Ο προγραμματισμός ενός γεγονότος απαιτεί πολλή δουλειά. Για κάθε άτομο ή εταιρεία των οποίων οι υπηρεσίες προσλαμβάνετε, θα χρειαστείτε μια σύμβαση που θα σας προστατεύει από την υπερφόρτωση ή τη στερέωση χωρίς αυτές τις υπηρεσίες κατά την ημέρα της εκδήλωσης. Χρησιμοποιήστε απλή, συνοπτική γλώσσα κατά τη σύνταξη συμβολαίου συμβάντος, ώστε να μην υπάρχει περιθώριο παρερμηνείας από κανένα μέρος.
Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στη σύμβαση σε ένα έγγραφο για αναφορά. Αυτό περιλαμβάνει τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας και της εταιρείας ή του ατόμου, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης, του αριθμού τηλεφώνου και της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την ημερομηνία του συμβάντος, την ώρα που ζητάτε την εμφάνιση των εργαζομένων και την ώρα εκκίνησης του συμβάντος και αναμένεται τέλος. Γράψτε μια λίστα με κάθε σχετικό εξοπλισμό που θα σας παράσχουμε και τι περιμένετε από τον εργολάβο να προσκομίσει. Για παράδειγμα, εάν προσλαμβάνετε έναν DJ, καταστήστε σαφές εάν μπορείτε να παρέχετε ηχεία, αλλά ο DJ είναι υπεύθυνος για τα καλώδια.
Δημιουργήστε μια φόρμα με ενότητες για τα στοιχεία επικοινωνίας, τις ημερομηνίες και τις ώρες που αναφέρονται, καθώς και τις προσδοκίες στη λίστα σας. Για μια ήδη διαμορφωμένη σύμβαση, το Microsoft Office προσφέρει πολλά δωρεάν πρότυπα για να διαλέξετε.
Γράψτε μια συμφωνία πληρωμής δηλώνοντας το όνομα σας ως πληρωτή, το όνομα του συμβαλλομένου εργαζομένου (ή το όνομα της εταιρείας) ως παραλήπτη, τον ωρομίσθιο ή συνολικό μισθό και τυχόν πρόσθετες αμοιβές που μπορεί είτε να προστεθούν είτε να αφαιρεθούν (Συγκεκριμένα,, αν υπάρχει.). Συμπεριλάβετε τον τρόπο πληρωμής (επιταγή, μετρητά, PayPal) και πότε θα εκδοθεί η πληρωμή. Εάν η πληρωμή θα εκδοθεί την ημέρα της εκδήλωσης, να δηλωθεί εάν θα γίνει πριν ή μετά την ολοκλήρωση των υπηρεσιών.
Γράψτε μια ενότητα ειδικά για τις επιστροφές χρημάτων και τις ακυρώσεις και αναγράψτε ρητά τους λόγους που δικαιολογείτε για την μη πληρωμή. Συμπεριλάβετε ένα χρονικό παράθυρο που επιτρέπει ακυρώσεις. Για παράδειγμα: "Η εταιρεία μπορεί να ακυρώσει έως και 48 ώρες πριν από την εκδήλωση, ή θα επιβληθεί τέλος." Δηλώστε τι είδους τέλη θα είναι, επίσης.
Γράψτε μια ενότητα για τυχόν άλλα διαπραγματεύσιμα στοιχεία ειδικά για την εκδήλωσή σας και πώς μπορούν να επιλυθούν. Για παράδειγμα, αν το γεγονός είναι σε εξωτερικούς χώρους, συμπεριλάβετε ένα σχέδιο "βροχερής ημέρας" ή δηλώστε εάν θα ακυρώσετε το συμβάν, τον τρόπο με τον οποίο θα ειδοποιήσετε τον συμβεβλημένο εργαζόμενο και τι είδους αποζημίωση ενδέχεται να λάβει.
Δημιουργήστε μια ενότητα με το όνομά σας και τα πλήρη ονόματα των συμβεβλημένων εργαζομένων, δακτυλογραφημένα, με μια γραμμή μέχρι σήμερα και υπογράψτε. Αντιγράψτε τη σύμβαση υπογεγραμμένου συμβάντος για τον εργαζόμενο και φυλάξτε ένα επιπλέον αντίγραφο για τα αρχεία σας.
