαλεία για τις επιχειρήσεις για διάφορους σκοπούς. μερικοί μπορεί να είναι εσωτερικοί και επικεντρωμένοι στο προσωπικό, ενώ άλλοι είναι για το μάρκετινγκ. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ο ίδιος τύπος σχεδιασμού πηγαίνει στην εκδήλωση και οι ίδιες λεπτομέρειες πρέπει να ληφθούν υπόψη για να απογειωθεί το γεγονός ως επιτυχία. Τα γεγονότα απαιτούν προσεκτικό προγραμματισμό και προετοιμασία. Μετά από ένα καθορισμένο σύστημα μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η εκδήλωσή σας θα περάσει ομαλά
Καθορίστε το στόχο σας για το συμβάν. Εάν προγραμματίζετε ένα σεμινάριο μάρκετινγκ, οι ευθύνες σας θα είναι διαφορετικές από ό, τι αν σχεδιάζετε μια επιχείρηση μπάρμπεκιου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εξαιρετικά λεπτομερείς οδηγίες για το τι αναμένεται. υπάρχουν πρακτικές συνιστώσες όπως πόσα άτομα έρχονται και πόσο μεγάλο είναι ο χώρος που πρέπει να είναι και παράγοντες που προσανατολίζονται στην εμπορία, όπως εάν η εκδήλωση προορίζεται να κερδίσει πελάτες για την εταιρεία ή αν πρόκειται για κέρδος για το διοικητικό ή άλλο προσωπικό.
Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό. Κάποιος πρέπει να πληρώσει για την εκδήλωση και θα χρειαστείτε έγκριση πριν ξεκινήσετε. Λάβετε υπόψη σας το χρόνο σας, την αίθουσα, κάθε φαγητό ή διακόσμηση, ομιλητές ή δραστηριότητες και οποιεσδήποτε άλλες εκτιμήσεις που θεωρείτε απαραίτητες. Ετοιμάστε τα πάντα σε μια οργανωμένη μορφή και επιμείνετε σε αυτό όταν κάνετε ρυθμίσεις.
Ορίστε την ατζέντα. Προετοιμάστε ένα λεπτομερές πρόγραμμα και κατανείμετε το σωστό χρόνο για κάθε δραστηριότητα. Κατασκευάστε ένα πλήρες πρόγραμμα από την αρχή μέχρι το τέλος, με σχόλια ανοίγματος και κλεισίματος, εάν είναι απαραίτητο.
Σχεδιασμός εφοδιαστικής. Ενοικιάστε μια θέση, παραγγείλετε φαγητό, μισθώστε ένα ομιλητή και εκτυπώστε προσκλήσεις. Επισκεφθείτε τον χώρο για να δείτε συγκεκριμένα τη διάταξη, ώστε να μπορείτε να οραματιστείτε πού θα ρυθμιστεί το φαγητό και πώς να τακτοποιήσετε τα καθίσματα και τα τραπέζια. Προσπαθήστε να κρατήσετε εντός του προϋπολογισμού σας, αλλά να κάνετε αλλαγές όπως είναι απαραίτητο, ελέγχοντας πάντοτε με μεγαλύτερες εξουσίες προτού προβείτε σε οποιαδήποτε δέσμευση.
Δημοσιεύστε το συμβάν. Ο τρόπος με τον οποίο θα επιτευχθεί αυτό εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον τύπο του γεγονότος που σχεδιάζετε. Για μια εσωτερική εκδήλωση, είναι πιθανό ότι ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εταιρείας ή μερικές αφίσες κρεμασμένα στα σωστά σημεία αρκεί. Μια εκδήλωση μάρκετινγκ θα απαιτήσει ένα ολόκληρο σχέδιο μάρκετινγκ, ενδεχομένως με διαφημίσεις και κάποιο άμεσο μάρκετινγκ ως βοηθήματα.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα λογισμικού για να παρακολουθείτε τα σχέδιά σας. ο προγραμματισμός ενός γεγονότος απαιτεί εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες. Δώστε στον επόπτη καθημερινές ή εβδομαδιαίες ενημερώσεις σχετικά με την πρόοδό σας, ώστε να γνωρίζουν τι συμβαίνει.
Προειδοποίηση
Μην προσπαθήσετε να γεμίσετε τις προετοιμασίες σας πολύ κοντά στο γεγονός. Δώστε στον εαυτό σας τον χρόνο που χρειάζεστε για να το καταφέρετε με επιτυχία.
