Όσον αφορά τη λογιστική, η λέξη "θέση" σημαίνει την καταχώρηση μιας συναλλαγής ή την προσαρμογή των σωστών λογαριασμών, την ανάθεση χρέωσης σε έναν λογαριασμό και την αντιστάθμιση πίστωσης σε άλλο λογαριασμό. Η απόσπαση μπορεί να είναι χειρωνακτική εργασία, η οποία γίνεται μόνο σε χαρτί. Ωστόσο, στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο η μεγαλύτερη λογιστική γίνεται στους υπολογιστές. Στην περίπτωση αυτή, η "αποστολή" σημαίνει την εισαγωγή της συναλλαγής σε ένα πρόγραμμα λογισμικού και την αποθήκευση της συναλλαγής έτσι ώστε να ενημερωθούν οι κατάλληλοι λογαριασμοί.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Θεμελιώδης κατανόηση των λογιστικών αρχών διπλής εισόδου
-
Εργασιακή γνώση λογισμικού λογιστικής
Βασική απόσπαση στη λογιστική
Συγκεντρώστε όλα τα έγγραφα που αφορούν τις συναλλαγές που πρόκειται να ταχυδρομηθούν. Συνήθως πρόκειται για τιμολόγια από τους προμηθευτές σας που θα ταχυδρομηθούν στους Λογαριασμούς πληρωτέους, τα τιμολόγιά σας στους πελάτες σας που θα καταχωρηθούν στα Εισπρακτέα Λογαριασμών ή μερικές φορές προσαρμογές της Γενικής Λογιστικής.
Προσδιορίστε τους λογαριασμούς που θα χρεωθούν και θα πιστωθούν κατά την ανάρτηση. Για παράδειγμα, για να καταχωρίσετε ένα οφειλόμενο χρέος σε άλλο μέρος, όπως ένα τιμολόγιο από τον πωλητή σας, θα χρεωθεί ένας λογαριασμός εξόδων ή ένας λογαριασμός ενεργητικού και θα πιστωθεί ένας λογαριασμός παθητικού. Παράδειγμα: Η απόσπαση τιμολογίου που οφείλετε στην Acme Electricity για $ 10.00 θα έχει ως αποτέλεσμα την ακόλουθη συναλλαγή: Δαπάνες Utilities (λογαριασμός εξόδων) 10.00 και χρεωστικοί λογαριασμοί πληρωτέοι (λογαριασμός υποχρεώσεων) 10.00 Πίστωση
Αν πραγματοποιείτε μη αυτόματη ανάρτηση της συναλλαγής, η διαδικασία απόσπασης περιλαμβάνει απλώς τη σύνταξη των αριθμών στις σελίδες του λογαριασμού και την ενημέρωση των ισορροπιών λογαριασμού. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει όλους τους συνδεδεμένους λογαριασμούς.
Για ηλεκτρονική ανάρτηση, συνδεθείτε στο λογισμικό σας και εισάγετε την κατάλληλη ενότητα. Για παράδειγμα, η ενότητα θα καλείται Λογαριασμοί πληρωτέοι. Σύμφωνα με τις οδηγίες του λογισμικού σας, πληκτρολογήστε τον αριθμό λογαριασμού ή το όνομα του λογαριασμού εξόδων (Expense Utilities, για παράδειγμα) και το ποσό που πρέπει να καταβληθεί στα κατάλληλα πεδία.Το λογισμικό σας θα σας ζητήσει επίσης μια ημερομηνία πληρωμής. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να εισαγάγετε όρους έκπτωσης, εάν υπάρχουν. Αυτά θα διευκρινιστούν στο τιμολόγιο, κατά περίπτωση.
Πριν δημοσιεύσετε, αποθηκεύστε τα δεδομένα σας και εκτυπώστε μια προκαταρκτική αναφορά. Συγκρίνετε τα δεδομένα που έχετε εισαγάγει στα δεδομένα του τιμολογίου και ελέγξτε για σφάλματα. Κάντε διορθώσεις στα δεδομένα που έχετε εισάγει, εάν είναι απαραίτητο.
Αφού βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα σας έχουν εισαχθεί σωστά, επιλέξτε την επιλογή στο λογιστικό πρόγραμμα για να καταχωρίσετε τα δεδομένα στους λογαριασμούς. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εκτυπώσει όλες τις αναφορές των δεδομένων που έχετε δημοσιεύσει για τα αρχεία σας. Προβάλετε τα δεδομένα του λογαριασμού σας για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας δημοσιεύθηκαν σωστά.
Οι συναλλαγές σε Απαιτήσεις Λογαριασμών αναρτώνται παρομοίως. Οι λογαριασμοί που επηρεάζονται είναι συνήθως ένας λογαριασμός εσόδων (Έσοδα) και ένας λογαριασμός ενεργητικού (είτε χρεωστικοί λογαριασμοί είτε μετρητά). Παράδειγμα: Το τιμολόγιό σας για $ 200.00 για υδραυλικές υπηρεσίες που παρέχονται στον πελάτη σας θα καταχωρηθεί ως εξής: Εισπρακτέα λογαριασμού (λογαριασμός ενεργητικού) $ 200.00 Χρέωση και εισόδημα από υδραυλικές υπηρεσίες που παρέχονται (λογαριασμός εσόδων) 200,00 δολάρια
Συμβουλές
-
Κατά την καταγραφή πολλαπλών συναλλαγών, όπως μια στοίβα τιμολογίων, για παράδειγμα, εκτελέστε μια προσθήκη ταινίας μηχανής που αναγράφει το ποσό κάθε τιμολογίου με ένα σύνολο στο τέλος. Αυτό θα σας βοηθήσει να ελέγξετε τα δεδομένα σας για σφάλματα πριν από την ανάρτηση.
Προειδοποίηση
Οι συναλλαγές που αποστέλλονται απευθείας μέσω της Γενικής σας Εφημερίδας (που ονομάζεται επίσης γενική εφημερίδα) δεν διαφέρουν πολύ από τους Λογαριασμούς πληρωτέους ή τους Λογαριασμούς Εισπρακτέους. Κατά τη ρύθμιση των λογαριασμών άμεσα, προσέξτε ιδιαίτερα τη χρέωση και την πίστωση προς τη σωστή κατεύθυνση. Ένα συνηθισμένο σφάλμα είναι η χρέωση ενός λογαριασμού που θέλετε να πιστώσετε και αντίστροφα την πίστωση του λογαριασμού που σκοπεύετε να χρεώσετε. Αυτό το είδος της απόσπασης λάθος δεν είναι δύσκολο να διορθωθεί, αλλά απογοητευτικό ακόμη και έτσι.
