Πολλά πακέτα πακέτων καταλήγουν κατευθείαν στον κάδο ανακύκλωσης. Ορισμένα από αυτά τα πακέτα απλώς δεν θα ενδιέφεραν τους αναγνώστες, αλλά άλλοι ήταν απλώς ανεπαρκώς συγκεντρωμένοι. Η σωστή μορφοποίηση ενός πακέτου τύπου θα ενισχύσει τις πιθανότητες δημοσίευσης των πληροφοριών. Η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της συσκευασίας αυξάνει επίσης τη δυνατότητα εκτύπωσης των πληροφοριών - όχι μόνο η γρήγορη ανάκτηση των πληροφοριών, αλλά και η εύκολη αναπαραγωγή του υλικού.
Προσδιορίστε τους στόχους σας για την αποστολή ενός κιτ τύπου και στη συνέχεια των ερευνητικών οργανισμών ειδήσεων που θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην επίτευξη αυτών των στόχων. Οι συντάκτες έχουν πολύ λίγο χρόνο, γι 'αυτό μην το χάνετε. Ένα μικρό χαρτί στο Οχάιο που δημοσιεύει μόνο τοπικές ειδήσεις δεν ενδιαφέρεται για ένα κιτ τύπου από ένα γεγονός στην Καλιφόρνια. Ένας σταθμός ειδήσεων που επικεντρώνεται στα οικονομικά δεν ενδιαφέρεται για ένα κιτ τύπου για μια ροκ συναυλία. Μόλις εντοπίσετε τις κατάλληλες διεπαφές μέσων, εντοπίστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το όνομα του επεξεργαστή, ει δυνατόν, μέσω αναζήτησης στο Internet ή καλώντας τον οργανισμό. Ένα γενικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εταιρείας θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί αν το e-mail του συντάκτη δεν είναι διαθέσιμο. Γνωρίστε τον εαυτό σας όχι μόνο με την υποδοχή μέσων μαζικής ενημέρωσης, αλλά με το στυλ της υποδοχής πολυμέσων. Όσο πιο κοντά το κιτ τύπου είναι στο στυλ της οργάνωσης μέσων, τόσο το καλύτερο.
Γράψτε μια σύντομη δήλωση (3 έως 10 λέξεις) για το τι στέλνετε στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να δείξετε γιατί ο συγκεκριμένος χώρος των μέσων ενημέρωσης ενδιαφέρεται για τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν το κιτ αποστέλλεται σε ένα τοπικά επικεντρωμένο χαρτί, συμπεριλάβετε τη θέση του συμβάντος ή επιχείρησης στη γραμμή θέματος.
Δηλώστε το σημείο αμέσως στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, ει δυνατόν, συνδέστε το κύριο σημείο με το στυλ και τα ενδιαφέροντα της υποδοχής πολυμέσων. Αυτό που θα συμπεριλάβετε στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα διαφέρει ανάλογα με το τι περιλαμβάνεται στο κιτ τύπου. Εάν το κιτ μέσων είναι απλά ένα δελτίο τύπου, συμπεριλάβετε το κείμενο της απελευθέρωσης στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επισυνάψετε την έκδοση για λόγους ευκολίας. Εάν το πακέτο τύπου είναι ένα πακέτο για ένα συμβάν, γράψτε μια σύντομη δήλωση που δηλώνει ποιο είναι το γεγονός, πότε είναι και τι έχετε επισυνάψει. Αν το κιτ τύπου είναι για μια τοπική επιχείρηση, γράψτε μια σύντομη δήλωση σχετικά με το γιατί στέλνετε το κιτ.
Συνδέστε το αρχείο κιτ τύπου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Να είστε προσεκτικοί σε ό, τι μορφή αρχείου στέλνετε, ωστόσο, επειδή δεν κάθε πρίζα πολυμέσων θα μπορεί να ανοίξει κάθε τύπο αρχείου. Γενικά, τα PDFs (Portable Document Formats) μπορούν να ανοίξουν σχεδόν όλοι και το λογισμικό του θεατή είναι ελεύθερο για λήψη. Τα αρχεία PDF θα διασφαλίσουν επίσης ότι αυτό που βλέπετε στην οθόνη του υπολογιστή σας είναι αυτό που βλέπει ο παραλήπτης, χωρίς να διαμορφώνει αλλαγές από διαφορετικούς υπολογιστές. Τα RTF (Rich Text Format) είναι επίσης γενικά εύκολο να ανοίξουν. Ωστόσο, η μορφή δεν διατηρείται σε αρχείο RTF και δεν είναι καλύτερο για έγγραφα με γραφικά.
Βεβαιωθείτε ότι οι φωτογραφίες που προορίζονται για αναπαραγωγή είναι αρκετά μεγάλες ώστε να ανατυπωθούν σε υψηλή ποιότητα. μην συμπιέζετε την εικόνα για να κάνετε την αποστολή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιο γρήγορα. Τα έγγραφα κειμένου μπορούν να συνδυαστούν σε ένα αρχείο, αλλά οι φωτογραφίες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για δημοσίευση πρέπει να επισυναφθούν ως χωριστά αρχεία, καθώς οι εικόνες δεν μπορούν εύκολα να διαχωριστούν από το έγγραφο. Η μορφή αρχείου JPG είναι συχνά καλύτερο για εικόνες.
Επιστρέψτε στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μετά την ολοκλήρωση, καταγράψτε τα έγγραφα που έχετε επισυνάψει και γιατί; αναφέρει επίσης αν τα αρχεία είναι διαθέσιμα σε διαφορετική μορφή. Στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δηλώστε τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας σας.
Κάντε διπλό έλεγχο όλων των πτυχών πριν στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σωστή, ότι το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχει λάθη και ότι έχουν επισυναφθεί τα σωστά αρχεία.
